Номенклатура дел в 1С Документооборот, инструкция по ведению

Что такое номенклатура дел?

Номенклатура дел в 1С Документооборот — это систематизированный перечень дел организации, в котором определены их состав, порядок хранения и сроки хранения документов.

В электронном документообороте номенклатура выполняет ту же функцию, что и бумажные папки в традиционном архиве. Каждый документ помещается в определенное дело, благодаря чему его проще найти, передать в архив или подготовить к уничтожению после окончания срока хранения.

Номенклатура дел в 1С Документооборот реализована в виде отдельного справочника. Здесь можно создавать разделы, дела и тома, а также управлять их жизненным циклом. Чтобы включить эту возможность в программе, откройте: Настройка и администрирование — Настройка программы.

Откройте раздел Делопроизводство.

Установите флажок Использовать номенклатуру дел.

В ситуации, когда в организации требуется контролировать физические места хранения документов, дополнительно можно включить параметр Обязательный учет дел по местам хранения.

Если вы только планируете автоматизировать работу с документами или хотите использовать все возможности электронного документооборота, важно правильно настроить систему с самого начала. Это поможет избежать ошибок при хранении документов и упростит дальнейшую работу сотрудников.

Разделы и тома номенклатуры дел в 1С:Документооборот

После включения функциональности становится доступен справочник Номенклатура дел, который находится в разделе Нормативно-справочная информация.

Именно здесь формируется структура хранения документов.

Как создать разделы

В большинстве организаций разделы соответствуют организационной структуре предприятия. Например:

• руководство;
• отдел кадров;
• бухгалтерия;
• юридический отдел;
• отдел продаж.

Добавить раздел можно вручную с помощью кнопок Создать или Создать раздел.

Кроме того, программа позволяет автоматически сформировать структуру по подразделениям организации. Для этого необходимо:

1. Выбрать организацию.

2. Открыть меню Еще.

3. Выполнить команду Заполнить разделы по структуре предприятия.

4. Отметить нужные подразделения.

5. Нажать Создать разделы.

После этого выбранные подразделения автоматически появятся в справочнике.

Как формируются дела

Внутри каждого раздела создаются отдельные дела.

Например:

• в кадровой службе — личные дела сотрудников, трудовые договоры, кадровые приказы;
• в бухгалтерии — первичные документы, бухгалтерская отчетность;
• в юридическом отделе — договоры, претензии, судебные документы.

Для каждого дела в карточке указываются основные сведения:

• индекс;
• наименование;
• год;
• раздел;
• категория;
• срок хранения;
• дополнительные параметры хранения.

При необходимости в настройках можно определить, документы каких видов, контрагентов или направлений деятельности будут помещаться в конкретное дело.

Стоит учитывать, что номенклатура дел обычно формируется на календарный год. При переходе к следующему году программа позволяет автоматически перенести созданную структуру, что избавляет от необходимости заново создавать разделы и дела.

Дела в 1С:Документооборот

Для регистрации дел и отдельных томов используется справочник Дела (тома). Открыть его можно:

• через раздел Документы и файлы;
• из карточки соответствующей номенклатуры дел.

При создании нового тома (по кнопке Создать) заполняется карточка, в которой указываются:

• номенклатура дела;
• номер тома;
• период хранения документов;
• место хранения;
• количество листов.

Если документы перестают пополняться, том можно закрыть. У закрытых дел установлен специальный значок (замочек). Добавлять новые документы в них уже нельзя.

Для удобства работы программа позволяет быстро отбирать дела по различным признакам:

• открытые;
• закрытые;
• переданные в архив;
• уничтоженные;
• по организации;
• по подразделению.

Это особенно удобно при большом объеме архивных документов.

Список томов или дел доступен на вкладке Дела (тома) в справочнике Номенклатура дел.

Как поместить документ в определенное дело (том)

Документ рекомендуется помещать в дело сразу при его регистрации. Для этого необходимо открыть карточку документа и перейти на вкладку Реквизиты.

В поле Дело следует выбрать нужный том. Программа автоматически предлагает наиболее подходящие варианты. При необходимости ограничение можно снять, чтобы увидеть полный список доступных томов. Следует учитывать, что один документ может находиться только в одном деле. Документы можно распечатать, нажав на кнопку Печать.

Если документ был помещен не туда, его можно перенести в другой том с помощью команды Перенести документы дела.

Достаточно выбрать новое дело, после чего программа автоматически изменит принадлежность документа.

Если возникают сложности с настройкой номенклатуры дел, переносом документов или организацией хранения, мы поможем адаптировать программу под требования вашей компании.

Как посмотреть (распечатать) дело (том)

Открыв карточку дела или тома, пользователь может просмотреть все документы, которые в него входят. Полный перечень отображается на вкладке Документы в деле. При необходимости программа позволяет сформировать печатные формы, связанные с ведением дела. Доступны, в частности:

• внутренняя опись;
• обложка дела;
• лист-заверитель;
• карта-заместитель.

Эти документы используются при оформлении бумажного архива и передаче дел на хранение. Из карточки дела также можно оформить документы:

• Передача дел в архив;
• Уничтожение дел.

Перед передачей в архив дело необходимо закрыть. После оформления соответствующего документа в карточке появится информация о дате закрытия, что позволяет контролировать дальнейшее хранение документов.

Заключение

Номенклатура дел в 1С Документооборот помогает организовать хранение документов по единым правилам, упростить поиск информации и подготовку документов к архивному хранению или уничтожению. Благодаря распределению на разделы, дела и тома пользователи могут поддерживать порядок в электронном архиве даже при большом объеме документации.