Электронная подпись в 2023 году: зачем нужна и как оформить

Что представляет собой электронная цифровая подпись

ЭЦП – аналог подписи, которую лицо проставляет на бумажном носителе, имеющий равноценную юридическую силу. 

Технически это выглядит как специальная комбинация символов. Такая комбинация каждый раз уникальна, поскольку создается в момент подписания. Это означает, что риск подделки подписи исключен.

После заверения файла изменить или дополнить его не получится. Благодаря этому ЭЦП также является подтверждением, что содержание документа осталось неизменным.

Чтобы подписать электронный документ, потребуется специальное ПО (криптографические утилиты). Например, КриптоАРМ или КриптоПРО.

Зачем нужна электронная подпись

Юрлицам:

• участвовать в электронных торгах,
• обмениваться документами с деловыми партнерами, госорганами и наемными работниками,
• подавать исковые заявления в арбитражные суды,
• направлять отчетность в ФНС, СФР и Росстат.

Физлицам ЭЦП поможет пользоваться онлайн-услугами.

Цифровая подпись выигрывает в функционале у обычной. Ее преимущества:

• моментальное заверение и удаленный обмен документами;
• нет риска подделок;
• оптимизация операционной деятельности;
• возможность участия в госзакупках, а также работы с маркировкой.

Какие разновидности ЭЦП действуют в 2023 году

Законодательство предусматривает три типа ЭЦП: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Переходный период по работе с ЭП

Ранее сотрудники использовали цифровые подписи, которые были оформлены на имя компании. Кроме того, директор зачастую делал дубликат своего ключа, например, для главбуха.

Однако сейчас копирование ЭЦП-токена напрямую запрещено законом.

ЭП юрлица получает только руководитель, действующий от имени компании без доверенности. Например, генеральный директор.

Другим работникам оформляются сертификаты физического лица, к которым должны прилагаться машиночитаемые доверенности (МЧД).

Новый порядок будет полностью внедрен с сентября 2023 года. С этой даты ЭП, оформленные по прежним правилам, потеряют силу.

Пока действует переходный период: можно использовать как ранее выданные подписи, так и перейти на новые.

Особенности ЭП физлица в 2023 году

В такой подписи больше нет указания на реквизиты компании, которая уполномочила физлицо на подписание документации. Кроме того, в этом случае при подписании необходимо приложить МЧД.

Преимущество в том, что лицо вправе использовать ЭП нового образца для рабочих и для личных целей.

Внимание! Если организация работает с маркированной продукцией, ее сотрудникам обязательно понадобится ЭП.

Как выпустить КЭП в 2023 году

Оформить квалифицированный сертификат можно в ФНС или в одном из уполномоченных налоговой удостоверяющих центров.

При этом ФНС выдает сертификат бесплатно. Однако необходимо заплатить за носитель и самому установить все настройки рабочего места.

Центры чаще всего предлагают услугу «под ключ» и техническую поддержку. Список аккредитованных УЦ размещен на сайте Минцифры.

Наша компания сотрудничает с УЦ «Основание». Обращайтесь к нам и получите полный перечень услуг по оформлению ЭП.

Электронная подпись для руководителя компании

Процедура выдачи зависит от вида организации.

Коммерческим компаниям ЭП выдает сама налоговая и УЦ ее доверенных лиц. Финансовым — УЦ ЦБ, а государственным — Казначейство.

Необходим пакет документов:

• заполненное заявление;
• паспорт;
• СНИЛС.

Кроме того, дополнительно могут понадобиться:

• выписка из реестра юрлиц,
• копия устава,
• решение о назначении директора.

Подпись оформляется в день обращения.

ЭП на сотрудника

Чаще всего нужна кадровику, бухгалтеру, юристу.

Такую подпись оформляют через УЦ, аккредитованные в Минцифры. Либо лицо запрашивает услугу в МФЦ по адресу проживания.

К заявлению прикладывают:

• паспорт,
• СНИЛС,
• ИНН,
• флеш-накопитель (тип А).

Доверенность от компании-работодателя не потребуется. Физическое лицо вправе продолжать пользоваться сертификатом, даже если сменит место работы. В этом случае достаточно выпустить новую МЧД. 

Электронная подпись для ИП

Особенность этого варианта в том, что в сертификате будут и данные о лице, и указание на ОГРНИП.

Выдается в ФНС и в ее доверенных центрах.

При подаче заявления приложите:

• паспорт,
• СНИЛС,
• свидетельство ИНН,
• выписку из реестра предпринимателей.

Когда предприниматель нанимает сотрудников и им необходимы ЭП, следует оформить самостоятельные сертификаты на физические лица.

ЭП для самозанятых

Этой категории лиц цифровые подписи помогут вести ЭДО, как внутри страны, так и с зарубежными контрагентами.

Выдается в УЦ, аккредитованных в Минцифры. Процедура такая же, как для физического лица.

Оформление КЭП в 2023 году

Важно! Сертификат нельзя заказать по доверенности. Исключение составляют случаи, когда ЭП продлевается до сентября 2023 года в УЦ, с которым заявитель ранее уже сотрудничал.

Инструкция по выпуску КЭП в 2023 году

• Понять, кто и в каких случаях будет пользоваться ЭП.
• Подобрать УЦ и проверить его полномочия.
• Заполнить заявление.
• Собрать нужные приложения.
• Оплатить счет УЦ (руководителям и предпринимателям, обратившимся в ФНС, следует только приобрести токен);
• забрать КЭП и сертификат.

Уже к следующему году Правительство планирует установить полный переход бизнеса на электронный документооборот. Поэтому оформление ЭП — важный вопрос, который необходимо решить заранее.

Если вы хотите выпустить ЭП для своего бизнеса, обращайтесь к нам. Оставьте заявку на сайте или позвоните: +7 (909) 28-25-160. Мы также на связи в WhatsApp и Viber — +7 (909) 28-25-160. Наши специалисты подробно проконсультируют вас.