Smartway: система бронирования командировок в 1С

Что такое Smartway и как подключить сервис к «1С:Бухгалтерия»

Smartway — это программа для управления командировками, включающая бронирование билетов, отелей, такси и прочих сервисов. Так как решение входит в экосистему 1С, синхронизация с программами «1С:Бухгалтерия» (с версии 3.0.68), «1С:Бухгалтерия 8» КОРП (с версии 3.0.65) и «1С:ERP Управление предприятием» проходит без проблем.

Чтобы включить интеграцию, зарегистрируйтесь в Smartway. В 1С откройте меню: Настройки — Еще — Другие настройки — Администрирование — Интеграция со Smartway.

После настройки информация о проездных документах будет загружаться автоматически. Smartway выставляет счета, акты и счета-фактуры от своего имени, а авансовые отчеты формируются на основе данных сервиса.

Как происходит обмен данными (на примере 1С:ERP 2.5)

В 1С:ERP 2.5 интеграция со Smartway осуществляется через: НСИ и администрирование — Казначейство и взаиморасчеты — Подотчетники.

Для настройки:

1. Включите чекбокс Интеграция с сервисом бронирования Smartway.

2. Введите логин и пароль.

3. После этого в журнале Заявки на командировку появится подменю Smartway, через которое можно:

• отправлять заявки;
• получать данные о бронированиях, билетах и проезде;
• выгружать документы, через команду Скачать все;
• получать документы, через команду с логотипом Smartway (Получить данные).

Учет командировочных расходов

Для организации командировок необходим локальный акт, Положение о командировках, который утверждает правила возмещения: суточных, проезда и проживания.

Налоговые и бухгалтерские моменты

• Суточные, не облагаемые НДФЛ и страховыми взносами, определяются ст. 168 Трудового кодекса.
• Командировочные расходы, подтвержденные документами, включаются в расходы организации. НДФЛ и взносы начислять не нужно (кроме сверхнормативных суточных).

Документы, подтверждающие расходы на проезд

• Распечатанный электронный билет.
• Посадочный талон.

Если в билете указан НДС, его можно принять к вычету без счета-фактуры (см. письмо Минфина РФ от 20.01.2022 № 03-03-07/3198). В случае утраты посадочного талона потребуется дополнительный документ: справка от перевозчика или отметка в загранпаспорте (разъяснения Минфина РФ от 25.06.2021 № 03-03-07/50225).

Документы для подтверждения расходов на проживание

• Счет на оплату.
• Чек ККТ (или иной платежный документ).

Для вычета НДС необходим счет-фактура. Если заключается договор на аренду квартиры — договор аренды и подтверждение оплаты.

Бухгалтерские проводки: Дт 26 (44) Кт 71 (60).

Как подключить Smartway

Чтобы подключить Smartway:

• оставьте заявку;
• или позвоните по номеру, указанному ниже;
• или напишите в WhatsApp. 

Наши эксперты ответят на любые вопросы и помогут подключить Smartway в вашей 1С.