обзор 28 мая 2024 2490
За годы деятельности в любой организации образуется множество различных документов. Их нужно хранить в течение установленного законодательством срока. Далее часть документов отправляется в архив, а другую часть необходимо уничтожить. В статье рассказали, как нужно утилизировать документы, как оформить все операции и от каких документов нельзя избавляться.
Шаг 1. Создание экспертной комиссии
Генеральный директор подписывает приказ (постановление или распоряжение) и утверждает состав комиссии. Ее основная задача — отобрать документы, которые необходимо уничтожить. В состав комиссии нужно включить экспертов, которые смогут оценить практическое значение документов.
Например, для оценки бухгалтерских документов подключают бухгалтера, юридических документов — юриста, кадровых — специалиста по кадрам и др.
Задачи комиссии:
Шаг 2. Проведение экспертизы
Комиссия изучает документы и определяет их сроки хранения. В ходе проверки составляется опись бумаг, которые отбираются для постоянного хранения, а также тех документов, чей срок хранения истек.
Документы по сроку хранения делятся на три группы:
Шаг 3. Составление акта
Документы, которые необходимо уничтожить, перечисляются в акте. Перечень документов согласовывается на заседании экспертной комиссии. Далее акт утверждает руководитель компании.
Шаг 4. Уничтожение документов
Конкретных способов и обязательных требований к уничтожению документов законодательством не предусмотрено. Организации вправе самостоятельно выбрать способ уничтожения документов. Рассмотрим несколько примеров.
Бумажные документы можно сжечь, разорвать вручную, измельчить в шредере (измельчителе) или обратиться в специализированную компанию, где бумаги утилизируют. В последнем случае передача документов оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указывают:
Рекомендуем проводить непосредственное уничтожение бумаг под контролем экспертной комиссии или назначенного для этого сотрудника фирмы. Такой надзор обеспечивает конфиденциальность сведений, содержащихся в уничтожаемых документах. Конфиденциальные документы надежнее уничтожать путем сжигания либо измельчения, чтобы было невозможно прочитать какую-либо информацию на этих документах.
Электронные документы уничтожают следующими способами:
Организации не могут уничтожить бумаги в следующих случаях:
Ко второй категории документов относятся, например: годовая бухгалтерская отчетность, коллективные договоры с работниками; документы, в которых содержатся тарифные ставки, оклады, тарифные коэффициенты, ФОТ и т. д.
Сроки хранения прописаны в соответствующих законодательных документах:
Данные документы необходимо хранить на постоянной основе. Если организация их уничтожит, ей придется заплатить штраф.
Компанию могут проверить контролирующие организации: Росархив, Роскомнадзор, налоговая инспекция, ГИТ. Процесс наложения штрафов регулируется статьей 13.20 КоАП РФ. Штрафы составляют:
Штрафы будут повышены, если нарушить правила хранения документов. Согласно ст. 13.25 КоАП РФ штрафы могут достигать 300 000 руб.
Если документы уничтожены раньше срока, штрафы могут получить должностные лица в соответствии со статьей 15.11 КоАП РФ в размере:
Ответственные лица и организации могут нести административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства). Размер штрафов составит:
Если бухгалтерские и налоговые документы были необоснованно уничтожены, нарушителей ждет штраф по п. 1 и п. 2 ст. 120 НК РФ (грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения). За первое нарушение организацию или ИП оштрафуют на сумму до 10 000 руб., за повторное — на 30 000 руб.
Если во время проверки выяснится, что неправомерное уничтожение документов привело к занижению налогооблагаемой базы, организацию накажут по п. 3 ст. 120 НК РФ. В этом случае компания заплатит штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога или страховых взносов (минимум 40 000 руб.).
Избежать штрафа можно только в том случае, если вы докажете, что документы были уничтожены не по вашей вине, например документы:
Поэтому если с документами что-то случилось до завершения срока их хранения, обязательно восстановите их. Запросите дубликаты первичных документов у контрагентов, а отчетности — у контролирующих органов.
Чтобы в документах всегда был порядок, используйте сервисы 1С. Позвоните по телефону +7 (909) 28-25-160 или напишите в мессенджерах WhatsApp и Viber — +7 (909) 28-25-160. Мы ответим на ваши вопросы и поможем выбрать учетные программы.
Вам может быть интересно
обзор 08 июл. 2025 276
Товарный знак в бухгалтерском и налоговом учете с 2025 года
В статье ответили на вопросы: как отразить создание, регистрацию, продление и использование товарного знака в бухгалтерском и налоговом учете
обзор 01 июл. 2025 684
Как платить авансовые платежи по налогу на прибыль в 2025 году
Организации на ОСН платят годовой налог на прибыль и авансовые платежи. Рассказали, кто платит авансы, как их рассчитать, перечислить в бюджет
обзор 24 июн. 2025 2788
Как рассчитать средний заработок для выходного пособия с 1 сентября 2025 года
Рассказали, как считать средний заработок для выходного пособия и почему изменится порядок расчета с 01.09.2025 года
обзор 25 июн. 2025 300
Нулевая отчетность ИП: когда нулевую декларацию сдавать и как заполнить?
Рассказали, что такое нулевая декларация, зачем она нужна и в каких случаях ИП должны ее подавать
Выбор региона