Что такое электронная подпись и МЧД и как оформить в 2026 году

Простая электронная подпись (ПЭП)

С ПЭП пользователи сталкиваются ежедневно. Например, когда открывают электронную почту и вводят свой логин и пароль. Такой вид подписи используют внутри организации: для ведения документооборота между сотрудниками или предоставления доступа к программным продуктам.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

НЭП основана на криптографии: она содержит открытый и закрытый ключи, а в некоторых случаях — сертификат с данными владельца. Подпись позволяет определить, кто подписал документ, зафиксировать изменения после подписания.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

УКЭП — электронный аналог собственноручной подписи, обладающий полной юридической силой. Она защищена криптографическими средствами, содержит сертификат с данными владельца и выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Мобильная электронная подпись (МЭП)

МЭП по функциональности аналогична УКЭП, но хранится на мобильном устройстве.

УКЭП позволяет юридическим лицам и ИП дистанционно сдавать отчетность в ФНС, вносить изменения в ЕГРЮЛ и ЕГРИП, работать с онлайн-кассами, участвовать в госзакупках, продавать маркированные и прослеживаемые товары, а также алкоголь и древесину.

Важно учитывать, что УКЭП руководителя или ИП нельзя передавать другим лицам. Если действия от имени компании выполняет сотрудник, для него оформляется личная УКЭП.

Действующие сертификаты УКЭП сотрудников не содержат сведений о работодателе, поэтому для подтверждения полномочий требуется машиночитаемая доверенность (МЧД).

Что такое МЧД или машиночитаемая доверенность

Ранее физические лица могли действовать от имени организации без МЧД, так как в старых сертификатах УКЭП указывался работодатель. Теперь для этих целей необходима МЧД.

МЧД — это электронный документ в формате XML, который подписывается УКЭП доверителя (приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857). Заверять у нотариуса МЧД не нужно, за исключением случаев передоверия.

Существует несколько форматов, в которых возможен выпуск доверенности:

• базовый формат версии 002;
• единый стандарт версии 003.

Отдельные ведомства применяют собственные форматы или используют их совместно с форматом 003. Например, МЧД Социального фонда России применяется только для сдачи отчетности на портале СФР.

Чтобы оформить машиночитаемую доверенность, необходимо соблюсти ряд требований. В документе указывают:

• наименование, номер и срок действия;
• данные доверителя — физического лица, ИП или юрлица;
• сведения о представителе и перечень передаваемых полномочий;
• возможность или запрет на передоверие;
• электронную подпись, которой подписана МЧД.

Где оформить МЧД

Оформить машиночитаемую доверенность можно несколькими способами:

• в сервисах ФНС и СФР — для взаимодействия с госорганами ФНС и СФР, в том числе для сдачи отчетности;
• на портале Госуслуг — для подачи жалоб, заявлений на регистрацию транспорта или получения выписок по счетам;
• в специальных сервисах.

Оформление МЧД включает несколько шагов: выбор формата и полномочий, заполнение реквизитов, подписание МЧД с помощью УКЭП и отправку документа в реестр МЧД для хранения.

Как получить ПЭП и НЭП

При регистрации на сайте, портале или в личном кабинете пользователь подтверждает личность и одновременно бесплатно получает ПЭП. При необходимости ПЭП можно заказать в удостоверяющем центре или разработать самостоятельно.

ПЭП не обладает юридической силой и не подходит для взаимодействия с госорганами или операций с недвижимостью. На практике этот вид подписи используется все реже.

Для электронного документооборота с контрагентами и кадрового ЭДО или КЭДО с сотрудниками применяется НЭП. Ее можно получить в удостоверяющем центре, специальных сервисах (например, LightDoc или Nopaper) или на порталах КЭДО.

Как оформить УКЭП руководителю или ИП

Юридические лица и предприниматели могут получить УКЭП двумя способами.

Через налоговую инспекцию

Заявление можно подать заранее в личном кабинете налогоплательщика ЮЛ или ИП. Для оформления УКЭП понадобятся паспорт, СНИЛС, документы о полномочиях и сертифицированный токен (Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ).

Токен — это защищенный USB-накопитель, на который записывается сертификат. Запись УКЭП ФНС выполняет бесплатно, но сам токен нужно купить заранее. Для использования подписи установите платное криптографическое ПО, например «КриптоПро CSP».

Через доверенный удостоверяющий центр

Выберите УЦ из перечня на сайте ФНС. Как правило, заявку можно подать дистанционно. После оплаты руководитель или ИП проходит идентификацию и получает готовый носитель с сертификатом и необходимым программным обеспечением.

Новые требования к КЭП и УКЭП с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года Социальный фонд России вводит обязательные требования к атрибутам сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи. СФР не примет отчетность, подписанную КЭП, если в сертификате отсутствуют следующие параметры:

• поддержка согласования ключей (keyAgreement) = 1;
• возможность шифрования данных (Data encipherment) = 1;
• возможность шифрования ключа (Key encipherment) = 1.

Эти характеристики необходимы для повышения уровня безопасности при передаче отчетности через Единую цифровую платформу СФР. Сертификаты КЭП, выданные на физическое лицо и не содержащие указанных параметров, с 1 сентября 2026 года не подойдут для работы с СФР.

Как оформить ЭП для сотрудников с МЧД

Если бухгалтер или другой сотрудник самостоятельно сдает отчетность, ему необходимо оформить личную УКЭП физического лица и зарегистрировать МЧД.

Процесс состоит из двух этапов:

1. Получение УКЭП физического лица в коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре.
2. Создание МЧД на сайте ФНС или у доверенного УЦ.

При оформлении МЧД через ФНС сначала формируется доверенность с номером и сроком действия. Затем документ скачивается, подписывается с помощью программ криптошифрования (например, КриптоПро) и загружается обратно на сайт ФНС. После этого подписанная МЧД передается на хранение в информационную систему.