Как отразить отпускные в форме 6-НДФЛ

НДФЛ с отпускных: важное

Отпускные, так же, как и заработная плата, облагаются НДФЛ. Эти деньги можно выплатить строго в определенное время — минимум за 3 дня до начала отпуска сотрудника. Для расчета используются календарные дни, первый день отдыха в этот период не входит. 

Независимо от длительности отпуска, сумма выплачивается сразу за весь период. НДФЛ также удерживается единовременно, когда работодатель выдал или перечислил деньги сотруднику. При расчете НДФЛ налоговая база уменьшается на сумму стандартных вычетов. 

Как отразить отпускные в 6-НДФЛ, если их выплатили отдельно или вместе с зарплатой

Начиная с отчетности за первый квартал 2024 года, форма 6-НДФЛ сдается в соответствии с требованиями приказа ФНС от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@.

Расчет содержит 2 раздела:

• Сведения об обязательствах налогового агента. Здесь указываются сумма исчисленного и удержанного НДФЛ, перечисляемая с начала года, а также возвращенная с начала года сумма налога;
• Расчет исчисленных и удержанных сумм налога на доходы физических лиц. Здесь необходимо отразить обобщенные по всем сотрудникам суммы фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала года по соответствующей ставке.

Ранее (до 2023 года) даты фактического получения зарплаты и отпускных для целей НДФЛ отличались:

• оплата труда: последний день месяца, за который работнику начислен доход;
• отпускные: день выплаты дохода.

В отношении уплаты НДФЛ с авансов по зарплате с 2023 года действует правило, по которому датой фактического получения дохода является день выплаты дохода. Аналогичные правила действуют в отношении отпускных.

Таким образом, начиная с 2023 года налоговые агенты должны удерживать НДФЛ дважды, то есть при каждой выплате дохода сотруднику. Дни выплаты отпускных и заработной платы могут совпасть и в таком случае в разделе 1 формы 6-НДФЛ их отражают вместе. 

В разделе 2 формы 6-НДФЛ:

• в строке 120 складывается сумма выплаченного дохода;
• в строке 140 отражается общий размер исчисленного налога.

Как отразить в 6-НДФЛ переходящий отпуск

В расчете необходимо отчитаться только по тем суммам, которые уже выплачены. Если отпускные начислены, но еще не выплачены, отражать их в форме 6-НДФЛ не нужно. То есть сведения об отпускных нужно указывать в 6-НДФЛ только в том периоде, когда вы их выплатили. 

Если у работника переходящий отпуск, то есть отдых начался в одном месяце, а закончился в другом, принципы отражения те же самые — их нужно показать в отчете, когда вы выплатите деньги сотруднику. 

Доплата к отпускным: как отразить в отчете 6-НДФЛ

Иногда сотруднику необходимо пересчитать отпускные. Эту сумму отражают в отчете 6-НДФЛ как обычный доход в том периоде, когда он фактически был выплачен. НДФЛ с доплаты учитывается в разделе 1 в зависимости от того, когда деньги были перечислены в бюджет. 

Например, работник ушел в отпуск 5 августа, получил на руки отпускные 1 августа в размере 87 000 руб. (НДФЛ составил 13 000 руб.). В сентябре была обнаружена ошибка: сотруднику не доплатили 5000 руб. НДФЛ с этой суммы — 650 руб. Доплату перечислили 5 сентября.

В расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев эти операции необходимо отразить следующим образом:

1. В разделе 1:

• по строке 020 — 13 650 руб.;
• по строке 023 — 13 000 руб.;
• по строке 025 — 650 руб.

2. В разделе 2:

• по строкам 120, 131 — 92 000 руб. (общая сумма отпускных с учетом доплаты);
• по строкам 140, 160 — 13 650 руб.;
• по строке 163 — 13 000 руб.;
• по строке 165 — 650 руб.

Обратите внимание: уточненный расчет за квартал, в котором была выплачена основная сумма отпускных, подавать не нужно.

Отзыв сотрудника из отпуска: как отразить в расчете 6-НДФЛ

При отзыве работника из отпуска часть дней отдыха остается неиспользованной. Но поскольку деньги выдаются сотруднику еще до начала отпуска и в полном объеме, итоговую сумму необходимо пересчитать. Соответственно, придется пересчитать и сумму НДФЛ.

Излишне выплаченные деньги необходимо вернуть. Возможно несколько вариантов, например сотрудник:

• самостоятельно возвращает деньги в кассу;
• дает согласие на то, что деньги из его зарплаты будут удерживаться в счет отпускных;
• дает согласие на то, что переплата пойдет в счет будущих выплат, например зарплаты или будущих отпускных. 

Предположим, что работник оформил отпуск на 28 календарных дней с 17 июня по 14 июля. Всю сумму отпускных он получил 13 июня, а 2 июля его попросили вернуться на работу. Оставшиеся 13 дней отпуска сотрудник будет отдыхать в сентябре. 

Сумма отпускных составила 53 200 руб., НДФЛ — 6916 руб., на руки работник получил — 46 284 руб. 

Поскольку сотрудника отозвали из отпуска, бухгалтер сделал перерасчет:

• 1 900 руб. * 15 = 28 500 руб.;
• 28 500 руб. * 13 % = 3 705 руб.

В отчете 6-НДФЛ за полугодие эти данные отображаются следующим образом:

1. в разделе 1 по строкам 020, 025 — 6 916 руб.;

2. в разделе 2:

• по строкам 120, 131 — 28 500 руб.;
• по строке 140 — 3 705 руб.;
• по строкам 160, 165 — 6 916 руб.;
• по строке 180 — 3 211 руб.

После выхода на работу сотруднику за первую половину месяца начислили зарплату 30 000 тыс. руб., НДФЛ — 3 900 руб.

При ее выплате потребовалось учесть:

• 17 784 руб. (46 284 руб. — 28 500 руб.) — излишне выплаченные отпускные;
• 3 211 руб. (6 916 руб. — 3 705 руб.) — излишне удержанный НДФЛ.

При выплате зарплаты бухгалтер:

• рассчитал НДФЛ и уменьшил его на сумму излишне удержанного налога — 689 руб. (3 900 руб. — 3 211 руб.);
• выдал работнику на руки 11 527 руб. (30 000 руб. — 17 784 руб. — 689 руб.).

В сентябре сотруднику вновь рассчитали отпускные за оставшееся время отдыха: 24 700 руб. (1 900 руб. * 13 дн.) и НДФЛ 3 211 руб. (24 700 руб. * 13%).

В разделе 1 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев необходимо отразить НДФЛ с зарплаты и отпускных:

• по строке 020 — 10 816 руб. (6 916 руб. + 689 руб. + 3 211 руб.);
• по строке 021 — 689 руб.;
• по строке 025 — 3 211 руб.

В разделе 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев отразят отпускные за 17 июня — 2 июля, отпускные за сентябрь и зарплату за июль:

• по строкам 120, 131 — 83 200 руб. (28 500 руб. + 30 000 руб. + 24 700 руб.);
• по строкам 140, 160 — 10 816 руб.;
• по строке 161 — 689 руб.;
• по строке 165 — 3 211 руб.

Обратите внимание: если вы пересчитываете отпускные, сдавать уточненный 6-НДФЛ не нужно. 

Компенсация за неиспользованный отпуск: как отразить в отчете 6-НДФЛ

Данная выплата не относится к отпускным, поскольку у них разные коды дохода:

• 2012 — для отпускных;
• 2013 — для компенсаций за неиспользованный отпуск.

При расчете компенсации учитывается средний заработок сотрудника и количество неиспользованных дней отдыха. НДФЛ с этой суммы нужно перечислить в бюджет не позднее 5 или 28 числа.

В отчете 6-НДФЛ компенсацию необходимо отразить в разделе 2, когда доход уже выплачен. Удержанный НДФЛ включается в строки 020 и 160 и отражается в строках 021–026 и 161–166 в зависимости от срока уплаты в бюджет. Порядок одинаков для всех и не зависит от оснований увольнения.

Когда нужно перечислить НДФЛ с отпускных

Начиная с 2024 года установлено два расчетных периода и два срока уплаты НДФЛ:

• налог, удержанный с 1 по 22 число месяца. Сумму нужно перечислить до 28 числа текущего месяца;
• налог, удержанный с 23 по последнее число месяца. Сумму нужно перечислить до 5 числа следующего месяца.

Обратите внимание: это правило не распространяется на выплаты за период с 23 по 31 декабря. В этом случае НДФЛ необходимо уплатить не позднее последнего рабочего дня года. 

Когда нужно удержать НДФЛ с отпускных

Удержать НДФЛ нужно в дату выплаты отпускных, даже если отпуск переходящий. То есть если выплата фактически относится к следующему месяцу, удержать НДФЛ необходимо непосредственно в момент выплаты отпускных и со всей суммы.

Как заполнить 6-НДФЛ с отпускными (пример)

Предположим, что сотрудник оформил отпуск с 1 июля. Бухгалтер выплатил отпускные 26 июня. Выплата по отпускным составила 30 000 руб., а НДФЛ — 3900 руб.

В отчете 6-НДФЛ за полугодие необходимо заполнить следующее: 

• по строкам 020, 026 раздела 1 — 3 900 руб.;
• по строкам 120, 131 раздела 2 — 30 000 руб.;
• по строкам 140, 160, 166 раздела 2 — 3 900 руб.

Если у вас остались вопросы, как отразить отпускные в форме 6-НДФЛ, обращайтесь к нашим консультантам. Позвоните нам по телефону +7 (909) 28-25-160 или напишите в WhatsApp или Viber по номеру +7 (909) 28-25-160. Мы ответим на все ваши вопросы.