Отчетность ИП на УСН, какие отчеты и когда сдавать?

Основные особенности отчетности ИП на УСН

Отчетность ИП на УСН делится на два больших блока:

• Налоговая отчетность – документы, представляемые в Федеральную налоговую службу (ФНС).
• Внебюджетная – отчеты в государственные фонды, если у предпринимателя есть работники.

Если ИП работает один, без сотрудников, его отчетность ограничена декларацией по УСН (раз в год), уплатой фиксированных страховых взносов в ПФР/СФР за себя, отчетностью по онлайн-кассе (если есть). Когда ИП имеет работников, необходимо:

• уведомлять налоговую и фонды о приеме/увольнении работников;
• платить за сотрудников страховые взносы;
• сдавать ежемесячные и квартальные отчеты в СФР (бывшие ПФР и ФСС);
• сдавать отчет 6-НДФЛ.

Если вы ИП на УСН и у вас нет наемных сотрудников, ваша отчетность будет максимально простой. Достаточно подавать основной налоговый отчет для ИП на упрощенке согласно форме, утвержденной ФНС. Обязательно оплачивать страховые взносы за себя, оформлять отчетность по онлайн-кассе (если применяется ККТ).

О форме 6-НДФЛ

Индивидуальный предприниматель (ИП), применяющий упрощенную систему налогообложения (УСН), не уплачивает налог на прибыль и НДФЛ с собственных доходов. Однако при наличии работников он становится налоговым агентом и обязан удерживать, перечислять налог на доходы физических лиц (НДФЛ) с заработной платы, а также отчитываться об этом перед налоговой службой. Главным отчетом в этом случае является форма 6-НДФЛ. Это отчет, который налоговый агент (в данном случае ИП) подает в ФНС, отражая в нем:

• начисленный доход сотрудников;
• удержанный НДФЛ;
• срок и дату перечисления налога в бюджет;
• сведения о каждом физлице, получившем доход.

С 2021 года в состав 6-НДФЛ включены данные, ранее подававшиеся отдельно в форме 2-НДФЛ, теперь это Приложение 1 к 6-НДФЛ с персонализированной детализацией по каждому сотруднику. Форма 6-НДФЛ сдается только при наличии работников или заключенных гражданско-правовых договоров (ГПХ), если по ним выплачивается доход физлицам. Если сотрудников и выплат физлицам нет, форму сдавать не нужно.

Обязанность возникает, если ИП:

• оформил сотрудника по трудовому договору;
• выплатил вознаграждение физлицу по договору ГПХ;
• выплатил авторское вознаграждение;
• оплатил услуги, оказанные физлицом без регистрации в качестве ИП;
• выплатил пособие, облагаемое НДФЛ.

Сроки сдачи 6-НДФЛ указаны в таблице, подача формы ежеквартальная.

Если срок сдачи выпадает на выходной или праздничный день, он переносится на ближайший рабочий день.

Раздел 1 формы 6-НДФЛ – агрегированные данные. Он содержит общие сведения о начисленном доходе, удержанном НДФЛ и суммах, подлежащих уплате. Указывается сумма доходов, начисленных сотрудникам, размеры удержанного и перечисленного НДФЛ, срок проведения платежа. Если в отчетном квартале не было выплат, можно подать нулевую форму.

Раздел 2 отражает информацию о конкретных датах получения дохода, удержания и перечисления налога. Это важный раздел, по которому налоговая отслеживает своевременность исполнения обязательств налогового агента. Указывайте дату фактической выплаты, срок перечисления НДФЛ (на следующий рабочий день), сумму дохода и удержанного налога по каждой дате выплаты. Приложение 1 – это сведения о доходах физических лиц (ранее 2-НДФЛ), годовая часть отчета. В ней указываются ФИО сотрудников, ИНН, доходы, удержанный налог, стандартные вычеты, ставки НДФЛ.

Нарушение сроков или отсутствие формы влечет штрафные санкции, даже если НДФЛ был уплачен вовремя. Штраф за несдачу 6-НДФЛ – 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц просрочки. Ошибки в отчете могут привести к дополнительным требованиям, вызовам в ИФНС и начислению пени. Непредставление сведений о доходах физлиц (Приложение 1) карается штрафом 500 руб. за каждого сотрудника.

Не все выплаты требуют подачи 6-НДФЛ. Например, если физлицо является зарегистрированным ИП, НДФЛ не удерживается, и форма 6-НДФЛ не подается. Доходы, не облагаемые в категории, не отражаются. Сюда относятся, например, подарки до 4000 руб. в год, выплаты по больничным за счет ФСС (если они не превышают лимит). 

При совмещении режимов (например, УСН и ПСН), если работники оформлены по видам деятельности, подпадающим под УСН, подается отчет именно по этому режиму. При выплате вознаграждения самозанятому (налог на профессиональный доход) НДФЛ не удерживается, форма 6-НДФЛ не подается, но нужно сохранить чек от самозанятого.

Отчет позволяет налоговой отслеживать своевременность удержания и перечисления НДФЛ. Даже при отсутствии выплат в отдельном квартале важно вовремя подавать нулевую форму. Соблюдение сроков и правильное заполнение отчета помогает избежать штрафов и упрощает взаимодействие с налоговой инспекцией.

Страховые взносы

Страховые взносы являются обязательными для всех индивидуальных предпринимателей, независимо от выбранной системы налогообложения, наличия сотрудников или фактической деятельности. Они делятся на два основных вида – за себя и за работников (если они есть).

ИП обязан ежегодно уплачивать фиксированные взносы за пенсионное и медицинское страхование. Эти суммы устанавливаются государством и ежегодно индексируются. Взносы за 2025 год (примерные ориентиры):

• в Пенсионный фонд около 45 тыс. руб.;
• в Медицинский фонд в районе 10 тыс. руб.

Основные фиксированные взносы делают до 31 декабря текущего года. Дополнительный 1% с дохода, превышающего 300 000 ₽, нужно оплатить до 1 июля следующего года.

Если у ИП есть сотрудники, он обязан ежемесячно платить страховые взносы:

• в Пенсионный фонд – 22% от зарплаты;
• в Медицинский фонд – 5,1%;
• на временную нетрудоспособность и материнство (СФР) – 2,9%;
• на травматизм – от 0,2% до 8,5% (точная ставка зависит от класса риска).

Вносить платежи нужно ежемесячно, не позднее 15-го числа следующего месяца за отчетным. Если у сотрудника в каком-то месяце нет начислений, нужно подавать отчеты с нулевыми суммами.

Нулевая отчетность

Речь про отчетность, подаваемую даже при отсутствии деятельности, доходов и оборотов. Миф о том, что при отсутствии деятельности ничего сдавать не нужно, может обернуться штрафами.

Так, если в течение отчетного года у ИП не было доходов, он все равно обязан сдать декларацию по УСН, просто с нулевыми показателями. Срок подачи: до 30 апреля года, следующего за отчетным. Штраф за не сдачу составляет 1000 руб. и выше, независимо от отсутствия дохода. Если у ИП есть сотрудники, но в отчетном периоде не было выплат доходов, форма 6-НДФЛ подается с прочерками или нулевыми значениями.

Отчеты СЗВ-М, СЗВ-ТД и ЕРСВ сдаются в обычном порядке, даже если в каком-то месяце у сотрудника не было начислений зарплаты. Форму ЕРСВ также необходимо сдавать с нулями. Пример: если сотрудник в январе находился в отпуске без содержания, а зарплата не начислялась, отчет все равно подается в срок с нулевыми суммами.

Дополнительная отчетность

Кроме основных налоговых деклараций и отчетов по страховым взносам, ИП на УСН может быть обязан сдавать и другую, дополнительную отчетность, в зависимости от ситуации. Когда ИП применяет ККТ (кассу), сведения о продажах автоматически передаются в ФНС через оператора фискальных данных. Но есть исключения:

• В случае смены кассы, закрытия бизнеса, изменения режима работы ККТ нужно подавать уведомление о регистрации/перерегистрации/снятии ККТ.
• При торговле без кассы (в рамках освобожденных видов деятельности) может понадобиться уведомление о неприменении ККТ.

Если ИП принял или уволил сотрудника, то обязан передать форму СЗВ-ТД в СФР в течение одного рабочего дня после приказа. Некоторые ИП попадают в выборочные наблюдения Росстата (особенно с работниками). В этом случае может потребоваться сдача:

• форм 1-ИП, ПМ-форма, МП (микропредприятие) и других,
• проверка обязательности через сайт Росстата по ИНН.

Если ИП зарегистрирован как страховщик по травматизму (обычно при производственной деятельности), необходимо платить взносы на травматизм, сдавать годовую отчетность (расчет по страховым взносам на травматизм). Сроки – до 25 января года, следующего за отчетным. Нарушение сроков и отсутствие обязательных отчетов может привести к финансовым санкциям: кроме непосредственной суммы штрафа, это еще и пени.

Индивидуальный предприниматель на УСН должен быть внимателен не только к налоговой декларации, но и к регулярной отчетности по взносам, особенно при наличии работников. Рекомендовано вести календарь обязательных отчетов и пользоваться сервисами напоминаний, чтобы быть уверенным в своей налоговой чистоте.

Сроки сдачи

Сроки зависят от того, ведет ли ИП деятельность с наемными работниками или работает один. Налоговая декларация по УСН должна подаваться всеми ИП на УСН, даже при отсутствии доходов. Периодичность сдачи – 1 раз в год, нужно успеть до 30 апреля года, следующего за отчетным. 

Пример: за 2024 год декларацию нужно сдать до 30 апреля 2025 года. Если ИП прекращает деятельность и снимается с учета, декларация подается в течение 25 рабочих дней со дня прекращения деятельности.

Страховые взносы «за себя» платят все ИП, независимо от деятельности и системы налогообложения. Срок уплаты фиксированных взносов – до 31 декабря текущего года. Дополнительный взнос 1% (если доход > 300 000 руб.) – до 1 июля следующего года. Форма отчетности по этим взносам не сдается, но платежи обязательны, контролирует ФНС.

6-НДФЛ и сведения о доходах физлиц (Приложение 1) должны сдавать ИП с сотрудниками ежеквартально: 

• до 25 апреля в первом квартале; 
• до 25 июля за полугодие; 
• до 25 октября за 9 месяцев; 
• до 25 января за год. 

Единый расчет по страховым взносам (ЕРСВ) подают ИП с сотрудниками. Периодичность ежеквартальная, сроки сдачи – до 30 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Сведения о застрахованных лицах должны сдавать ИП с наемными работниками ежемесячно. Срок сдачи – до 15 числа следующего месяца. 

СЗВ-ТД (о кадровых изменениях) тоже подают ИП с сотрудниками. Периодичности строгой нет, ориентируйтесь на факт изменения информации (не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме, переводе или увольнении).

Срок уплаты страховых взносов за сотрудников – до 15-го числа следующего месяца. Расчет по взносам на травматизм (если применимо) должны оформлять и подавать ИП, зарегистрированные в ФСС как страхователи, до 25 января следующего года.

Что будет в случае нарушений

Нарушение сроков подачи отчетов или их полное отсутствие приводит к финансовым санкциям. Штрафы могут налагаться как на самого предпринимателя, так и на его бизнес-аккаунт, что отражается на налоговой истории, может повлиять на возможность участвовать в тендерах или оформлять кредиты. Основные типы штрафов:

• За несдачу декларации по УСН. Размер штрафа – 5% от неуплаченной суммы налога за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не более 30% и не менее 1000 руб. Если доход нулевой, штраф будет 1000 руб.
• За несдачу 6-НДФЛ. 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц просрочки. Если Приложение 1 (бывшая 2-НДФЛ) не подано, то 500 руб. за каждого работника.
• За несдачу ЕРСВ. 5% от суммы страховых взносов, указанных в расчете, за каждый полный/неполный месяц просрочки (не более 30%, но не менее 1000 руб.).
• За отсутствие СЗВ-М. 500 руб. за каждого застрахованного сотрудника, за каждый несданный отчет.
• За отсутствие СЗВ-ТД. 500 руб. за каждого сотрудника при несвоевременном предоставлении сведений.

За несвоевременную уплату страховых взносов также начисляются пени за каждый день просрочки. Сумма штрафа составляет 20% от неуплаченной суммы, если налоговая выявила нарушение при проверке. ФНС вправе приостановить операции по расчетному счету ИП при просрочке сдачи отчетности более чем на 10 рабочих дней, наличии задолженности по налогам, взносам, пеням и штрафам. Если срок уже прошел, важно не откладывать подачу отчета. Чем раньше он будет подан, тем меньше окажется штраф.

Используйте решения 1С, например, «1С:Бухгалтерия» и сервис 1С-Отчетность, чтобы быстро и в срок сдавать отчеты. Наши эксперты подробно расскажут вам о программах 1С.

Как получить консультацию:

• оставьте заявку на сайте;
• или позвоните по номеру, указанному ниже; 
• или напишите в WhatsApp.

Протестируйте возможности 1С 14 дней бесплатно на своих данных.