Ст. 29 гл. 4 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года. Как правило, для правильной организации хранения документов требуется создать опись и т.п. Создание этой описи вручную – достаточно трудоемкий процесс, на помощь приходят возможности программы.
Вывести из программы перечень документов для описи можно с использованием «Универсального отчета (по регистрам, документам, справочникам)». Справедливости ради следует заметить, что этот механизм (Универсальный отчет) позволяет создавать отчеты различной сложности и различного назначения без каких-либо знаний в области программирования, но в данной статье мы рассмотрим пример с подготовкой описи входящих бухгалтерских документов для передачи в архив.
Перейдем к Универсальному отчету («Бухгалтерский учет» – «Стандартные отчеты» – «Универсальный отчет» (по регистрам, документам, справочникам).
Отчет будет построен на данных регистра бухгалтерии.
Необходимо перейти к настройкам отчета, нажав на соответствующую кнопку. И на вкладке «Структура отчета» в разделе «Колонки отчета» добавить необходимые показатели («Регистратор. Вид первичного документа», «Регистратор. Номер первичного документа», «Регистратор. Дата первичного документа», «Регистратор. Сумма первичного документа») или перетащить их мышкой из списка в левой части окна настройки.
Так как необходимо включить в опись документы поставщиков, на вкладке «Отбор, сортировка и параметры» установим отбор по группе сч. 302.20 и 302.30. Здесь же можно установить отбор по видам первичных документов, которые необходимо включить в опись.
Наименования первичных документов, указанных в отборе, должны соответствовать наименованиям справочника «Виды первичных документов».
Для этого примера выбраны «Накладная «ТОРГ-12» и «Акт выполненных работ». Нажимаем кнопку «Сформировать» и получаем отчет.
Настройки отчета необходимо сохранить, для того чтобы использовать его в дальнейшем.
Также можно проверить, есть ли в базе документы с незаполненными данными первичных документов. Для этого необходимо в отборе по документам добавить пустую строку. Тогда в отчете можно будет увидеть отсутствие этих данных.
