Штатное расписание в 1С

Как вести штатное расписание в 1С

В 1С:ЗУП 3.1 предусмотрено три варианта учета:

1. Штатное расписание не ведется. В кадровом учете используется только справочник «Должности». Такой вариант подходит небольшим компаниям, но отчетность в Росстат придется формировать вручную.
2. Используется справочник штатного расписания для печати. Штатное расписание применяется как справочный документ, без жесткой проверки кадровых документов.
3. Сотрудники привязываются к позициям штатного расписания. Самый функциональный вариант — оптимален для крупных организаций и государственных учреждений.

Если при первичной настройке вы не включили флажок Использовать штатное расписание, его можно активировать позже в разделе Настройка — Кадровый учет.

Штатное расписание в 1С — основные настройки

При включении штатного расписания доступны следующие опции.

Контроль соответствия кадровых документов штатному расписанию. Система предупредит об ошибках.

Ведение истории изменений. Программа хранит все версии штатного расписания и формирует отчеты за любой период. На практике это самый удобный вариант.

Учет разрядов и категорий. Данные автоматически подставляются в кадровые документы.

Настройка печатной формы. Определяет способ отображения надбавок.

Бронирование позиций. В программе можно резервировать штатные единицы на заданное количество дней.

Где найти штатное расписание в 1С ЗУП

Справочник Штатное расписание доступен:

• в разделе Кадры;

• через раздел Главное.

Штатное расписание в 1С представляет собой список позиций: должность + подразделение + условия труда + количество ставок.

Режимы просмотра:

• одноуровневый список;
• иерархия по подразделениям.

Дополнительно можно вывести дату закрытия позиции, график работы, категорию, статус ставки (занята/свободна).

Настройки отображения позиций в 1С

В списке доступны флажки:

• Показывать неутвержденные позиции — отображаются жирным шрифтом.

• Показывать закрытые позиции — они зачеркнуты в списке.

Настройка подразделений в 1С

Подразделения создаются в разделе Настройка — Подразделения.

Для удобства доступны режимы отображения:

• иерархический список;
• плоский список;
• дерево подразделений (самый наглядный вариант).

Настройка и работа с должностями

Создать должность можно:

• вручную;
• через Подбор из ОКПДТР — предпочтительный вариант для формирования корректной отчетности.

Новые должности отображаются жирным шрифтом до утверждения. Чтобы использовать должность в работе, нужно установить флажок Позиция утверждена и указать дату начала действия должности.

С версии 1С:ЗУП 3.1.5 в карточке должности указывают:

• код по ОКПДТР;
• контрольное число;
• категорию.

Эти данные необходимы для формы статистики 57-Т.

Добавить новую должность, не используя историю ведения штатного расписания, можно. Установите флажок Должность введена в штатное расписание. Укажите дату, начиная с которой должность действует.

Должность, добавленная в режиме «С историей изменения …», выглядит вот так:

Как убрать должность из штатного расписания

Если в компании ведется история изменения штатного расписания, создайте документ Изменение штатного расписания. С помощью команды Закрыть позицию выберите нужные позиции, которые хотите убрать из штатного расписания. Они будут отображаться красным цветом. 

Сохраните и проведите документ. Если должности не используются, они автоматически исключаются из справочника Должности, а также указывается дата закрытия позиции. 

Если история изменения штатного расписания не используется в 1С:ЗУП, откройте нужную позицию в справочнике Штатное расписание и установите флажок Закрыта и больше не используется. Укажите дату закрытия позиции.

Чтобы убрать должность из штатного расписания в 1С:ЗУП, перейдите в справочник Должности. Откройте должность, которую хотите убрать из штатного расписания и установите флажок Должность исключена из штатного расписания и не используется после и укажите дату, начиная с которой эта должность более не используется.

Обратите внимание: убрать должность можно только если вы больше ее не используете в других позициях штатного расписания. Если должность используется, программа оповестит вас об этом (появится соответствующее сообщение) и не удалит должность из списка.

Чтобы посмотреть исключенные должности в справочнике Должности, установите одноименный флажок. Зачеркнутые должности – это те позиции, которые исключены из штатного расписания.

Ведение штатного расписания в 1С: с историей и без

Без истории изменений

Штатное расписание без истории изменений выглядит вот так:

Проще в настройке, но:

• нельзя сформировать отчет на произвольную дату;
• сложно корректно отражать изменения ставок.

Штатное расписание с историей изменений выглядит вот так:

Изменения вносятся только через документы Утверждение и Изменение штатного расписания. Это позволяет:

• отслеживать все изменения;
• формировать отчеты на любую дату;
• корректно управлять численностью и ФОТ.

Отчеты по штатному расписанию в 1С

Основные отчеты формируются:

• через раздел Кадры — Кадровые отчеты — Штатное расписание — на любую дату;

• из справочника штатного расписания по кнопке Печать — на текущую дату.

Для анализа используются отчеты:

• Анализ штатного расписания — плановые и фактические ставки, ФОТ;
• Заполненность штатного расписания и Штатная расстановка — в том числе ведется учет временно свободных позиций.

Отчеты строятся только по утвержденным и действующим позициям.

Печатная форма Т-3

В программе используется унифицированная форма Т-3 (Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.2004).

При этом закон № 402-ФЗ разрешает:

• дополнять форму реквизитами;
• использовать собственный бланк.

Редактирование макета выполняется через Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки.

Как отключить штатное расписание в 1С

Чтобы отключить штатное расписание в 1С, перейдите в раздел Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания. Снимите флажок Ведется штатное расписание.

Важно: если в 1С:ЗУП несколько организаций, штатное расписание отключится для всех.

Что будет, если не вести штатное расписание

При отключенном функционале кадровые документы придется заполнять вручную:

• подразделение и должность;
• начисления и размеры выплат.

При включенном штатном расписании система позволяет:

• автоматически подставлять условия работы и начисления;
• контролировать соответствие кадровых приказов;
• анализировать фактическую и плановую численность;
• печатать форму Т-3.

Как часто можно менять штатное расписание

Ограничений нет. Трудовой кодекс РФ не устанавливает ни количество штатных расписаний, ни периодичность их изменения.

На практике штатное расписание утверждают один раз, а затем вносят изменения по мере необходимости. При существенной реорганизации удобнее утвердить новое — особенно при включенной истории изменений.

Если вам нужна консультация, как вести штатное расписание в 1С или помощь в выборе продуктов 1С, обращайтесь к нашим экспертам. Напишите в чат на сайте или позвоните по номеру +7 (909) 282-51-60. Наши консультанты ответят на вопросы и подберут решения для вашего бизнеса.