Разобрали, где найти путевые листы в 1С, как настроить программу, заполнить документ и списать топливо.
Время чтения ~7 мин.
Поможем оформить путевые листы в 1С
Путевой лист нужен не только перевозчикам. Его используют и компании, которые на собственном или арендованном автомобиле доставляют товары, ездят к клиентам или используют транспорт для других служебных задач. Документ помогает подтвердить маршрут и пробег автомобиля, расход топлива и использование транспорта в деятельности организации.
В 1С:Бухгалтерия 8 для этого предусмотрен отдельный документ Путевой лист. В нем можно указать автомобиль и водителя, маршрут, показания одометра, расход топлива, а также отразить приобретение ГСМ.
С 1 сентября 2026 года в России введен обязательный переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) через государственную систему ГИС ЭПД в рамках платформы «ГосЛог»
В чек-листе:
Проверьте, готова ваша компания к переходу на ЭПД
Скачать чек-листПутевой лист — документ, который используется для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Его оформление регулируется Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ и приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390.
Для бухгалтерского учета путевой лист может использоваться как подтверждающий документ, но сам по себе он не является единственно возможным способом подтвердить расходы на транспорт и ГСМ. Если автомобиль используется для внутренних нужд компании, организация вправе применять собственную форму первичного документа при условии, что она содержит обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством о бухгалтерском учете.
На практике путевой лист помогает зафиксировать:
Для компаний, которые используют автомобили регулярно, это еще и способ связать расходы на топливо с конкретными поездками и служебными задачами.
Порядок оформления путевых листов утвержден приказом Минтранса России № 390. В зависимости от ситуации в документе указывают сведения о транспортном средстве, водителе, периоде действия листа, маршруте, показаниях одометра и другие предусмотренные реквизиты.
Путевой лист оформляют на один день или на один рейс, если рейс продолжается более одного дня. Отдельные сведения в документ вносят разные ответственные лица. Например, дату и время выезда и показания одометра указывает назначенный организацией сотрудник, сведения о медицинском осмотре вносит медицинский работник, а отметку о предрейсовом техническом контроле — ответственный за его проведение.
Поэтому недостаточно просто создать документ в 1С и распечатать его. В организации должен быть установлен порядок заполнения и назначены ответственные за внесение соответствующих сведений.
В 1С:Бухгалтерия 8 путевой лист оформляется отдельным документом. В полном интерфейсе откройте: Покупки — Покупки — Путевые листы. В простом интерфейсе путь выглядит так: Документы — Путевые листы. Если пункта Путевые листы нет, сначала нужно проверить функциональность программы.
Перед первым оформлением путевого листа нужно подготовить в программе сведения об автомобиле и водителе.
Откройте: Главное — Настройки — Функциональность. На вкладке Запасы установите флажок Путевые листы.
После этого в программе станет доступен соответствующий документ.
Сведения о водителе хранятся в карточке физического лица. Откройте: Зарплата и кадры — Физические лица. Выберите нужного сотрудника и перейдите к документам физического лица. Здесь можно указать сведения о водительском удостоверении.
Это особенно важно, если организация оформляет путевые листы на нескольких сотрудников: данные водителя не придется каждый раз вводить вручную.
Автомобили находятся в справочнике Транспортные средства.
В карточке автомобиля указываются основные сведения, которые потребуются при оформлении путевого листа:
Если автомобиль уже зарегистрирован в 1С как основное средство и оформлена его регистрация в ГИБДД, транспортное средство может быть создано в справочнике автоматически. При этом данные о топливе и норме расхода при необходимости нужно дополнить вручную.
После настройки программы можно создать документ. Откройте: Покупки — Путевые листы — Создать.
В документе последовательно заполните сведения об автомобиле, водителе, топливе и маршруте.
В шапке путевого листа укажите:
Счет затрат программа может подставить автоматически. При необходимости его можно изменить вручную. Транспорт может быть собственный, арендованный или личный транспорт сотрудника — в зависимости от того, как он используется и какие сведения заведены в программе.
На вкладке Топливо отражают приобретение ГСМ, если топливо покупалось непосредственно сотрудником. В зависимости от способа оплаты можно указать:
При покупке за наличные или банковской картой в документе указывают данные кассового чека. При использовании топливной карты программа позволяет связать расход топлива с соответствующим способом оплаты.
В таблице указывают:
Если топливо приобреталось по топливной карте и поставщик в дальнейшем предоставляет сводные документы за период, поступление ГСМ оформляется отдельным документом Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Топливо.
Основные сведения о поездке указываются на вкладке Маршрут. Здесь можно указать:
В 1С предусмотрен подбор адресов маршрута по ранее введенным данным, контрагентам, документам отгрузки и поступления. Если такой маршрут уже использовался, программа может подставить вид сообщения и расстояние из предыдущего путевого листа.
В поле Вид сообщения можно выбрать:
Для автомобиля, который используется исключительно для служебных поездок, в соответствующих реквизитах можно указать перевозку для собственных нужд.
В 1С учет топлива зависит от того, каким способом оно приобретено. Если ГСМ покупается у поставщика по топливной карте, поступление отражается документом Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Топливо.
Если сотрудник покупает топливо самостоятельно за наличные или банковской картой, сведения можно отразить через путевой лист. При необходимости к документу прикладывается кассовый чек.
Сам путевой лист фиксирует расход топлива в количественном выражении. Стоимость ГСМ учитывается с учетом способа его приобретения и дальнейших операций в учете.
В 1С документ Путевой лист позволяет учитывать маршрут автомобиля, покупку топлива и расход топлива в баке.
Создайте и заполните документ Путевой лист, после чего проведите его.
В документе отражается количество израсходованного топлива. Стоимость списанного ГСМ окончательно формируется с учетом операций по учету топлива и регламентных процедур закрытия месяца.
При использовании метода оценки запасов по средней стоимости программа распределяет стоимость израсходованного топлива в рамках соответствующих регламентных операций.
Поэтому не стоит воспринимать путевой лист как обычный документ списания, в котором вручную нужно сразу указать стоимость каждой израсходованной единицы топлива. В 1С количество и стоимость проходят через связанные операции учета ГСМ.
После заполнения документа его можно распечатать с помощью кнопки Печать. В зависимости от возможностей конкретной версии программы доступны печатные формы путевого листа, в том числе упрощенная форма и форма № 3.
При этом выбор формы нельзя определять только возможностями 1С. Для целей бухгалтерского учета организация должна закрепить используемую форму первичного документа в учетной политике или ином документе, предусмотренном ее учетной политикой. Если компания использует собственную форму, она должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа.
Большинство проблем возникает не из-за самого документа 1С, а из-за несогласованности данных в путевом листе, учете ГСМ и первичных документах.
Если в меню нет документа Путевой лист, проверьте настройку: Главное — Настройки — Функциональность — Запасы — Путевые листы.
Если в справочнике транспортных средств нет нормы расхода или вида топлива, часть данных придется указывать вручную при каждом оформлении документа. Рекомендуем один раз проверить карточки автомобилей и привести их в порядок.
Для водителей, на которых оформляются путевые листы, проверьте сведения в карточках физических лиц.
Показания на начало следующего путевого листа должны соответствовать фактическому состоянию автомобиля. Если в документах возникают скачки пробега, это может привести к неверному расчету расстояния и расхода топлива.
Если в путевом листе указан один маршрут, а документы компании показывают использование автомобиля в другом месте, подтвердить служебный характер поездки становится сложнее. Поэтому маршрут лучше заполнять на основании фактической поездки, а не оставлять формальным.
Программа рассчитывает расход исходя из введенной нормы и пробега. Если в карточке автомобиля указана неправильная норма или в путевом листе ошибочно введены показания одометра, результат также будет неверным.
Наличие печатной формы еще не означает, что документ оформлен правильно. Нужно проверить реквизиты, предусмотренные действующим порядком оформления путевых листов, а также сведения о медицинском и техническом контроле, если они обязательны для конкретной ситуации.
В 1С:Бухгалтерия 8 работа с путевыми листами начинается с настройки функциональности и заполнения справочников Физические лица и Транспортные средства. После этого документ можно создать в разделе Покупки — Путевые листы.
В самом путевом листе указывают автомобиль, водителя, маршрут, показания одометра, норму и фактический расход топлива. Если ГСМ приобретается сотрудником, покупку можно отразить непосредственно в документе. При работе по топливной карте поступление топлива оформляется отдельным документом.
Важно: данные в 1С должны соответствовать фактическим поездкам, первичным документам на ГСМ и установленному в организации порядку оформления путевых листов.
Наталья Якшилова
Заместитель руководителя направления 1С
Законы · 13 окт. 2026
Налоговая реформа 2027 года: новые налоги и штрафы
Разобрали основные законодательные инициативы: новые налоги и штрафы, требования к бизнесу. Перечисли сроки их предполагаемого внедрения и то, на что компаниям и гражданам стоит обратить внимание.
Инструкции · 06 окт. 2026
Цифровой рубль в 2026 году: кто должен принимать оплату и как настроить 1С
Рассказали, что такое «цифровой рубль», кто должен принимать цифровые рубли в 2026 году, как открыть кошелек и настроить операции в «1С:Бухгалтерия».
Инструкции · 30 сент. 2026
Как обновить 1С ЗУП 8.3 — пошаговая инструкция
Подготовили инструкцию, как обновить 1С:ЗУП — через Конфигуратор, Монитор портала 1С:ИТС и через раздел «Администрирование».
Ввод начальных остатков в 1С — пошаговая инструкция
Рассказали, как выполнить ввод начальных остатков в 1С, где найти нужный раздел в 1С и как перенести остатки по основным участкам учета.
Инструкции · 30 сент. 2026
Бухгалтерия и учет · 29 сент. 2026
Маркировка товаров с 1 сентября 2026 года: новые товарные группы и автоштрафы
С 1 сентября 2026 года изменились правила работы с маркировкой: появились новые товарные группы, автоштрафы за отдельные нарушения и дополнительные требования к кассе. Перечислили основные изменения.
Какие документы нужны, чтобы изменить фамилию в трудовой книжке
Разобрали, какие документы предоставить, чтобы изменить фамилию в трудовой книжке, нужно ли делать с них копии и как подписывать новые документы.
Бухгалтерия и учет · 26 сент. 2026
Выбор региона
До перехода на ЭПД осталось:
обмен перевозочными документами только в электронном виде
Инструкция Инструкция и чек-лист
