Уничтожение документов в компании: важное

Процесс уничтожения документов в организации

Шаг 1. Создание экспертной комиссии

Генеральный директор подписывает приказ (постановление или распоряжение) и утверждает состав комиссии. Ее основная задача — отобрать документы, которые необходимо уничтожить. В состав комиссии нужно включить экспертов, которые смогут оценить практическое значение документов.

Задачи комиссии:

• отобрать документы, которые необходимо уничтожить, описать их;
• участвовать непосредственно в процедуре утилизации и составить соответствующие акты;
• подготовить предложения об определении сроков хранения документов, которые не установлены на законодательном уровне;
• участвовать в разработке документооборота в организации;
• обеспечить сохранность документов.

Шаг 2. Проведение экспертизы

Комиссия изучает документы и определяет их сроки хранения. В ходе проверки составляется опись бумаг, которые отбираются для постоянного хранения, а также тех документов, чей срок хранения истек.

Документы по сроку хранения делятся на три группы: 

• временное (до 10 лет включительно);
• временное (более 10 лет);
• постоянное.

Шаг 3. Составление акта

Документы, которые необходимо уничтожить, перечисляются в акте. Перечень документов согласовывается на заседании экспертной комиссии. Далее акт утверждает руководитель компании.

Шаг 4. Уничтожение документов

Конкретных способов и обязательных требований к уничтожению документов законодательством не предусмотрено. Организации вправе самостоятельно выбрать способ уничтожения документов. Рассмотрим несколько примеров. 

Бумажные документы можно сжечь, разорвать вручную, измельчить в шредере (измельчителе) или обратиться в специализированную компанию, где бумаги утилизируют. В последнем случае передача документов оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указывают:

• дату передачи;
• количество дел;
• вес документов.

Рекомендуем проводить непосредственное уничтожение бумаг под контролем экспертной комиссии или назначенного для этого сотрудника фирмы. Такой надзор обеспечивает конфиденциальность сведений, содержащихся в уничтожаемых документах. Конфиденциальные документы надежнее уничтожать путем сжигания либо измельчения, чтобы было невозможно прочитать какую-либо информацию на этих документах. 

Электронные документы уничтожают следующими способами:

• удаляют файлы с документами с физических носителей;
• уничтожают сами физические носители, на которых содержатся электронные документы;
• форматируют физические носители, на которых содержатся электронные документы.

Какие документы нельзя уничтожать

Организации не могут уничтожить бумаги в следующих случаях:

• срок хранения не истек;
• документы имеют постоянный срок хранения.

Ко второй категории документов относятся, например: годовая бухгалтерская отчетность, коллективные договоры с работниками; документы, в которых содержатся тарифные ставки, оклады, тарифные коэффициенты, ФОТ и т. д.

Сроки хранения прописаны в соответствующих законодательных документах:

• в Налоговом кодексе (пп. 8 п. 1 ст. 23);
• в ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011; 
• в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Данные документы необходимо хранить на постоянной основе. Если организация их уничтожит, ей придется заплатить штраф. 

Штрафы за неправомерное уничтожение документов

Компанию могут проверить контролирующие организации: Росархив, Роскомнадзор, налоговая инспекция, ГИТ. Процесс наложения штрафов регулируется статьей 13.20 КоАП РФ. Штрафы составляют:

• для физического лица — от 1 000 до 3 000 руб.;
• для должностного лица — от 3 000 до 5 000 руб.;
• для организаций — от 5 000 до 10 000 руб.

Штрафы будут повышены, если нарушить правила хранения документов. Согласно ст. 13.25 КоАП РФ штрафы могут достигать 300 000 руб.

Если документы уничтожены раньше срока, штрафы могут получить должностные лица в соответствии со статьей 15.11 КоАП РФ в размере:

• от 5 000 до 10 000 рублей;
• от 10 000 до 20 000 рублей — при повторном нарушении.

Ответственные лица и организации могут нести административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства). Размер штрафов составит:

• от 1 000 до 5 000 руб. – для ИП и должностных лиц организаций;
• от 5 000 до 30 000 рублей – для организаций.

Если бухгалтерские и налоговые документы были необоснованно уничтожены, нарушителей ждет штраф по п. 1 и п. 2 ст. 120 НК РФ (грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения). За первое нарушение организацию или ИП оштрафуют на сумму до 10 000 руб., за повторное — на 30 000 руб. 

Если во время проверки выяснится, что неправомерное уничтожение документов привело к занижению налогооблагаемой базы, организацию накажут по п. 3 ст. 120 НК РФ. В этом случае компания заплатит штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога или страховых взносов (минимум 40 000 руб.).

Избежать штрафа можно только в том случае, если вы докажете, что документы были уничтожены не по вашей вине, например документы:

• украли. Предоставьте справку из полиции по вашему заявлению;
• сгорели. Понадобится справка о пожаре из МЧС;
• пострадали из-за потопа. Предоставьте справку из управляющей компании.

Поэтому если с документами что-то случилось до завершения срока их хранения, обязательно восстановите их. Запросите дубликаты первичных документов у контрагентов, а отчетности — у контролирующих органов.

Чтобы в документах всегда был порядок, используйте сервисы 1С. Позвоните по телефону +7 (909) 28-25-160 или напишите в мессенджерах WhatsApp и Viber — +7 (909) 28-25-160. Мы ответим на ваши вопросы и поможем выбрать учетные программы.