1С:РПД: что это, для чего нужен сервис и кому он подходит

Бухгалтеру ежедневно нужно переносить в 1С данные из счетов, накладных, актов и других первичных документов. Если в документе несколько страниц и десятки позиций номенклатуры, ручной ввод занимает немало времени. А когда таких документов много, рутинная работа отнимает часы, которые можно было бы потратить на другие задачи.

Сократить количество ручных операций помогает сервис «1С:Распознавание первичных документов» или 1С:РПД. Он распознает данные из сканов, фотографий и электронных файлов и на их основе подготавливает документы для учетной базы. Сотруднику нужно проверить результат и создать документы в 1С.

Что такое 1С:РПД

1С:РПД — сервис на базе технологий искусственного интеллекта, который помогает переносить информацию из первичных документов в программы 1С. Он распознает содержимое файлов, сопоставляет данные с объектами информационной базы и подготавливает документы для дальнейшей работы.

Сервис встроен непосредственно в программы 1С, поэтому для работы с ним не нужно устанавливать отдельное приложение на компьютер. Необходимы доступ в интернет и программа 1С на официальной поддержке.

Для распознавания можно использовать сканы, фотографии и цифровые документы. Сервис работает, в частности, со счетами, накладными ТОРГ-12, актами, счетами-фактурами, УПД и кассовыми чеками.

Зачем нужен 1С:РПД

Главная задача сервиса — сократить объем ручного ввода первичных документов и ускорить их обработку. При этом 1С:РПД не просто извлекает текст из файла: он помогает сопоставить распознанные сведения с данными в учетной базе и создать новые документы.

1. Быстрее переносить данные в 1С

При ручном вводе данных бухгалтеру нужно открыть документ, перенести его реквизиты и табличную часть в программу, проверить суммы и номенклатуру. С многостраничными накладными и объемными УПД такая работа становится особенно трудоемкой.

1С:РПД распознает данные из документа и подготавливает их для загрузки в учетную базу. Это сокращает количество операций, которые сотруднику приходится выполнять вручную.

2. Упростить работу с номенклатурой

Один и тот же товар поставщик и покупатель могут называть по-разному. Например, в документе контрагента указано сокращенное наименование, а в учетной базе используется другое.

Сервис сопоставляет номенклатуру и контрагентов из документа с объектами в 1С. Если соответствие не очевидно, 1С:РПД может предложить варианты для подтверждения. Выбранное соответствие запоминается, чтобы в дальнейшем использовать его при обработке аналогичных данных.

Если нужного объекта еще нет в базе, сервис предлагает подтвердить его создание. Это помогает упростить обработку документов, в которых встречаются новые товары или контрагенты.

3. Обрабатывать документы комплектами

В учете документы нередко связаны между собой. Например, вместе с накладной контрагент отправляет счет-фактуру, а к акту — другой документ, относящийся к той же операции.

1С:РПД умеет объединять связанные документы в комплекты и предлагать их совместную обработку. Если часть документов уже есть в базе, сервис может подготовить недостающие, а сканы сопоставить с существующими документами.

Так проще обрабатывать комплект первички, не создавая повторно уже внесенные документы.

4. Прикреплять сканы к документам в базе

Бумажные оригиналы и электронные копии первички важно соотносить с учетными документами. 1С:РПД позволяет прикреплять сканы к создаваемым документам, а также сопоставлять изображения с документами, которые уже есть в базе.

В результате электронные копии можно хранить вместе с соответствующими учетными записями, не прикрепляя каждый файл вручную.

5. Упростить обработку кассовых чеков

Сервис поддерживает работу с кассовыми чеками и позволяет сверять информацию из QR-кода с данными ФНС. Распознанные сведения можно использовать при заполнении авансовых отчетов, путевых листов и документов «Расходы предпринимателя».

Для загрузки чеков также предусмотрено бесплатное мобильное приложение «1С:Сканер документов».

6. Уменьшить количество ошибок при вводе

При ручном переносе данных можно пропустить строку, перепутать цифры или ошибиться в сумме. 1С:РПД проверяет корректность числовых значений и выделяет данные, которые требуют внимания пользователя.

Это помогает быстрее находить потенциальные неточности. Однако результат распознавания все равно необходимо проверять: сервис не отменяет контроль со стороны сотрудника.

Как работает 1С:РПД

Работа с сервисом состоит из нескольких этапов.

1. Загрузите документ. Добавьте в 1С скан, фотографию или электронный файл с первичными документами.
2. Дождитесь распознавания. Сервис извлечет данные, сопоставит их с объектами информационной базы и подготовит результат.
3. Проверьте информацию. Обратите внимание на подсвеченные значения, новые объекты и предложенные соответствия. При необходимости внесите исправления.
4. Создайте документы в 1С. После проверки используйте подготовленные данные для формирования учетных документов.

Таким образом, сервис берет на себя часть технической работы, но решение о корректности данных и создании документов остается за пользователем.

Кому подходит 1С:РПД

Сервис будет полезен организациям и предпринимателям, которые регулярно получают первичные документы и обрабатывают их в программах 1С. Особенно заметной его польза может быть там, где много ручного ввода.

Бухгалтерам и бухгалтерским службам

Если бухгалтер каждый день переносит в программу накладные, акты, счета-фактуры и УПД, распознавание помогает сократить рутинные операции. Это актуально и для отдельных специалистов, и для бухгалтерий, которые ведут учет нескольких организаций.

Компаниям с большим количеством поставщиков

При работе с разными контрагентами бухгалтеру приходится обрабатывать документы с неодинаковыми форматами и наименованиями товаров. Сопоставление данных с информационной базой помогает упростить эту работу и повторно использовать ранее подтвержденные соответствия.

Организациям с объемной номенклатурой

Если в накладных много товарных позиций, ручной перенос данных занимает особенно много времени. 1С:РПД помогает распознать многостраничные документы и подготовить данные для загрузки в базу.

Компаниям, которые работают с бумажной первичкой

Если документы поступают на бумаге, в виде фотографий или сканов, их необязательно переносить в 1С вручную. Сервис позволяет использовать такие файлы как источник данных для создания учетных документов.

Предпринимателям и сотрудникам, работающим с авансовыми отчетами

При обработке кассовых чеков можно использовать распознавание и сверку данных с информацией ФНС. Это упрощает перенос сведений в авансовые отчеты, путевые листы и документы по расходам предпринимателя.

При этом сервис необязательно подключать всем без исключения. Если первичных документов мало и их ввод не занимает много времени, эффект может быть не таким заметным. Чтобы оценить пользу, стоит посмотреть, сколько документов сотрудники обрабатывают регулярно и сколько времени уходит на перенос данных.

В каких программах работает 1С:РПД

Сервис поддерживается в нескольких программах 1С, в том числе:

• 1С:Бухгалтерия;
• 1С:Управление нашей фирмой (УНФ);
• 1С:Управление торговлей и других.

Доступность возможностей зависит от конкретной программы и ее версии. Перед подключением стоит проверить совместимость с вашей конфигурацией и убедиться, что она находится на официальной поддержке. Как подключить сервис, рассказали в этой инструкции.

Что важно учесть перед подключением

1С:РПД сокращает объем ручной работы, но не делает учет полностью автоматическим. После распознавания нужно проверить данные и убедиться, что документы подготовлены корректно.

Перед подключением стоит оценить несколько моментов:

• Количество документов. Чем больше первички и чем сложнее ее табличные части, тем больше потенциальная польза от распознавания.
• Типы документов. Проверьте, поддерживает ли сервис документы, с которыми вы работаете.
• Качество исходных файлов. Нечеткие фотографии и сканы могут затруднить распознавание, поэтому результат требует проверки.
• Программа 1С. Уточните совместимость с вашей конфигурацией и версией.
• Условия использования. Проверьте доступные тарифы и объем распознавания, прежде чем выбирать вариант подключения.

Итоги

1С:РПД помогает сократить ручной ввод первичных документов в 1С. Сервис распознает данные из сканов, фотографий и электронных файлов, сопоставляет их с информационной базой, объединяет связанные документы и помогает прикреплять сканы к учетным записям.

В первую очередь его стоит рассмотреть бухгалтерам и компаниям, которые регулярно обрабатывают большой объем первички, работают с многостраничными накладными и часто вводят номенклатуру вручную.

Чтобы убедиться, подойдет ли 1С:РПД для вашей базы и поможет ли он сократить время на обработку документов, воспользуйтесь тестовым периодом. Напишите нам в чат на сайте: мы предоставим пробный доступ по 1С:РПД и подробно проконсультируем, как подключить сервис.