Smartway: возможности сервиса для планирования командировок

Что такое Smartway

Smartway – это сервис для сотрудников, которые организуют деловые поездки. Решение упрощает работу секретарей, бухгалтеров и руководителей при планировании командировок, оформлении отчетности и бронировании поездок. С его помощью можно заказывать билеты, бронировать гостиницы без наценок и дополнительных комиссий, а также вести кадровый и бухгалтерский учет поездок благодаря интеграции с 1С.

Использование Smartway позволяет компаниям снизить расходы на командировки. Система напрямую подключена к перевозчикам: пользователи покупают билеты по базовым тарифам, без комиссий посредников. Такой же принцип работает и с гостиницами — бронирование происходит без скрытых платежей. 

Сервис Smartway особенно полезен при организации поездок для группы сотрудников, когда отказ от комиссионных сборов позволяет снизить расходы на 15–50% от бюджета поездки. Smartway освобождает секретарей и личных помощников от поиска оптимальных вариантов, так как вся необходимая информация уже собрана в системе.

Интеграция Smartway с 1С

Smartway легко встраивается в решения 1С: «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Бухгалтерия». Кадровики и бухгалтеры могут формировать заявки на командировки прямо в 1С и согласовывать их через сервис. Также предусмотрено автоматическое создание приказов на командировку.

Чтобы упростить ввод персональных данных, сведения можно загрузить из «1С:Зарплата и управление персоналом» в Smartway. Ошибки, которые обычно возникают при ручном вводе, исключены. Все приобретенные билеты автоматически добавляются в 1С, а информация о поездках попадает в авансовые отчеты. При этом НДС корректно отражается в книге покупок.

Функциональные возможности Smartway

• Поиск билетов и сравнение цен на гостиницы. Smartway показывает предложения от разных поставщиков, позволяя выбрать оптимальный вариант без дополнительных сборов. При покупке билетов авиакомпаний S7 Airlines и Аэрофлот пользователи также могут накапливать мили для последующих поездок.
• Мгновенное подтверждение бронирования. Ответ отеля поступает сразу после оформления заказа. Возможны изменения в бронировании без штрафных санкций в течение 24 часов после покупки.
• Автоматическое заполнение данных. При работе с сервисом Smartway исключены ошибки при вводе информации о сотрудниках, поскольку данные заполняются автоматически.
• Отложенный платеж. Предусмотрено бронирование билетов и гостиниц с отсроченной оплатой или предоплатой.
• Контроль командировочных расходов. В Smartway можно настроить корпоративную тревел-политику, устанавливать лимиты по бюджету для сотрудников.
• Упрощенное согласование поездок. Для руководителя процесс согласования командировки сводится к одному клику.
• Аналитика и контроль затрат. Smartway формирует детализированную отчетность по расходам на сотрудников, подразделения и юридические лица.
• Электронный документооборот. Все документы по поездкам хранятся в системе, их можно оперативно отправлять в бухгалтерию.
• Полная совместимость с 1С. В Smartway автоматически создаются приказы на командировку, заполняются авансовые отчеты, а необходимые данные можно загрузить в учетную систему.

Преимущества Smartway для сотрудников

Сервис могут использовать все, кто участвует в планировании и организации командировок: секретари, бухгалтеры и руководители. Разберем, какие задачи Smartway помогает решать каждому сотруднику.

Преимущества Smartway для бухгалтеров:

• автоматическое заполнение авансовых отчетов;
• передача данных о поездках в 1С;
• получение закрывающих документов;
• запрос дополнительных подтверждающих документов (например, копий посадочных талонов).

Преимущества Smartway для секретарей и личных помощников:

• быстрое заполнение данных сотрудников без ошибок;
• возможность бронировать билеты и гостиницы, заказывать такси;
• гибкость в изменении бронирования — отмена или корректировка поездки без штрафов в течение 24 часов после оформления.

Преимущества Smartway для руководителей:

• быстрое согласование поездок в Smartway;
• делегирование задач по организации командировок с возможностью контроля расходов;
• ограничение бюджета на поездки;
• анализ расходов на командировки и оптимизация затрат.

Чтобы протестировать возможности Smartway, оставьте заявку. Менеджер свяжется с вами, откроет бесплатный доступ к Smartway и ответит на ваши вопросы. Если вы уже подключили Smartway, используйте интеграцию с решениями 1С без дополнительной оплаты.