Как оформить отпуск в 2024 году: что нужно знать кадровику

Длительность отпуска

В общем случае длительность отпуска составляет 28 календарных дней за год. Но также длительность отдыха зависит от других критериев, например в каких условиях и как долго сотрудник работает в компании. Работники моложе 18 лет могут взять отпуск на 31 календарный день. Для учителей, врачей, госслужащих тоже предусмотрены удлиненные отпуска.

Кроме того, если работник трудится в регионах с особыми условиями труда, например на Крайнем Севере, ему положены дополнительные дни отдыха. Это правило распространяется на сотрудников, которые работают по ненормированному графику, на вредных и опасных производствах и т. д. Данные примеры предусмотрены законом, но работодатель вправе устанавливать и предоставлять другие дополнительные отпуска.

Также сотрудник может оформить отпуск без оплаты. Для этого он должен написать заявление. В ст. 128 ТК РФ перечислены случаи, когда отпуск предоставляется в обязательном порядке.

Право на отпуск в 2024 году

У новых сотрудников право на отпуск возникает через 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя. Но сотрудник может уйти в отпуск и раньше, если работодатель не возражает. 

В дальнейшем отпуск предоставляется в любое время рабочего года согласно утвержденному графику отпусков. Некоторым сотрудникам работодатель обязан предоставить отпуск вне графика, например:

• женщинам, собирающимся в декрет;
• сотрудникам до 18 лет;
• совместителям и т. д.

При планировании отпуска важно учитывать пожелания сотрудников, которые имеют льготы.

График отпусков

График отпусков — это документ, который регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году. В нем содержатся сведения о времени отдыха каждого сотрудника. Порядок составления графика отпусков следующий:

• сбор сведений. В первую очередь нужно собрать пожелания сотрудников: когда они хотели бы уйти в отпуск. Поясните сотрудникам, что отпуск можно разделить на части, при этом продолжительность одной из этих частей должна быть минимум две недели;
• составление графика. Используя информацию, полученную от сотрудников, составьте график отпусков. При планировании необходимо также учесть специфические условия труда на различных рабочих местах и производственные нужды организации;
• утверждение графика. Готовый график согласуется с руководителем компании. Документ необходимо утвердить не позднее, чем за две недели до наступления нового года;
• оповещение сотрудников. Персонал организации должен обязательно ознакомиться с графиком отпусков и подтвердить это своей подписью:

- собственноручно, например расписаться в ведомости;

- электронной подписью при наличии в компании кадрового электронного документооборота.

Как оформить отпуск

Процесс оформления отпуска состоит из следующих этапов:

• Подготовка уведомления и заявления. Об отпуске необходимо напомнить работнику за две недели до начала отдыха. Если отпуск оформляется в соответствии с графиком, работнику не обязательно писать заявление. Но когда сотрудник уходит в незапланированный отпуск, он должен подать заявление;
• Создание приказа. Документ формируется на основании графика отпусков. Приказ можно составить в произвольной форме или использовать унифицированную форму Т-6. Приказ подписывают руководитель и работник;
• Выплата отпускных. Отпускные важно выплатить не позднее трех дней до начала отпуска. Если выплата произведена позже, работник может перенести дату начала отпуска, написав заявление;
• Кадровый учет. Сведения об отпуске указываются в личной карточке сотрудника. В табеле учета рабочего времени на время отпуска сотрудника появляется соответствующая отметка.

Расчет отпускных

Расчет отпускных осуществляется одновременно с приказом. Расчетный период по умолчанию составляет 12 месяцев до начала отпуска. Если сотрудник отработал меньше года, расчетный период считается с даты начала работы. 

Из расчетного периода исключаются дни отпусков, а также больничные, командировки и другие случаи, когда оплаты не было или она производилась по среднему заработку. Количество дней расчетного периода используется бухгалтерией для определения среднедневного заработка, который затем применяется для расчета суммы отпускных. Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами. 

Перенос или прекращение отпуска

Отпуск может быть перенесен или прекращен досрочно, например, если:

• работник во время отпуска заболел. Сотрудник должен сообщить об этом работодателю и продлить свой отдых на время болезни. Срок продления ограничен днями больничного, поэтому обязательно нужно оформить больничный лист;
• возникла производственная необходимость. В таком случае отпуск может быть перенесен на следующий год по инициативе работодателя и с согласия работника. Перенос отпуска невозможен, если сотрудник младше 18 лет или он трудится на вредных работах;
• сотрудник захотел прервать свой отпуск. У сотрудника есть на это право, никаких санкций к нему применить не могут. Отзыв работника из отпуска оформляется соответствующим приказом или распоряжением руководителя. Неиспользованные дни прерванного отпуска предоставляются сотруднику позже. Обратите внимание: нельзя прерывать отпуск беременных женщин, сотрудников до 18 лет и сотрудников, работа которых связана с вредными условиями труда.

Увольнение и отпуск

При увольнении работника не забудьте выплатить ему компенсацию за неиспользованные дни отдыха. Другой вариант: предоставьте отпуск и при необходимости перенесите дату увольнения на соответствующее количество дней.

Если же сотрудник к моменту увольнения использовал больше дней отпуска, чем ему полагалось за время работы, оплата за дни отпуска, выданная авансом, удерживается из финальных выплат сотрудника. В этой ситуации учитываются ограничения, предусмотренные статьей 137 ТК РФ.

Как упростить работу с кадровыми документами

Чтобы автоматизировать кадровые операции, используйте решения и сервисы 1С. Позвоните нам по телефону +7 (909) 28-25-160 или напишите в WhatsApp или Viber по номеру +7 (909) 28-25-160. Мы всегда на связи и поможем выбрать решения для автоматизации бизнес-процессов.