Ответственные лица в 1С 8.3 — как настроить, где найти и как изменить

Что такое ответственные лица в 1С

Ответственные лица – сотрудники, назначенные на определенные должности в организации (например, директор, главный бухгалтер, кассир, заведующий складом и т. д.), чьи Ф. И. О. и должности автоматически подставляются в печатные формы документов, отчеты и другие официальные бумаги. Они также участвуют в подписании документов, особенно тех, которые отправляются в контролирующие органы: ФНС, СФР (бывш. ПФР, ФСС).

Настройка ответственных лиц обычно осуществляется в справочнике «Организации», а также частично в справочниках «Сотрудники», «Физические лица», «Должности» и других связанных элементах. Конкретное местоположение зависит от используемой конфигурации, например, ответственными лицами могут быть: ответственные за склад, кассу, расчеты и др. В более свежих версиях 1С информация об ответственных лицах может располагаться также в отдельных разделах «Подписи», «Ответственные лица» или «Реквизиты».

Где хранятся подписи ответственных лиц

Подписи в 1С бывают условные и графические:

1. Текстовые подписи (Ф. И. О. и должность) подставляются в печатные формы автоматически.

2. Изображения подписей и печатей (сканы) можно загружать:

• В справочник организации, на вкладке «Подписи и печати».
• В отдельных конфигурациях – в настройках «Учетной политики» или «Печатных форм».
• Настройка может потребовать подключаемого внешнего файла (формат PNG, JPG).

Чтобы изображения подписей отображались корректно, нужно включить опцию «Использовать печати и подписи» в параметрах печатных форм или учетной политики. После настройки данные ответственных автоматически подставляются:

• В печатные формы (акты, накладные, счета-фактуры, УПД, приходные кассовые ордера и др.).
• В регламентированную отчетность (например, форма 6-НДФЛ, РСВ, декларации).
• В электронные документы, отправляемые через оператора ЭДО или напрямую в ФНС.

Также они участвуют в подписании документов с помощью ЭЦП (электронной подписи). В этом случае необходимо, чтобы ФИО сотрудника в 1С полностью совпадало с владельцем электронной подписи.

Ответственные лица можно назначать по умолчанию, чтобы не указывать каждый раз при создании документов. При смене руководителя или бухгалтера обязательно обновите данные в справочнике «Организации», чтобы в печатных формах отображалась актуальная информация. Если используется несколько организаций, настройка проводится отдельно для каждой. При необходимости можно задать разные подписи для разных типов документов или подразделений.

Частые ошибки:

• Неполные данные. Отсутствует должность или ФИО, печатная форма будет пустой или некорректной.
• Старые данные. При смене сотрудника не обновлены реквизиты, в результате подписан документ не тем человеком.
• Ошибки в настройке ЭЦП. Ф. И. О. в сертификате не совпадает с Ф. И. О. в 1С.
• Неактивированная функция. Отключены подписи или печати в параметрах печатных форм.

Настройка ответственных лиц в 1С – важный элемент корректного учета и формирования официальных документов. Эта информация влияет на отображение подписей, автоматическое заполнение данных в документах и их юридическую значимость.

Как изменить ответственных лиц в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Ответственные лица в 1С – это сотрудники организации, чьи данные отображаются в печатных формах, отчетах, документах и используются для подписания юридически значимых бумаг. Их корректная настройка и своевременное обновление – ключ к правильному документообороту. Потребность изменить ответственного в системе 1С может возникнуть в ряде ситуаций:

• Смена руководителя организации.
• Назначение нового главного бухгалтера.
• Изменение материально-ответственного лица (например, кладовщика, кассира).
• Перераспределение полномочий между сотрудниками.
• Ошибочно указанный сотрудник при первичной настройке.
• Увольнение или перевод ответственного на другую должность.

Если вовремя не внести изменения, в печатных формах и отчетах будут отображаться устаревшие или неверные данные, что может привести к юридическим или бухгалтерским ошибкам. Местоположение реквизитов ответственных лиц зависит от используемой конфигурации (1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП, 1С:УПП, 1С:Комплексная автоматизация и т. д.), но чаще всего они находятся в справочнике «Организации», внутри документов (например, приходных ордеров, накладных, счетов-фактур) через реквизит «Ответственный», в соответствующих справочниках (склады, кассы, подразделения и др.).

Как изменить ответственных лиц

Если речь про руководителя или бухгалтера:

• Перейдите в справочник «Организации».
• Откройте вкладку «Подписи» или «Дополнительно». В этой вкладке отображаются поля для ввода Ф. И. О. и должностей ответственных лиц.
• Внесите изменения. Удалите старую информацию и впишите новые данные вручную или выберите из справочника сотрудников.
• Сохраните карточку организации. Теперь в документах, связанных с этой организацией, будут отображаться актуальные данные.

Если вы хотите поменять ответственного за склад, выполните следующие действия. Откройте справочник «Склады», найдите требуемый склад, затем ответственное лицо, укажите сотрудника. Не забывайте сохранять изменения. После этого все операции по данному складу будут автоматически учитывать нового ответственного.

Некоторые документы (например, реализация товаров, приходные и расходные ордера, счета) позволяют указать ответственного сотрудника напрямую в теле документа:

• Откройте документ.
• Найдите поле «Ответственный» (обычно находится в шапке документа).
• Выберите нужного сотрудника.
• Сохраните изменения.

Если в документе указан неверный сотрудник, можно изменить его вручную, либо по умолчанию система будет подставлять пользователя, который создает документ. Когда в системе используются графические подписи и печати, а не только текстовые, их можно заменить следующим образом:

1. Перейдите в справочник «Организации».
2. Откройте вкладку «Печати и подписи».
3. Загрузите новое изображение (формат PNG, JPG, размер до 500 Кб).
4. Назначьте, кто подписывает документы, и привяжите картинку.
5. Сохраните изменения.

Также стоит проверить шаблоны, автоматические заполнения и стандартные настройки ответственных, возможно, они требуют коррекции. Изменение ответственных лиц в 1С 8.3 – процедура несложная, но очень важная для корректного функционирования учета, формирования отчетности и юридических документов. В зависимости от объекта (организация, склад, касса, документ), действия немного отличаются, но суть одна – найти нужный справочник, заменить старое лицо на новое и сохранить изменения.

Как получить консультацию

Если у вас остались вопросы, как работать с ответственными лицами в 1С, обращайтесь к нам:

• оставьте заявку на сайте;
• или позвоните по номеру, указанному ниже;
• или напишите в WhatsApp. 

Наши эксперты ответят на ваши вопросы по работе с 1С.