обзор 06 сент. 2022  2897

Как хранить счета-фактуры правильно

Нет времени читать?

Отправим статью на почту

Отправить

Законом установлен порядок документооборота для бухучета. Он распространяется и на счета-фактуры.

Счета-фактуры доступны руководителю организации, главному бухгалтеру, некоторым другим работникам. Кроме того, организация обязана предоставить их по требованию акционеров с долей больше четверти всех акций и налоговому инспектору при проведении проверок.

Сколько хранить счета-фактуры

Минимум пять лет. Срок отсчитывается с 01.01 года, следующего за годом окончания документооборота по счету-фактуре.

Корректировочные счета-фактуры хранятся в течение такого же срока, как и обычные. При этом архивируют и первоначальные документы, к которым относятся корректировки.

Как указывает Минфин, годом окончания документооборота является год, в котором фирма в последний раз использовала счет-фактуру при расчете налога и формировании отчетности. Следует учитывать, что для этих целей они иногда используются в нескольких кварталах или годах.

В случае необходимости бизнес вправе прописать в локальных актах более длительные периоды хранения.

1С:Бухгалтерия

Автоматизируйте учет на предприятии с помощью универсального решения 1С

попробовать 

Общие правила хранения счетов-фактур

  • создать безопасные условия, не допускать изменений данных;
  • в случае утери или порчи предпринять шаги по восстановлению;
  • оставить возможность ознакомиться с документами, а также передать их по требованию проверяющих;
  • отслеживать периоды хранения и обеспечить уничтожение с соблюдением всех требований.

1С:Отчетность

Сдавайте отчетность быстро, просто и вовремя во все контролирующие органы с сервисом 1С

попробовать 

Как хранить электронные счета-фактуры

Сохраняют не только электронный файл, но и сопутствующие данные по ЭДО:

  • подтверждение оператора об отправке либо получении;
  • извещение компании о том, что подтверждение оператора было получено;
  • другие относящиеся к документам данные.

Внимание! Компания должна также сохранять квалифицированные сертификаты ключей электронных подписей – как доказательство законности ЭЦП.

1С:Распознавание первичных документов

Преобразование бумажной первички в документы базы 1С

попробовать 

Особенности хранения бумажных счетов-фактур

Закон предписывает разделять выставленные и полученные счета-фактуры. Хранение организуют по хронологии, отталкиваясь от дат выставления (составления) либо получения от другой стороны.

Бумажные документы допустимо сохранить как на материальном носителе, так и электронно. Но цифровые версии, даже подписанные ЭЦП, не заменяют собой подлинники.

Подробнее о том, как работать со сканами документов и распознавать их, мы писали в этой статье.

Если счета-фактуры составлены на бумажных носителях, их между собой не сшивают и не опечатывают.

По окончании квартала либо года документы направляют в архив. Если их количество невелико – допускается не делать этого и организовать хранение в кабинете главного бухгалтера.

1С: Фреш

Работайте с программами 1С из любой точки мира и экономьте на обслуживании

попробовать 

Нужно ли уничтожать счета-фактуры

После истечения установленных сроков компания вправе уничтожить счета-фактуры.

Руководитель своим приказом формирует экспертную комиссию, куда включает сотрудников бухгалтерии. Комиссия проводит экспертизу документов и составляет опись к уничтожению.

Итоговый акт об уничтожении документов подписывает руководитель.

Организация может уничтожить документы как самостоятельно, так и с привлечением подрядной организации. В последнем случае сотрудник заказчика должен проконтролировать процесс.

Фактическое уничтожение счетов-фактур также фиксируется специальным актом.

Чтобы автоматизировать процессы по архивированию первичных документов, подключите сервисы 1С. Позвоните нам по номеру (831) 2-333-666, или свяжитесь в WhatsApp и Viber — +7 (909) 28-25-290. Ответим на все вопросы.

Нет времени читать?

Отправим статью на почту

Отправить

Вам может быть интересно

Как перейти на ЭПД в 2025 году и избежать штрафов | Статья Lad

обзор 15 апр. 2025  450

Как перейти на ЭПД в 2025 году и избежать штрафов

С 2025 года действуют новые правила, касающиеся использования электронных перевозочных документов. Подробнее о работе с ЭПД рассказали в статье

Декларация по НДС на УСН: как заполнить и сдать | Статья Lad

обзор 08 апр. 2025  2953

Декларация по НДС на УСН: как заполнить и сдать

Разбираемся, кто должен подавать декларацию по НДС на УСН в 2025 году, какие изменения появились в форме документа и как его правильно заполнить

1С-Коннект: что это, как скачать и установить | Статья Lad

обзор 09 апр. 2025  506

1С-Коннект: что это, как скачать и установить

С помощью 1С-Коннект пользователи могут в любой момент обратиться техподдержку 1С. Как установить и использовать 1С-Коннект, рассказали в статье

Как подключить 1С:Подпись — инструкция | Статья Lad

обзор 10 апр. 2025  260

Как подключить 1С:Подпись — инструкция

Разбираемся, как работает 1С:Подпись. Пошаговая инструкция: как настроить 1С:Подпись, подать заявку на получение квалифицированной электронной подписи

ФНС, Роспотребнадзор и не только: кого ждать с проверкой в 2025 году? | Статья Lad

обзор 07 апр. 2025  542

ФНС, Роспотребнадзор и не только: кого ждать с проверкой в 2025 году?

Рассказали, кто может прийти с проверкой в 2025 году, что будут проверять и как бизнесу подготовиться

Декларация по УСН за 2024 год: как заполнить и сдать | Статья Lad

обзор 01 апр. 2025  896

Декларация по УСН за 2024 год: как заполнить и сдать

С 2025 года изменилась форма декларации УСН, порядок заполнения, контрольные соотношения для проверки данных. Подробнее рассказали в статье

вернуться в блог
Свяжитесь с нами
Написать в Telegram
Обратный звонок
Вопросы онлайн!
Связаться в WhatsApp
#
Выберите удобный способ коммуникаций через WhatsApp
У меня есть приложение на компьютере перейти
Перейти в приложение WhatsApp на телефоне перейти
Отсканируйте QR-код камерой смартфона