Как в 1С ЗУП настроить зарплатный проект

Что такое зарплатный проект в 1С ЗУП

Зарплатный проект в 1С ЗУП — это механизм перечисления зарплаты сотрудникам через банк по единому договору между компанией и кредитной организацией. В 1С:ЗУП можно:

• хранить данные по зарплатным проектам;
• автоматически формировать ведомости в банк;
• обмениваться файлами с банком;
• открывать лицевые счета сотрудникам;
• загружать подтверждения из банка;
• автоматически привязывать счета работников к выплатам.

Такой подход особенно удобен при регулярных массовых выплатах зарплаты, отпускных, премий и авансов.

Перед настройкой зарплатного проекта убедитесь, что у организации уже заключен договор с банком, а также подготовлены данные сотрудников для открытия лицевых счетов. Это позволит избежать ошибок при обмене файлами и подготовке ведомостей.

Как настроить зарплатный проект в 1С ЗУП

Все зарплатные проекты в программе хранятся в отдельном справочнике. Чтобы создать новый проект, откройте пункт Выплаты и выберите Зарплатные проекты.

Нажмите кнопку Создать.

В карточке проекта необходимо заполнить основные данные:

• организацию;
• банк;
• номер и дату договора;
• расчетный счет;
• валюту расчетов;
• систему платежных карт;
• параметры обмена файлами с банком.

Если нужного банка нет в списке, его можно загрузить из классификатора 1С.

Как настроить обмен с банком

Один из самых полезных инструментов в 1С:ЗУП — электронный обмен с банком. Он позволяет отправлять ведомости напрямую и автоматически получать информацию об открытых счетах сотрудников. Для этого в карточке зарплатного проекта нужно включить флажок электронного обмена.

После активации потребуется указать:

• формат обмена файлами;
• кодировку;
• подразделение банка;
• расчетную систему;
• технические параметры интеграции.

Обычно эти сведения предоставляет банк при подключении зарплатного проекта. Если электронный обмен не используется, данные по лицевым счетам придется вводить вручную, а ведомости — загружать через клиент-банк самостоятельно. После заполнения всех параметров сохраните зарплатный проект в 1С ЗУП, нажав кнопку Записать и закрыть.

Как добавить лицевые счета сотрудников

Чтобы зарплата перечислялась автоматически, в карточках сотрудников должны быть указаны лицевые счета. В 1С ЗУП это можно сделать двумя способами:

• индивидуально для каждого, через карточку сотрудника;
• массово через документ «Ввод лицевых счетов».

Заполнение через карточку сотрудника

Этот вариант подходит, если нужно добавить счета нескольким сотрудникам. Чтобы добавить лицевые счета, перейдите в раздел Кадры, выберите пункт Сотрудники.

Откройте карточку нужного сотрудника. В карточке сотрудника откройте раздел Выплаты, учет затрат. 

Укажите следующие параметры:

• способ выплаты — Зачислением на карточку;
• выберите созданный зарплатный проект в 1С ЗУП;
• проверьте номер лицевого счета.

После сохранения данные автоматически будут использоваться при формировании ведомостей.

Массовый ввод лицевых счетов

Если сотрудников много, удобнее использовать специальную обработку. Для этого откройте раздел Выплаты, выберите пункт Ввод лицевых счетов.

В документе нужно указать:

• организацию;
• зарплатный проект;
• месяц начала действия.

Нажмите кнопку Заполнить.  Программа автоматически покажет работников, у которых еще не указаны счета в 1С:ЗУП.

Внесите номера лицевых счетов и сохраните документ.

Такой способ существенно ускоряет настройку зарплатного проекта при массовом подключении персонала.

Как создать зарплатную ведомость в банк

После настройки проекта и заполнения счетов можно переходить к выплате зарплаты. Чтобы сформировать зарплатную ведомость в банк, перейдите в раздел Выплаты — Ведомости в банк.

Создайте новый документ по кнопке Создать.

Заполните:

• организацию;
• месяц выплаты;
• зарплатный проект.

Нажмите кнопку Заполнить. Программа автоматически подберет сотрудников и суммы к перечислению.

Ведомость включает:

• Ф. И. О. сотрудников;
• лицевые счета;
• суммы выплат;
• данные по зарплатному проекту.

Сохраните документ, нажав на кнопку Провести и закрыть.

Обмен документами с банком

Если используется электронный обмен, ведомость можно выгрузить в файл и отправить напрямую в банк. Для этого откройте раздел Выплаты, выберите пункт Документы обмена с банками.

Здесь пользователь:

• отправляет зарплатные ведомости;
• получает подтверждения банка;
• формирует заявки на открытие счетов;
• загружает информацию по новым картам сотрудников;
• создает документы на открытие/закрытие лицевых счетов.

Фактически 1С:ЗУП — это единый центр взаимодействия с банком по зарплатному проекту.

Как открыть лицевые счета новым сотрудникам

Если сотрудник только устроился и у него еще нет карты банка-партнера, в программе можно сформировать заявку на открытие счета. Для этого в разделе Документы обмена с банками. Нажмите кнопку Создать и выберите документ Заявка на открытие лицевых счетов.

Укажите сведения об организации, выберите зарплатный проект в 1С ЗУП и нажмите кнопку Заполнить. Программа сформирует список сотрудников без лицевых счетов. Проверьте персональные данные. Нажмите на кнопки Записать и Провести, чтобы сохранить заявку. Выгрузите файл заявки с помощью команды Выгрузить файл.

Сохраните файл на компьютере. Отправьте файл в банк и дождитесь подтверждения, что лицевые счета сотрудников открыты. Получите подтверждение от банка и загрузите его в 1С. Для этого нажмите на кнопку Создать и выберите пункт Подтверждение открытия счетов. Загрузите файл через открывшийся проводник. Номера счетов автоматически заполнятся в документе. Сохраните изменения.

Как отправить зарплату в банк

Когда ведомость по зарплате готова, ее можно выгрузить. Откройте раздел Выплаты, выберите пункт Обмен с банками (зарплата).

В форме укажите организацию и зарплатный проект. В нижней части окна вы увидите зарплатные ведомости, сформированные для выгрузки в банк. Выберите место на диске для обмена документами. Нажмите Выгрузить файл. Сохраните файл на диске, отправьте его в банк. Сотрудники получат на карты свою заработную плату. Если одновременно выгружается несколько ведомостей, дополнительно формируется платежное поручение. Его нужно отправить с ведомостью на выплату зарплаты.

На что обратить внимание при настройке

На практике проблемы с зарплатным проектом чаще всего возникают из-за некорректных данных сотрудников или ошибок в обмене файлами.

Перед запуском проекта стоит проверить:

• правильно ли указан СНИЛС и паспортные данные сотрудников;
• актуальность лицевых счетов;
• корректность формата обмена с банком;
• настройки кодировки файлов;
• соответствие организации и договора зарплатному проекту.

Также рекомендуем заранее протестировать обмен с банком на небольшой группе сотрудников.

Итоги

Зарплатный проект в 1С ЗУП позволяет автоматизировать выплаты сотрудникам, сократить нагрузку на бухгалтерию и снизить ошибки при перечислении заработной платы. При правильной настройке программа берет на себя большую часть рутинных операций: формирование ведомостей, обмен с банком, загрузку счетов и контроль выплат. Особенно заметен эффект в компаниях с большим количеством сотрудников и регулярными массовыми выплатами.

Если вам нужна помощь, чтобы настроить зарплатный проект в 1С ЗУП, оставьте заявку. Поможем:

• подключить электронный обмен с банком;
• проверить корректность ведомостей;
• загрузить лицевые счета сотрудников;
• устранить ошибки при обмене файлами.

Подскажем, как оптимизировать выплату зарплаты и сократить ручные операции в 1С.