Электронная подпись в 1С:Документооборот — зачем нужна и как подключить

Преимущества электронной подписи

Электронная подпись или ЭП — это зашифрованная комбинация символов, которая хранится в файле на диске компьютера, флешке или другом носителе. Электронная подпись дает бизнесу несколько ключевых преимуществ:

• подтверждает авторство подписанта;
• обеспечивает конфиденциальность и целостность электронных документов;
• приравнивает электронные документы к бумажным с рукописной подписью;
• защищена криптографией и шифрованием, что делает подделку невозможной.

Виды электронной подписи

Согласно Федеральному закону №63 «Об электронной подписи», существует три типа ЭП:

1. Простая электронная подпись (ПЭП)

ПЭП — это подпись, которая формируется после авторизации пользователя (например, через логин и пароль). Обычно используется для базовых операций внутри системы.

2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

УНЭП защищена криптографическими средствами и ключом ЭП. Позволяет:

• определить подписанта;
• отследить изменения документа после подписания.

3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

УКЭП создается с использованием криптографии и подтверждается сертификатом аккредитованного удостоверяющего центра. Такая подпись юридически полностью равна собственноручной.

Что нужно для работы с электронной подписью

Чтобы начать использовать ЭП, необходимо установить криптопровайдер (например, КриптоПро).

Далее:

• сертификат электронной подписи добавляется в реестр компьютера;
• криптопровайдер обеспечивает подписание документов;
• подпись может храниться на разных носителях: в реестре ПК, на USB-токенах, смарт-картах и других устройствах.

Где используется электронная подпись

В «1С:Документооборот» электронная подпись применяется для широкого круга задач:

• подписание документов, карточек и комплектов;
• согласование и визирование;
• контроль наличия подписей;
• печать ЭП прямо в документах;
• шифрование и расшифровка файлов;
• обмен документами через ЭДО;
• формирование отчетности и обращений в государственные органы;
• участие в закупочных процедурах.

Как подключить электронную подпись в «1С:Документооборот»

Шаг 1. Настройка программы

Перейдите в раздел: Настройка — Настройка программы — Общие настройки.

Подключение электронной подписи в «1С:Документооборот» выполняет администратор с полными правами. Необходимо указать используемые в компании криптографические средства для работы с ЭП и шифрованием.

Шаг 2. Создание ключей

В программе КриптоПро необходимо сформировать открытый и закрытый ключи доступа.

Шаг 3. Настройка ЭП в 1С

Администратор выполняет следующие действия:

• добавляет сертификаты, необходимые для шифрования;
• настраивает и разворачивает пользовательские сертификаты в системе.

Итог

После подключения электронной подписи в «1С:Документооборот» работа с документами становится быстрее и безопаснее.

Вы можете:

• подписывать документы прямо в системе;
• контролировать их подлинность;
• защищать данные и управлять доступом.

В результате весь процесс заверения и обмена документами проходит внутри программы — без лишних действий и с минимальным риском ошибок.