Ведение кадрового учета

Ведение кадрового делопроизводства — сложная и ответственная задача. Любая ошибка или отсутствие нужного документа могут привести к крупным штрафам. Как правильно организовать учет кадров и при этом соблюдать законодательные нормы, разберем в этой статье.

Зачем нужен кадровый учет

Кадровый учет или делопроизводство — это систематизированная работа с данными сотрудников. Он необходим любой организации, даже если в штате нет наемных работников — в этом случае учет ведется по учредителю. Индивидуальные предприниматели тоже обязаны соблюдать правила кадрового делопроизводства, если у них есть хотя бы один сотрудник.

Кадровый учет нужен, чтобы:

оформлять трудовые отношения в соответствии с законодательством;
регулировать взаимодействие между работодателем и работником, определять права и обязанности обеих сторон;
создавать эффективную систему управления персоналом;
своевременно готовить необходимые кадровые документы и передавать отчетность в контролирующие органы;
решать трудовые споры.

Государственная инспекция труда или Роструд контролирует процессы кадрового делопроизводства и следит за тем, чтобы компании и ИП не нарушали права сотрудников. Если инспекция обнаружит нарушение, возможны административные или даже уголовные санкции. В некоторых случаях Роструд выдает предписание на устранение нарушений.

Кто отвечает за кадровый учет в компании

В крупных компаниях эту задачу выполняет отдел кадров. Этот же отдел занимается подбором персонала, оформляет необходимые кадровые документы. В небольших организациях эти обязанности выполняет бухгалтер или секретарь, реже — сам индивидуальный предприниматель или директор микропредприятия. Также ведение кадрового учета можно доверить аутсорсинговой компании (полностью или частично).

Если кадровый учет ведет сотрудник компании, он должен дать на это письменное согласие. Оформите совмещение профессий или внутреннее совместительство, выпустите соответствующий приказ.

Согласно статье 60.2 Трудового кодекса, при совмещении профессий заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, где указываются условия и сроки работы, а также размер доплаты. Если речь идет о внутреннем совместительстве (статья 60.1 ТК), заключается отдельный трудовой договор, а работает сотрудник в свободное от основной деятельности время. При этом учет рабочего времени ведется раздельно.

Чтобы было проще вести кадровый учет, подготовьте инструкцию. Так вы не запутаетесь, какие документы необходимо оформлять и как долго их хранить.

Как составить инструкцию по ведению кадрового делопроизводства

Важно: закон не обязывает работодателя составлять гайды для себя или сотрудников. Однако такая «шпаргалка» упрощает ведение кадрового учета, экономит время и помогает избежать штрафов от контролирующих органов.

1. Определите перечень обязательных документов

Контролирующие органы чаще всего запрашивают следующие документы:

Штатное расписание. В документе необходимо прописать структуру компании, количество сотрудников, их должности, квалификацию, оклад, надбавки.
Трудовой договор (статья 67 ТК) — заключается с каждым сотрудником, один экземпляр передается работнику.
Трудовые книжки и вкладыши. В них содержатся данные о приеме на работу, о квалификации специалиста, повышениях, переводах и т. д. Обратите внимание: трудовые книжки необходимо вести в электронном формате.
Табель учета рабочего времени. Помогает рассчитывать заработную плату сотрудникам. Составляется в свободной форме или по формам Т-12, Т-13.
График отпусков. Документ содержит даты отпусков каждого сотрудника. Документ формируется в свободной форме (или по форме Т-7) ежегодно за две недели до начала календарного года. Изменения можно внести при необходимости в течение года.
Правила внутреннего трудового распорядка (статья 189 ТК) — регулируют обязанности и права работников. Например, режим работы и отдыха, порядок приема или увольнения и т. д.
Документы, связанные с персональными данными. Согласие на обработку персональных данных подписывает каждый сотрудник. Положение о работе с персональными данными содержит информацию, какие именно данные относятся к персональным, как они обрабатываются, хранятся и при каких условиях передаются третьим лицам.
Журналы учета. Включают формы для регистрации трудовых книжек, приказов и других кадровых документов.
Инструкции по охране труда. В них собраны правила и требования, как безопасно выполнять работу.
Приказы по основной деятельности, личному составу, административно-хозяйственной деятельности. Составляются по унифицированным формам или в свободной форме.

2. Составьте штатное расписание

В штатном расписании зафиксирована структура организации, количество сотрудников, их должности и уровень оплаты труда. Согласно статьям 15 и 57 ТК, этот документ должны вести все компании и предприниматели с наемными работниками.

3. Разработайте правила внутреннего трудового распорядка

Эти правила должны учитывать специфику бизнеса и включать:

правила приема и увольнения сотрудников;
обязанности, права и ответственность сторон;
рабочий график и порядок предоставления отпусков;
методы поощрения и дисциплинарные взыскания.

Если предприятие относится к категории микропредприятий или НКО, правила внутреннего распорядка можно заменить типовым трудовым договором (Постановление № 858).

1С:Зарплата и управление персоналом

Учет кадров, расчет зарплаты и отчеты - легко для всех типов предприятий и ИП

попробовать

4. Подготовьте проект трудового договора

При оформлении трудового договора обязательно укажите:

ФИО сотрудника и его паспортные данные;
название организации и реквизиты работодателя;
место работы и функциональные обязанности;
оклад, надбавки и премии;
дату подписания и условия трудовой деятельности.

Полный перечень сведений, которые необходимо указать в трудовом договоре, перечислен в статье 57 ТК РФ. Для НКО и микропредприятий предусмотрена типовая форма трудового договора, утвержденная Постановлением № 858.

5. Организуйте ведение трудовых книжек

С 2020 года введены электронные трудовые книжки. С 2024 года если человек впервые устраивается на работу, работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку (бумажные завести нельзя). Работодатель ведет бумажные трудовые книжки у тех работников, которые ранее не отказались от них.

Журналы учета трудовых книжек должны быть прошнурованы, пронумерованы и заверены подписью руководителя.

6. Издайте приказы о назначении ответственных лиц

Приказы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97−2016 и выпускаются на официальном бланке организации. Если необходимо внести изменения в действующий документ, составляется новый приказ.

7. Подготовьте типовые кадровые документы

Список обязательных документов:

Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе, отпуске, командировках, поощрении, взысканиях).
Должностные инструкции. Содержат описание обязанностей и требований к сотрудникам.
Согласие на обработку персональных данных. Подписывается всеми работниками при трудоустройстве.

8. Разработайте локальные нормативные акты

Согласно статье 8 ТК РФ, предприниматели без статуса ИП могут не утверждать локальные нормативные акты. Однако все условия, которые обычно прописываются в ЛНА должны быть включены в трудовой договор.

Компании обязаны разрабатывать внутренние акты, касающиеся условий труда, графика отпусков и охраны труда. Эти документы согласовываются с профсоюзом (если он есть) и утверждаются руководителем.

9. Организация подачи отчетности в Социальный фонд

После объединения Пенсионного фонда и Фонда социального страхования в единый Социальный фонд России (СФР) количество отчетов сократилось. Теперь работодатели заполняют единый отчет ЕФС-1, включающий несколько разделов. Его форма и правила заполнения утверждены приказом СФР № 2281.

Формат сдачи ЕФС-1 зависит от численности сотрудников:

11 и более человек — исключительно в электронном формате;
до 10 человек — возможна подача как в электронном, так и в бумажном виде.

1С:Отчетность

Сдавайте отчетность быстро, просто и вовремя во все контролирующие органы с сервисом 1С

попробовать

Календарь сдачи отчетности по форме ЕФС-1

Раздел, подраздел	Срок сдачи
Раздел 1, подраздел 1.1	В зависимости от кадрового события: — В течение следующего рабочего дня после приема, увольнения, приостановки или возобновления трудового договора, а также заключения и расторжения договора ГПХ. — До 25-го числа месяца, следующего за месяцем оформления приказа при переводе, переименовании, назначении, присвоении или запрете занимать должность.
Раздел 1, подраздел 1.2	Ежегодно: — До 25 января года, следующего за отчетным, если в компании были сотрудники с особыми условиями для расчета стажа. — В течение 3 календарных дней после поступления запроса от СФР или застрахованного лица при подаче формы «Назначение выплат по ОСС».
Раздел 1, подраздел 1.3 (только для госучреждений)	Ежемесячно: — До 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Подраздел 3	Ежеквартально: — До 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, полугодием или годом.
Раздел 2	Ежеквартально: — До 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

10. Проверка учредительных документов

Кадровые документы должны соответствовать учредительным: например, название организации должно быть везде одинаковое. Если у компании есть полное и сокращенное наименование, используйте оба варианта. Для проверки изучите:

устав;
выписки из ЕГРЮЛ;
соглашение между учредителями о создании компании.

Важно определить, кто имеет право заключать и расторгать трудовые договоры, утверждать внутренние нормативные акты и какие ограничения есть у руководителя.

Пример. Если у компании по уставу руководителем является Александр, то трудовой договор должен подписывать именно он. Если в договоре указано одно лицо, а подпись стоит другого (например, заместителя Ивана), это ошибка. Иван мог бы подписывать договоры только при наличии соответствующего приказа.

11. Организация архивного хранения

Компании и ИП обязаны хранить кадровые документы в соответствии с приказом Росархива № 236.

Документы со сроком хранения менее 10 лет размещайте в отделе кадров.
Остальные документы формируйте в архивные дела в течение 1-3 лет после завершения делопроизводства.
Пропишите правила хранения документов в уставе организации.
Если передаете документы в архивную компанию, убедитесь, что у нее в уставе указан данный вид деятельности.
Если вы используете электронный документооборот, выбирайте российские сервисы и храните базы данных на территории РФ (Минфин № 62н).

Сроки хранения кадровых документов

Документ	Срок хранения
Штатное расписание, положение о персональных данных, документы по оплате труда	Постоянно
Приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки; невостребованные трудовые книжки, дипломы и аттестаты; журналы учета	75/50 лет
Табель учета рабочего времени, приказы об отпусках, документы по командировкам, приказы о проверках, документы по воинскому учету	5 лет
График отпусков, согласия на обработку персональных данных, приказы о дисциплинарных взысканиях	3 года
Правила внутреннего трудового распорядка, копии заявлений сотрудников	1 год

12. Заполнение регистрационных журналов

Каждый кадровый документ должен быть учтен в журнале регистрации. Работодатель использует типовую форму или выбирает ее самостоятельно и утверждает приказом.

На титульном листе укажите:

наименование журнала;
название организации;
даты начала и окончания ведения.

Ответственность за нарушение требований ведения кадрового учета

Нарушение	Штраф	Статья КоАП
Не ознакомили сотрудника с локальными актами	1000–5000 руб. (ИП и должностные лица), 30 000–50 000 руб. (юрлица)	ч. 1 ст. 5.27
Ошибки при оформлении трудовой книжки	1000–5000 руб. (ИП и должностные лица), 30 000–50 000 руб. (юрлица)	ч. 1 ст. 5.27
Отказ в заключении трудового договора	5000–20 000 руб. (ИП и должностные лица), 50 000–100 000 руб. (юрлица)	ч. 4 ст. 5.27
Отсутствие инструктажа по охране труда	15 000–25 000 руб. (ИП и должностные лица), 110 000–130 000 руб. (юрлица)	ч. 3 ст. 5.27.1
Неправильное оформление трудовых отношений с иностранцем	35 000–50 000 руб. (должностные лица), 400 000–800 000 руб. (юрлица). В некоторых регионах штрафы выше	ч. 3 ст. 18.15
Отсутствие согласия на обработку персональных данных	100 000–300 000 руб. (должностные лица), 300 000–700 000 руб. (юрлица)	ч. 2 ст. 13.11
Не передали списки граждан в военкомат для постановки на учет	40 000–50 000 руб. (должностные лица), 350 000–400 000 руб. (юрлица)	ст. 21.1

Частые вопросы

Что такое кадровый учет?

Это систематизированный документооборот, который фиксирует все сведения о сотрудниках, их правах и обязанностях.

Какие процессы входят в кадровое делопроизводство?

Разработка локальных актов, ведение кадрового учета, сдача отчетности.

Какие документы должен знать кадровик?

Основные правила изложены в ТК РФ, а также в следующих нормативных актах:

постановление Госкомстата № 1;
ГОСТ Р 7.0.97-2016;
125-ФЗ;
приказ Росархива № 236;
постановление правительства № 1250;
приказ Минтруда № 320н.

Кто обязан вести кадровый учет?

Кадровики, бухгалтеры, руководители микропредприятий или сторонние специалисты.

Что будет, если не вести кадровый учет в компании?

Штрафы, административная или уголовная ответственность.

Итоги

Грамотно организованный кадровый учет позволяет избежать штрафов и правовых проблем. Наличие всех необходимых документов, продуманная кадровая политика и соблюдение норм законодательства помогают работодателям минимизировать риски и эффективно управлять персоналом.

Как вести кадровый учет без штрафов: пошаговая инструкция