Электронный документооборот с военкоматами: что нужно знать компаниям и гражданам

С 1 ноября 2024 года организации и граждане смогут передавать документы в военкоматы в электронной форме через портал Госуслуг. Однако соответствующие сервисы пока не запущены, и для полноценного перехода на электронный документооборот (ЭДО) необходимо выполнить ряд подготовительных шагов.

Как подать документы в военкомат?

На данный момент закон предусматривает три способа подачи документов:

• Лично в военкомат
• Заказным письмом
• Через портал Госуслуг и реестр воинского учета (при наличии соответствующего сервиса)

Для граждан предусмотрена возможность подачи заявлений через чат-бот Госуслуг с использованием простой электронной подписи. Организации же смогут отправлять документы только при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Что нужно организациям для перехода на ЭДО с военкоматами?

1. Зарегистрировать личный кабинет на Госуслугах.
2. Назначить штатного сотрудника, ответственного за воинский учет.
3. Оформить ему усиленную ЭЦП и машиночитаемую доверенность.
4. Подать заявку на подключение к электронному документообороту.

Документы должны соответствовать установленным шаблонам и подписываться УКЭП перед отправкой в военкомат. В частности, их удобно оформлять через 1С:ЗУП.

Важно: соглашение на ЭДО заключается с федеральным реестром, а не с каждым военкоматом отдельно.

Требования к ответственному за воинский учет

Ответственным за воинский учет может быть только штатный сотрудник компании. Если в организации до 500 военнообязанных, он может совмещать эту должность с другими обязанностями. Если же численность превышает 500 человек, необходимо выделять отдельную ставку. Заключение гражданско-правовых договоров или работа с самозанятыми для этой роли не допускается.

Подробнее об изменениях в правилах воинского учета в 2025 году – в статье.