Путевые листы в 1С 8.3: где найти и как правильно оформить

Путевой лист нужен не только перевозчикам. Его используют и компании, которые на собственном или арендованном автомобиле доставляют товары, ездят к клиентам или используют транспорт для других служебных задач. Документ помогает подтвердить маршрут и пробег автомобиля, расход топлива и использование транспорта в деятельности организации.

В 1С:Бухгалтерия 8 для этого предусмотрен отдельный документ Путевой лист. В нем можно указать автомобиль и водителя, маршрут, показания одометра, расход топлива, а также отразить приобретение ГСМ.

Чек-лист подготовки к переходу на ЭПД

С 1 сентября 2026 года в России введен обязательный переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) через государственную систему ГИС ЭПД в рамках платформы «ГосЛог»

В чек-листе:

• общие действия для всех участников;
• план действий по конкретным ролям;
• что нельзя делать при работе с ЭПД.

Что такое путевой лист и зачем он нужен

Путевой лист — документ, который используется для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Его оформление регулируется Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ и приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390.

Для бухгалтерского учета путевой лист может использоваться как подтверждающий документ, но сам по себе он не является единственно возможным способом подтвердить расходы на транспорт и ГСМ. Если автомобиль используется для внутренних нужд компании, организация вправе применять собственную форму первичного документа при условии, что она содержит обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством о бухгалтерском учете.

На практике путевой лист помогает зафиксировать:

• кто управлял автомобилем;
• какой автомобиль использовался;
• когда и куда он ездил;
• показания одометра при выезде и возвращении;
• расстояние маршрута;
• количество израсходованного топлива;
• основание для списания ГСМ.

Для компаний, которые используют автомобили регулярно, это еще и способ связать расходы на топливо с конкретными поездками и служебными задачами.

Какие сведения указывают в путевом листе

Порядок оформления путевых листов утвержден приказом Минтранса России № 390. В зависимости от ситуации в документе указывают сведения о транспортном средстве, водителе, периоде действия листа, маршруте, показаниях одометра и другие предусмотренные реквизиты.

Путевой лист оформляют на один день или на один рейс, если рейс продолжается более одного дня. Отдельные сведения в документ вносят разные ответственные лица. Например, дату и время выезда и показания одометра указывает назначенный организацией сотрудник, сведения о медицинском осмотре вносит медицинский работник, а отметку о предрейсовом техническом контроле — ответственный за его проведение.

Поэтому недостаточно просто создать документ в 1С и распечатать его. В организации должен быть установлен порядок заполнения и назначены ответственные за внесение соответствующих сведений.

Где в 1С найти путевые листы

В 1С:Бухгалтерия 8 путевой лист оформляется отдельным документом. В полном интерфейсе откройте: Покупки — Покупки — Путевые листы. В простом интерфейсе путь выглядит так: Документы — Путевые листы. Если пункта Путевые листы нет, сначала нужно проверить функциональность программы.

Настройка 1С для работы с путевыми листами

Перед первым оформлением путевого листа нужно подготовить в программе сведения об автомобиле и водителе.

Включите учет путевых листов

Откройте: Главное — Настройки — Функциональность. На вкладке Запасы установите флажок Путевые листы.

После этого в программе станет доступен соответствующий документ.

Заполните данные водителя

Сведения о водителе хранятся в карточке физического лица. Откройте: Зарплата и кадры — Физические лица. Выберите нужного сотрудника и перейдите к документам физического лица. Здесь можно указать сведения о водительском удостоверении.

Это особенно важно, если организация оформляет путевые листы на нескольких сотрудников: данные водителя не придется каждый раз вводить вручную.

Добавьте транспортное средство

Автомобили находятся в справочнике Транспортные средства.

В карточке автомобиля указываются основные сведения, которые потребуются при оформлении путевого листа:

• организация или другой собственник автомобиля;
• марка и модель;
• государственный регистрационный номер;
• вид топлива;
• норма расхода топлива.

Если автомобиль уже зарегистрирован в 1С как основное средство и оформлена его регистрация в ГИБДД, транспортное средство может быть создано в справочнике автоматически. При этом данные о топливе и норме расхода при необходимости нужно дополнить вручную.

Как выписать путевой лист в 1С:Бухгалтерия

После настройки программы можно создать документ. Откройте: Покупки — Путевые листы — Создать.

В документе последовательно заполните сведения об автомобиле, водителе, топливе и маршруте.

1. Заполните основную информацию

В шапке путевого листа укажите:

• Транспортное средство — автомобиль, на котором выполняется поездка;
• Сотрудник — водитель;
• Норма расхода — норматив расхода топлива на 100 км;
• Счет затрат — счет, на который будут относиться расходы.

Счет затрат программа может подставить автоматически. При необходимости его можно изменить вручную. Транспорт может быть собственный, арендованный или личный транспорт сотрудника — в зависимости от того, как он используется и какие сведения заведены в программе.

2. Заполните вкладку «Топливо»

На вкладке Топливо отражают приобретение ГСМ, если топливо покупалось непосредственно сотрудником. В зависимости от способа оплаты можно указать:

• Кассовый чек;
• Топливная карта.

При покупке за наличные или банковской картой в документе указывают данные кассового чека. При использовании топливной карты программа позволяет связать расход топлива с соответствующим способом оплаты.

В таблице указывают:

• документ, подтверждающий покупку;
• номер чека или карты;
• количество топлива;
• цену;
• сумму расходов.

Если топливо приобреталось по топливной карте и поставщик в дальнейшем предоставляет сводные документы за период, поступление ГСМ оформляется отдельным документом Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Топливо.

3. Заполните маршрут

Основные сведения о поездке указываются на вкладке Маршрут. Здесь можно указать:

• пункт отправления;
• пункт назначения;
• вид сообщения;
• дату отправления и прибытия;
• время;
• показания одометра при выезде;
• показания одометра при возвращении;
• расстояние;
• расход топлива.

В 1С предусмотрен подбор адресов маршрута по ранее введенным данным, контрагентам, документам отгрузки и поступления. Если такой маршрут уже использовался, программа может подставить вид сообщения и расстояние из предыдущего путевого листа.

В поле Вид сообщения можно выбрать:

• городское;
• пригородное;
• междугороднее.

Для автомобиля, который используется исключительно для служебных поездок, в соответствующих реквизитах можно указать перевозку для собственных нужд.

Учет путевых листов и списание ГСМ

В 1С учет топлива зависит от того, каким способом оно приобретено. Если ГСМ покупается у поставщика по топливной карте, поступление отражается документом Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Топливо.

Если сотрудник покупает топливо самостоятельно за наличные или банковской картой, сведения можно отразить через путевой лист. При необходимости к документу прикладывается кассовый чек.

Сам путевой лист фиксирует расход топлива в количественном выражении. Стоимость ГСМ учитывается с учетом способа его приобретения и дальнейших операций в учете.

В 1С документ Путевой лист позволяет учитывать маршрут автомобиля, покупку топлива и расход топлива в баке.

Как списать ГСМ по путевому листу

Создайте и заполните документ Путевой лист, после чего проведите его.

В документе отражается количество израсходованного топлива. Стоимость списанного ГСМ окончательно формируется с учетом операций по учету топлива и регламентных процедур закрытия месяца.

При использовании метода оценки запасов по средней стоимости программа распределяет стоимость израсходованного топлива в рамках соответствующих регламентных операций.

Поэтому не стоит воспринимать путевой лист как обычный документ списания, в котором вручную нужно сразу указать стоимость каждой израсходованной единицы топлива. В 1С количество и стоимость проходят через связанные операции учета ГСМ.

Как распечатать путевой лист

После заполнения документа его можно распечатать с помощью кнопки Печать. В зависимости от возможностей конкретной версии программы доступны печатные формы путевого листа, в том числе упрощенная форма и форма № 3.

При этом выбор формы нельзя определять только возможностями 1С. Для целей бухгалтерского учета организация должна закрепить используемую форму первичного документа в учетной политике или ином документе, предусмотренном ее учетной политикой. Если компания использует собственную форму, она должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа.

Ошибки при работе с путевыми листами в 1С

Большинство проблем возникает не из-за самого документа 1С, а из-за несогласованности данных в путевом листе, учете ГСМ и первичных документах.

Не включена функциональность

Если в меню нет документа Путевой лист, проверьте настройку: Главное — Настройки — Функциональность — Запасы — Путевые листы.

Не заполнена карточка автомобиля

Если в справочнике транспортных средств нет нормы расхода или вида топлива, часть данных придется указывать вручную при каждом оформлении документа. Рекомендуем один раз проверить карточки автомобилей и привести их в порядок.

Не указаны данные водительского удостоверения

Для водителей, на которых оформляются путевые листы, проверьте сведения в карточках физических лиц.

Не совпадают показания одометра

Показания на начало следующего путевого листа должны соответствовать фактическому состоянию автомобиля. Если в документах возникают скачки пробега, это может привести к неверному расчету расстояния и расхода топлива.

Маршрут не соответствует данным учета

Если в путевом листе указан один маршрут, а документы компании показывают использование автомобиля в другом месте, подтвердить служебный характер поездки становится сложнее. Поэтому маршрут лучше заполнять на основании фактической поездки, а не оставлять формальным.

Расход топлива автоматически рассчитан неверно

Программа рассчитывает расход исходя из введенной нормы и пробега. Если в карточке автомобиля указана неправильная норма или в путевом листе ошибочно введены показания одометра, результат также будет неверным.

Путевой лист распечатан, но обязательные сведения не заполнены

Наличие печатной формы еще не означает, что документ оформлен правильно. Нужно проверить реквизиты, предусмотренные действующим порядком оформления путевых листов, а также сведения о медицинском и техническом контроле, если они обязательны для конкретной ситуации.

Итоги

В 1С:Бухгалтерия 8 работа с путевыми листами начинается с настройки функциональности и заполнения справочников Физические лица и Транспортные средства. После этого документ можно создать в разделе Покупки — Путевые листы.

В самом путевом листе указывают автомобиль, водителя, маршрут, показания одометра, норму и фактический расход топлива. Если ГСМ приобретается сотрудником, покупку можно отразить непосредственно в документе. При работе по топливной карте поступление топлива оформляется отдельным документом.

Важно: данные в 1С должны соответствовать фактическим поездкам, первичным документам на ГСМ и установленному в организации порядку оформления путевых листов.