Если бизнес владеет транспортным средством, он обязан организовать учет прихода и расхода горюче-смазочных материалов (ГСМ). Это касается не только собственного автотранспорта, но и арендованного или находящегося в безвозмездном пользовании.
Общие правила учета ГСМ
К горюче-смазочным материалам относятся:
топливо любых видов,
смазочные материалы, например, моторные масла,
охлаждающие, тормозные жидкости.
Их расходование отражается в отдельной ведомости. Она выглядит так:
Компания или ИП прописывает порядок учета расходов на ГСМ в своей учетной политике.
Кроме того, следует определить, будет ли организация нормировать расходы, и чем при этом руководствоваться: своими нормами или теми, что ввело Министерство транспорта. Оба варианта утверждаются приказом директора.
В законе нет обязанности нормировать расходы на топливо. Но это поможет их обосновать. Так, если списание происходило в рамках лимита, у ФНС не будет вопросов.
Для транспортных предприятий удобно использовать нормативы также при планировании закупок.
1С:Бухгалтерия
Автоматизируйте учет на предприятии с помощью универсального решения 1С
попробовать
Как определить нормы расходов на ГСМ
Чаще всего компании применяют лимиты, введенные Минтрансом. Однако для ряда автомобилей их нет.
В этом случае организация использует два метода:
Исходя из технических характеристик, прописанных в документации изготовителя.
С помощью контрольных замеров. Автомобиль с определенным количеством топлива следует по маршруту, пока горючее не закончится. После этого рассчитывают расход топлива на один километр, итог прописывают в акте.
Этот вариант трудоемкий, потому что нужно учесть все факторы: погода, вес груза, простой с работающим двигателем. Удобнее прописать стандарт и ввести повышающие коэффициенты к нему.
Компаниям, которые используют спецтехнику, следует применять нормативы отраслевых ведомств, например, Рослесхоза.
1С:Отчетность
Сдавайте отчетность быстро, просто и вовремя во все контролирующие органы с сервисом 1С
попробовать
Как списать расходы на ГСМ
Потребуется первичный документ – путевой лист. Он составляется для каждого автомобиля по правилам Министерства финансов (приказ от 11.09.2020 № 368).
Что указывают в листе:
Название и номер. Прописывают вид автомобиля, номер присваивается по хронологии.
Сроки. Организация самостоятельно определяет периоды действия документа. Так, он может быть оформлен на один день или один рейс – тогда прописывают нужную дату. Иногда путевой лист составляют на длящийся период и указывают день его начала и день окончания. В этом случае отметка даты и времени проставляется при каждом выезде. Общий бланк здесь не подойдет, фирме следует разработать свой.
Сведения о владельце. Вся информация вносится по уставным документам.
Тип, марка и государственный знак автомобиля. Должны соответствовать свидетельству о регистрации и паспорту ТС.
Данные одометра на момент выезда и возвращения. Необходимы для подсчета пробега.
Внимание! Если показания одометра отсутствуют, налоговая откажет в расходах по налогу на прибыль.
Дата и время выезда. Указывают часы и минуты, а при необходимости также промежуточные остановки.
Информация о техническом контроле. Актуально для компаний и ИП, которые профессионально занимаются перевозками либо используют грузовой транспорт, автобус.
Данные о водителе и его медосмотре: Ф. И. О., дата и время осмотра. Все водители проходят обязательное предрейсовое освидетельствование. Кроме того, правило распространяется на сотрудников, чья работа связана с постоянными разъездами. При этом послерейсовый осмотр обязателен не для всех, а только для тех, кто перевозит пассажиров или опасные грузы.
Информация о перевозке. Сюда относят виды сообщения: городское, пригородное, междугородное или международное.
Компания вправе указать и другие дополнительные реквизиты.
Внимание! Если компания или ИП самостоятельно обслуживает транспорт, это также расходует ГСМ. В этом случае их списывают на основании акта.
Для транспортных компаний предусмотрено списание естественной убыли бензина, если они хранят его в собственных емкостях.
Как оформить приказ по нормативам на ГСМ
В документе следует указать лимиты на каждый транспорт отдельно, а также разновидность топлива и коэффициенты.
Чаще всего компании утверждают сразу нормативы на зимние и летние периоды. Здесь на помощь придет таблица из распоряжения Министерства транспорта от 14.03.08 № АМ-23-р.
Как компенсировать расходы на ГСМ
Бывают ситуации, когда работник использует личный автомобиль для рабочих заданий. Тогда компания возмещает ему расходы на бензин.
Условия компенсации:
поездка на личном транспорте была согласована руководителем,
расходы подтверждены первичкой,
сотрудник официально трудоустроен в фирму.
Все условия прописываются в отдельном соглашении к трудовому договору. С точки зрения бухгалтерского учета расходы относятся к коммерческим или общехозяйственным.
Кроме того, установлен лимит по возмещениям для легковых авто:
если объем двигателя не превышает 2000 куб. см. — 1200 руб.,
для остальных — 1500 руб.
Если работник задействовал личный грузовой транспорт, ему положена компенсация всех издержек, связанных со служебным заданием. При этом сумма возмещения не облагается НДФЛ.
1С:Распознавание первичных документов
Преобразование бумажной первички в документы базы 1С
попробовать
Как учитывать ГСМ при упрощенке
Бизнес на УСН с объектом «Доходы» не учитывает расходы на ГСМ.
При варианте «Доходы минус расходы» учитывают лишь расходы на топливо, подтвержденные документально и оплаченные. Затраты на бензин при оказании транспортных услуг списывают как материальные расходы, на ГСМ для служебного автомобиля – относят к прочим.
Чтобы признать расходы, требуется два критерия:
материалы куплены именно для ведения деятельности и уже оплачены;
расходы подтверждены первичкой: путевые листы, чеки от заправки.
Если у вас остались вопросы по теме материала или вы хотите подключить сервисы 1С для автоматизации учета и других бизнес-процессов, позвоните по телефону (831) 2-333-666, или свяжитесь с нами в WhatsApp и Viber — +7 (909) 28-25-290. Мы ответим на все вопросы.
