Можно ли выдавать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки?

Условия выдачи оригинала бумажной трудовой книжки:

• работодатель ведет бумажную трудовую книжку;
• сотрудник возвращает бумажную трудовую книжку в организацию не позднее трех рабочих дней после того, как заберет его из СФР.

Важно: три дня отсчитываются с момента получения книжки из фонда, а не с даты обращения сотрудника к работодателю. Если фонд рассматривает документы дольше, срок возврата сдвигается.

Что будет, если сотрудник не вернет трудовую книжку работодателю

В законе нет механизма, который позволил бы компании наказать работника за просрочку. Дисциплинарное производство здесь запустить нельзя: среди трудовых обязанностей нет пункта о своевременном возврате книжки. Остается только договариваться и искать компромисс.

Если задержка небольшая, возможно, стоит просто напомнить сотруднику об обязательстве. В случае длительного невозврата имеет смысл направить письменное уведомление с просьбой вернуть документ и указанием даты, когда он был выдан.

Кто отвечает за хранение трудовых книжек

Обеспечивать сохранность трудовых книжек обязана организация. Но если документ выдан по письменному заявлению сотрудника для оформления пенсии, работодатель освобождается от ответственности за его утерю в этот период.

Поэтому письменное обращение — ключевой элемент безопасности. Если заявление отсутствует, при утере бумажной трудовой книжки отвечать придется компании.

Что делать, чтобы избежать претензий

• Всегда требуйте заявление. Факт выдачи книжки должен быть подтвержден письменно. Иначе при утере отвечать будет работодатель.
• При нарушении сроков возврата запросите письменные пояснения. Затем можно обратиться в территориальное отделение СФР — уточнить, забрал ли сотрудник свой документ после оформления пенсии. Объяснительная и ответ фонда помогут избежать претензий со стороны трудовой инспекции.

Если бумажная трудовая книжка утрачена

Если работник потерял документ, организация обязана сделать дубликат. Для этого нужно заявление от сотрудника. Максимальный срок на изготовление дубликата — 15 рабочих дней.

Коротко главное

• Выдать оригинал трудовой книжки сотруднику можно только для обращения в СФР за пенсией.
• Обязательно запросите письменное заявление у сотрудника для выдачи трудовой книжки.
• Сотрудник должен вернуть бумажную трудовую книжку через три рабочих дня после получения из СФР.
• Наказать сотрудника, если он не вернул трудовую книжку в срок нельзя, — закон не дает таких полномочий.
• При утере трудовой книжки нужно сделать дубликат (в течение 15 рабочих дней).