Как принять сотрудника на удаленную работу

В период борьбы с ковидом прием сотрудников на удаленку из редкого исключения стал распространенной практикой. Порядок не так сильно отличается от обычного найма персонала, однако есть особенности, на которых мы остановимся подробнее в нашем материале.

1. Получение от физлица обязательных для трудоустройства документов

Список документов стандартный. Единственное отличие – вы можете принять их по ЭДО с использованием электронной подписи. Также в Трудовом кодексе РФ за вами закреплено право требовать бумажные копии, заверенные нотариусом.

2. Знакомство сотрудника с локальными нормативными актами

В стандартной ситуации при трудоустройстве человек читает коллективный договор, внутренние правила и нормативные акты, которые связаны с его деятельностью, и ставит подпись, подтверждающую прочтение.

При приеме на дистанционку можно обойтись без личного присутствия физлица и отправить ему документы в электронной форме.

3. Заключение трудового договора

Также возможно в электронном виде. Но необходимо выполнить условия, прописанные в ТК РФ:

• при подписании наниматель должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП);

• сотрудник – УКЭП или усиленную неквалифицированную ЭП.

Что должно быть указано в трудовом договоре с дистанционным работником

• удаленный характер трудовой деятельности;

• постоянно, временно или периодически работник будет находиться на удаленке;

• форма взаимодействия нанимателя и сотрудника;

• сроки, которые устанавливаются для обмена основными и подтверждающими получение документами по ЭДО;

• в какой форме гражданин и организация предоставляют друг другу документы и другие сведения;

• как будет построен процесс удаленной работы и отчетов о выполнении задач;

• по какому расписанию работник будет трудиться и отдыхать;

• порядок использования сотрудником предоставленной работодателем техники, ПО, средств защиты информации, а также может ли он пользоваться собственным оборудованием и на каких условиях, положена ли ему компенсация за амортизацию.

При необходимости работник может запросить бумажную версию трудового договора. Форма заявления жестко не регламентирована. Вероятно, его можно подать лично или заказным письмом с уведомлением. Если вы получили такой запрос, его нужно выполнить в течение трех рабочих дней.

4. Приказ о приеме на работу

Оформляется на основании трудового договора. Стандарты заполнения и регистрации унифицированы и не отличаются от обычных. Но можно отправить приказ работнику для ознакомления с помощью ЭДО.

5. Отправка формы СЗВ-ТД о приеме удаленного работника

В день издания приказа о приеме или, самое позднее, на следующий после него необходимо отправить в ПФР форму СЗВ-ТД. Она утверждена общим постановлением Пенсионного фонда, для случаев удаленки отличий не предусмотрено.

6. Запись в трудовой книжке

Если трудовая книжка бумажная, вносить в нее запись о приеме на удаленку необязательно. Но если вы получили от нанятого соответствующий запрос в письменном виде (отправленный лично или по почте) и оригинал трудовика с уведомлением, запись можно внести в обычном порядке.

Если физлицо устраивается на работу впервые или его трудовая книжка уже ведется в электронном виде, заполнять ее не требуется. Необходимо только отправить в Пенсионный фонд СЗВ-ТД.

По всем вопросам, связанным с кадровым и бухгалтерским учетом вы можете обратиться к нам через сайт или по телефону (831) 2-333-666. Мы на связи.