Как изменить подписанта отчетности в 1С

Когда требуется смена подписанта в 1С

Смена подписанта необходима в следующих ситуациях:

• Назначен новый руководитель (директор, генеральный директор).
• Назначен новый бухгалтер или другое лицо, ответственное за отчетность.
• Получен новый сертификат ЭП на другого сотрудника.
• Электронная подпись больше не действует или была утеряна.
• Произошла смена удостоверяющего центра или оператора ЭДО.
• Пришло уведомление от 1С об ошибке: «не совпадает информация о подписанте».

Если не внести изменения, система продолжит использовать данные прежнего сотрудника. Это приведет к отклонению отчетов в налоговой или других службах.

Что влияет на данные

Информация о подписанте в 1С берется из следующих источников:

• карточка организации в справочнике «Организации» (данные о директоре, главном бухгалтере и др.);
• реквизиты сертификата ЭП, установленного в системе;
• настройки 1С-Отчетности и привязка сертификата к конкретному физлицу;
• справочник «Физические лица», он важен для корректного отображения Ф. И. О. и должности.

Для успешной замены подписанта нужно согласовать все эти источники, иначе система будет продолжать использовать старые данные.

Как изменить подписанта в 1С пошагово

Перед началом замены убедитесь, что у нового подписанта есть действующий сертификат КЭП, оформленный в аккредитованном удостоверяющем центре. Он должен быть:

• Установлен в хранилище сертификатов Windows.
• Видим при проверке в разделе 1С «1С-Отчетность» → «Сервис» → «Сертификаты».
• Принадлежать лицу, официально назначенному на должность (директор, бухгалтер и пр.).

Если сертификата еще нет, необходимо получить его у УЦ (например, Контур, Калуга-Астрал, Такском, СБИС и др.). Обновите информацию о подписанте в карточке организации, путь: Главное меню → Справочники → Организации. 

Выберите нужную организацию, перейдите на вкладку «Подписи», «Реквизиты» или «Дополнительно» (в зависимости от конфигурации). Укажите новую должность подписанта (например, «Генеральный директор»), Ф. И. О. нового подписанта (в точном соответствии с сертификатом ЭП), основание полномочий (приказ о назначении, устав и т. п.), при необходимости СНИЛС и ИНН.

Ф. И. О. и должность должны в точности совпадать с данными, содержащимися в ЭП, иначе возможен отказ при отправке отчетов.

Привяжите новый сертификат к организации, для этого:

• Перейдите в раздел «1С-Отчетность» → вкладка «Сервис».
• Откройте пункт «Сертификаты».
• Выберите нужную организацию.
• Нажмите «Заменить сертификат» или «Добавить», если старый еще не удален.
• Выберите сертификат из хранилища Windows.
• Система автоматически определит владельца и подставит его в поле подписанта.
• Убедитесь, что данные соответствуют нужному физическому лицу и нажмите «ОК».

Если вы используете защищенный носитель (eToken, Rutoken), он должен быть подключен к компьютеру. В некоторых конфигурациях 1С данные подписанта также зависят от справочника «Физические лица». Откройте карточку физлица, связанного с новым подписантом, убедитесь, что Ф. И. О., СНИЛС, ИНН, паспортные данные указаны верно, сопоставьте запись с сертификатом (при необходимости создайте новую запись).

Если вы хотите, чтобы система автоматически использовала нового подписанта, откройте «Справочник организаций» → нужная организация → вкладка «Электронная отчетность». В поле «Лицо, подписывающее отчетность» выберите нового сотрудника, сохраните изменения. После этого при создании новых отчетов и форм система будет использовать нового подписанта.

Как убедиться, что смена прошла успешно

После всех настроек выполните тестовую отправку запроса или сформируйте отчет:

• Перейдите в «1С-Отчетность» → «Регламентированные отчеты».
• Выберите любую форму (например, тестовый запрос в ФНС).
• Нажмите «Отправить».

Убедитесь, что отправка выполнена без ошибок и подпись проставлена новым сотрудником. Также можно проверить лог отправки и убедиться, что ЭП принадлежит нужному лицу.

Важные рекомендации

При смене директора сразу аннулируйте старую подпись и настройте новую. Не храните сертификаты и носители у уволенных сотрудников, назначайте только официальных сотрудников на роль подписанта (в случае проверок это имеет значение). Регулярно проверяйте срок действия сертификатов, следите за системными уведомлениями.

Как подключить сервис 1С-Отчетность

Если вы пока не используете сервис 1С-Отчетность, вы можете воспользоваться пробным периодом и протестировать сервис бесплатно. Для этого:

• оставьте заявку на сайте;
• или позвоните по номеру, указанному ниже;
• или напишите в WhatsApp. 

Наши эксперты ответят на любые вопросы и подключат пробный период по сервису 1С-Отчетность к вашей базе 1С.