06 сент. 2022  535

Как правильно хранить счета-фактуры

обзор
Ирина Созинова

Ирина Созинова

Заместитель руководителя отдела продаж 1С

~ 2 мин на чтение
Нет времени читать?

отправить на почту

Законом установлен порядок документооборота для бухучета. Он распространяется и на счета-фактуры.

Счета-фактуры доступны руководителю организации, главному бухгалтеру, некоторым другим работникам. Кроме того, организация обязана предоставить их по требованию акционеров с долей больше четверти всех акций и налоговому инспектору при проведении проверок.

Общие правила хранения счетов-фактур

  • создать безопасные условия, не допускать изменений данных;
  • в случае утери или порчи предпринять шаги по восстановлению;
  • оставить возможность ознакомиться с документами, а также передать их по требованию проверяющих;
  • отслеживать периоды хранения и обеспечить уничтожение с соблюдением всех требований.

1С:Бухгалтерия

Автоматизируйте учет на предприятии с помощью универсального решения 1С

попробовать 

Особенности хранения бумажных счетов-фактур

Закон предписывает разделять выставленные и полученные счета-фактуры. Хранение организуют по хронологии, отталкиваясь от дат выставления (составления) либо получения от другой стороны.

Бумажные документы допустимо сохранить как на материальном носителе, так и электронно. Но цифровые версии, даже подписанные ЭЦП, не заменяют собой подлинники.

Подробнее о том, как работать со сканами документов и распознавать их, мы писали в этой статье.

Если счета-фактуры составлены на бумажных носителях, их между собой не сшивают и не опечатывают.

По окончании квартала либо года документы направляют в архив. Если их количество невелико – допускается не делать этого и организовать хранение в кабинете главного бухгалтера.

1С:Отчетность

Сдавайте отчетность быстро, просто и вовремя во все контролирующие органы с сервисом 1С

попробовать 

Как хранить электронные счета-фактуры

Сохраняют не только электронный файл, но и сопутствующие данные по ЭДО:

  • подтверждение оператора об отправке либо получении;
  • извещение компании о том, что подтверждение оператора было получено;
  • другие относящиеся к документам данные.

Внимание! Компания должна также сохранять квалифицированные сертификаты ключей электронных подписей – как доказательство законности ЭЦП.

1С:Распознавание первичных документов

Преобразование бумажной первички в документы базы 1С

попробовать 

Как долго хранить счета-фактуры

Минимум пять лет. Срок отсчитывается с 01.01 года, следующего за годом окончания документооборота по счету-фактуре.

Корректировочные счета-фактуры хранятся в течение такого же срока, как и обычные. При этом архивируют и первоначальные документы, к которым относятся корректировки.

Как указывает Минфин, годом окончания документооборота является год, в котором фирма в последний раз использовала счет-фактуру при расчете налога и формировании отчетности. Следует учитывать, что для этих целей они иногда используются в нескольких кварталах или годах.

В случае необходимости бизнес вправе прописать в локальных актах более длительные периоды хранения.

1С: Фреш

Работайте с программами 1С из любой точки мира и экономьте на обслуживании

попробовать 

Нужно ли уничтожать счета-фактуры

После истечения установленных сроков компания вправе уничтожить счета-фактуры.

Руководитель своим приказом формирует экспертную комиссию, куда включает сотрудников бухгалтерии. Комиссия проводит экспертизу документов и составляет опись к уничтожению.

Итоговый акт об уничтожении документов подписывает руководитель.

Организация может уничтожить документы как самостоятельно, так и с привлечением подрядной организации. В последнем случае сотрудник заказчика должен проконтролировать процесс.

Фактическое уничтожение счетов-фактур также фиксируется специальным актом.

Чтобы автоматизировать процессы по архивированию первичных документов, подключите сервисы 1С. Позвоните нам по номеру (831) 2-333-666, или свяжитесь в WhatsApp и Viber — +7 (909) 28-25-290. Ответим на все вопросы.

0 комментариев

Спасибо за оставленный Вами комментарий!

Вам может быть интересно

Что такое управленческий учет и зачем он нужен | Статья Lad

обзор 27 сент. 2022  233

Что такое управленческий учет и зачем он нужен

Читайте, в каких ситуациях необходим управленческий учет, чем он отличается от бухгалтерского и зачем бизнесу его внедрять

Учет ГСМ: на что обратить внимание в 2022 году | Статья Lad

обзор 20 сент. 2022  594

Учет ГСМ: на что обратить внимание в 2022 году

Читайте, как корректно вести учет топлива и составлять путевой лист в соответствии с требованиями законодательства

Сроки подачи уведомления об обработке персданных в 2022 году | Статья Lad

обзор 13 сент. 2022  900

Сроки подачи уведомления об обработке персданных в 2022 году

Роскомнадзор дал разъяснения для операторов персональных данных. Читайте подробнее в нашем материале

Как начислять амортизацию в 2022 году | Статья Lad

обзор 30 авг. 2022  355

Как начислять амортизацию в 2022 году

Амортизацию в бухучете применяют, чтобы корректно учесть в расходах суммы активов. Расскажем, на что обратить внимание

Изменения для бюджетных учреждений в 2022 году | Статья Lad

обзор 23 авг. 2022  150

Изменения для бюджетных учреждений в 2022 году

Рассказываем о самых важных новшествах для бухгалтеров и других работников бюджетных организаций за весну и лето 2022 года

Базовая бухгалтерия или облачная 1С: что выбрать | Статья Lad

обзор 16 авг. 2022  257

Базовая бухгалтерия или облачная 1С: что выбрать

Рассказываем, какой сервис удобнее и выгоднее для ведения бухучета, в том числе при удаленном формате работы

вернуться в блог

Подпишитесь, чтобы быть в курсе
последних новостей

Раз в неделю и только по делу

подписаться

Нужна помощь с выбором или консультация?

Заполните форму. Мы перезвоним и поможем решить вашу проблему

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Пользовательское соглашение

Благодарим за обращение в нашу компанию!

Подобрать выгодный тариф!
Свяжитесь с нами
Написать в Jivo Chat
Связаться в WhatsApp
Выберите удобный способ коммуникаций через WhatsApp
У меня есть приложение на компьютере перейти
Перейти в приложение WhatsApp на телефоне перейти
Отсканируйте QR-код камерой смартфона