Аренда помещения в 1С Бухгалтерия

Как оформить аренду помещения в 1С 8.3

В редакции 3.0 порядок отражения аренды практически не отличается от предыдущих версий программы. Для учета используется документ поступления услуг. Чтобы зарегистрировать расходы:

1. Откройте раздел Покупки.
2. Перейдите в раздел  Поступление (акты, накладные).
3. Создайте новый документ с видом операции Услуги (акт).

После этого заполните основные реквизиты документа:

• организацию;
• арендодателя;
• договор;
• номер и дату первичного документа;
• счет расчетов (при необходимости).

Если контрагент ранее не был внесен в справочник, его необходимо создать перед оформлением операции.

Заполнение табличной части

В разделе с номенклатурой выберите услугу аренды либо создайте новую позицию. Далее укажите:

• наименование услуги;
• количество (обычно — 1);
• стоимость аренды;
• ставку НДС, если она применяется по договору.

После проверки данных документ можно провести.

В результате программа автоматически сформирует бухгалтерские проводки по отражению расходов и расчетов с арендодателем.

Как изменить счета учета

Иногда возникает необходимость использовать другой счет затрат или изменить счет расчетов. Для этого не нужно исправлять каждую операцию вручную.

Достаточно открыть карточку услуги в справочнике Номенклатура, перейти в дополнительные настройки (пункт Еще в элементе Аренда помещений) и указать необходимые счета бухгалтерского учета. После изменения настроек новые документы будут формироваться уже с выбранной корреспонденцией счетов.

В зависимости от назначения помещения расходы могут отражаться:

• на счетах учета затрат (20–29);
• на счете 44, если помещение используется для торговой деятельности;
• на счете 76, если такой порядок закреплен учетной политикой организации.

Как учитывать коммунальные услуги

Если договор предусматривает отдельную оплату коммунальных расходов, их рекомендуем учитывать отдельно от арендной платы. Для этого в справочнике создают отдельные услуги, например:

• аренда помещения;
• электроэнергия;
• отопление;
• водоснабжение;
• эксплуатационные расходы.

Все услуги включаются в один документ поступления либо оформляются отдельными актами — в зависимости от порядка расчетов с арендодателем. Такой подход позволяет получить более детальную аналитику затрат и упростить контроль расходов.

Если имущество арендуется у гражданина, порядок учета отличается от обычных расчетов с организациями. Помимо отражения самой арендной платы необходимо зарегистрировать доход физического лица и сумму удержанного НДФЛ.

Для этого используется документ Операция учета НДФЛ, который находится в разделе: Зарплата и кадры — НДФЛ — Все документы по НДФЛ.

Нажмите на кнопку Создать. Выберите вид документа Операция учета НДФЛ. Укажите:

• организацию;
• дату регистрации;
• физическое лицо, получающее арендную плату;
• дату операции.

Регистрация дохода

На вкладке Доходы отражается информация о начисленном доходе. Заполняются следующие сведения:

• дата получения дохода;
• код дохода — 1402;
• сумма дохода — арендной платы;
• при необходимости — обособленное подразделение.

Остальные поля обычно остаются пустыми.

Отражение исчисленного НДФЛ

Следующий этап — регистрация начисленного налога. На соответствующей вкладке указывают:

• дату получения дохода;
• сумму исчисленного НДФЛ;
• подразделение (если применяется).

После проведения документа сведения попадут в налоговый учет.

Регистрация удержанного налога

На вкладке удержанного НДФЛ необходимо заполнить:

• дату выплаты дохода;
• налоговую ставку;
• сумму удержанного налога;
• срок перечисления;
• код дохода.

При необходимости также указывается обособленное подразделение. После сохранения документа информация будет использована при формировании отчетности по НДФЛ.

Проверка отражения доходов

Чтобы убедиться в правильности заполнения данных, рекомендуем сформировать отчет Анализ НДФЛ по датам получения доходов. Отчет расположен в разделе Зарплата и кадры — Зарплата — Отчеты по зарплате);

Он позволяет проверить:

• сумму начисленного дохода;
• размер удержанного налога;
• корректность дат получения дохода;
• полноту отражения информации в налоговом учете.

Как оформить бухгалтерские проводки

Сам документ учета НДФЛ не создает бухгалтерских записей. Поэтому начисление арендной платы и удержание налога оформляют отдельной ручной операцией через раздел: Операции — Операции, введенные вручную.

Если арендодатель является сотрудником организации

Начисление арендной платы отражают проводкой: Дт счетов учета затрат (20, 26, 44 и др.) — Кт 73.03.

Расчеты по прочим операциям и по удержанному НДФЛ с начисленной арендной платы — Дт 73.03 Расчеты по прочим операциям Кт 68.01.

Если имущество арендуется у физического лица, не состоящего в штате

Для расчетов используют счет 76.10. По начисленной арендной плате укажите проводку: Дт 26 (20, 44 и т. д.) Кт 76.10 Прочие расчеты с физическими лицами и по удержанному НДФЛ с начисленной арендной платы: Дт 76.10 Прочие расчеты с физическими лицами — Кт 68.01

Выбор счета зависит от статуса арендодателя, поэтому этот момент важно учитывать при отражении операций.

Нужно ли начислять страховые взносы

Вознаграждение по договору аренды имущества не относится к выплатам за выполнение работ или оказание услуг. Поэтому при аренде автомобиля или другого имущества у физического лица страховые взносы начислять не требуется.

Исключение составляют случаи, когда договор содержит элементы оказания услуг либо фактически заменяет трудовые отношения.

Когда перечислять НДФЛ

Организация, выступающая налоговым агентом, обязана удержать налог при выплате дохода и перечислить его в бюджет не позднее следующего рабочего дня после выплаты арендной платы физическому лицу.

Несвоевременное перечисление налога может привести к начислению пеней и привлечению к налоговой ответственности.

Что важно помнить

При отражении аренды помещения в 1С Бухгалтерия основная операция оформляется документом поступления услуг. Если арендная плата и коммунальные платежи оплачиваются отдельно, их рекомендуем учитывать разными позициями номенклатуры. При необходимости счета учета можно изменить через настройки услуги.

Если арендодателем выступает физическое лицо, дополнительно потребуется зарегистрировать доход, удержать НДФЛ, сформировать ручные бухгалтерские проводки и своевременно перечислить налог в бюджет. Такой порядок обеспечит корректное отражение операций как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.