Учет ГСМ: на что обратить внимание в 2022 году

Если бизнес владеет транспортным средством, он обязан организовать учет прихода и расхода горюче-смазочных материалов (ГСМ). Это касается не только собственного автотранспорта, но и арендованного или находящегося в безвозмездном пользовании.

Общие правила учета ГСМ

К горюче-смазочным материалам относятся:

• топливо любых видов,
• смазочные материалы, например, моторные масла,
• охлаждающие, тормозные жидкости.

Их расходование отражается в отдельной ведомости. Она выглядит так:

Компания или ИП прописывает порядок учета расходов на ГСМ в своей учетной политике. 

Кроме того, следует определить, будет ли организация нормировать расходы, и чем при этом руководствоваться: своими нормами или теми, что ввело Министерство транспорта. Оба варианта утверждаются приказом директора. 

В законе нет обязанности нормировать расходы на топливо. Но это поможет их обосновать. Так, если списание происходило в рамках лимита, у ФНС не будет вопросов.

Для транспортных предприятий удобно использовать нормативы также при планировании закупок.

Как определить нормы расходов на ГСМ

Чаще всего компании применяют лимиты, введенные Минтрансом. Однако для ряда автомобилей их нет.

В этом случае организация использует два метода:

1. Исходя из технических характеристик, прописанных в документации изготовителя.
2. С помощью контрольных замеров. Автомобиль с определенным количеством топлива следует по маршруту, пока горючее не закончится. После этого рассчитывают расход топлива на один километр, итог прописывают в акте.

Этот вариант трудоемкий, потому что нужно учесть все факторы: погода, вес груза, простой с работающим двигателем. Удобнее прописать стандарт и ввести повышающие коэффициенты к нему.

Компаниям, которые используют спецтехнику, следует применять нормативы отраслевых ведомств, например, Рослесхоза.

Как списать расходы на ГСМ

Потребуется первичный документ – путевой лист. Он составляется для каждого автомобиля по правилам Министерства финансов (приказ от 11.09.2020 № 368).

Что указывают в листе:

• Название и номер. Прописывают вид автомобиля, номер присваивается по хронологии.
• Сроки. Организация самостоятельно определяет периоды действия документа. Так, он может быть оформлен на один день или один рейс – тогда прописывают нужную дату. Иногда путевой лист составляют на длящийся период и указывают день его начала и день окончания. В этом случае отметка даты и времени проставляется при каждом выезде. Общий бланк здесь не подойдет, фирме следует разработать свой.
• Сведения о владельце. Вся информация вносится по уставным документам.
• Тип, марка и государственный знак автомобиля. Должны соответствовать свидетельству о регистрации и паспорту ТС.
• Данные одометра на момент выезда и возвращения. Необходимы для подсчета пробега.

Внимание! Если показания одометра отсутствуют, налоговая откажет в расходах по налогу на прибыль.

• Дата и время выезда. Указывают часы и минуты, а при необходимости также промежуточные остановки.
• Информация о техническом контроле. Актуально для компаний и ИП, которые профессионально занимаются перевозками либо используют грузовой транспорт, автобус.
• Данные о водителе и его медосмотре: Ф. И. О., дата и время осмотра. Все водители проходят обязательное предрейсовое освидетельствование. Кроме того, правило распространяется на сотрудников, чья работа связана с постоянными разъездами. При этом послерейсовый осмотр обязателен не для всех, а только для тех, кто перевозит пассажиров или опасные грузы.
• Информация о перевозке. Сюда относят виды сообщения: городское, пригородное, междугородное или международное.

Компания вправе указать и другие дополнительные реквизиты.

Внимание! Если компания или ИП самостоятельно обслуживает транспорт, это также расходует ГСМ. В этом случае их списывают на основании акта.

Для транспортных компаний предусмотрено списание естественной убыли бензина, если они хранят его в собственных емкостях.

Как оформить приказ по нормативам на ГСМ

В документе следует указать лимиты на каждый транспорт отдельно, а также разновидность топлива и коэффициенты.

Чаще всего компании утверждают сразу нормативы на зимние и летние периоды. Здесь на помощь придет таблица из распоряжения Министерства транспорта от 14.03.08 № АМ-23-р.

Как компенсировать расходы на ГСМ

Бывают ситуации, когда работник использует личный автомобиль для рабочих заданий. Тогда компания возмещает ему расходы на бензин.

Условия компенсации:

• поездка на личном транспорте была согласована руководителем,
• расходы подтверждены первичкой,
• сотрудник официально трудоустроен в фирму.

Все условия прописываются в отдельном соглашении к трудовому договору. С точки зрения бухгалтерского учета расходы относятся к коммерческим или общехозяйственным.

Кроме того, установлен лимит по возмещениям для легковых авто:

• если объем двигателя не превышает 2000 куб. см. — 1200 руб.,
• для остальных — 1500 руб.

Если работник задействовал личный грузовой транспорт, ему положена компенсация всех издержек, связанных со служебным заданием. При этом сумма возмещения не облагается НДФЛ.

Как учитывать ГСМ при упрощенке

Бизнес на УСН с объектом «Доходы» не учитывает расходы на ГСМ.

При варианте «Доходы минус расходы» учитывают лишь расходы на топливо, подтвержденные документально и оплаченные. Затраты на бензин при оказании транспортных услуг списывают как материальные расходы, на ГСМ для служебного автомобиля – относят к прочим.

Чтобы признать расходы, требуется два критерия:

• материалы куплены именно для ведения деятельности и уже оплачены;
• расходы подтверждены первичкой: путевые листы, чеки от заправки.

Если у вас остались вопросы по теме материала или вы хотите подключить сервисы 1С для автоматизации учета и других бизнес-процессов, позвоните по телефону (831) 2-333-666, или свяжитесь с нами в WhatsApp и Viber — +7 (909) 28-25-290. Мы ответим на все вопросы.