обзор 06 сент. 2022  2721

Как хранить счета-фактуры правильно

Нет времени читать?

Отправим статью на почту

Отправить

Законом установлен порядок документооборота для бухучета. Он распространяется и на счета-фактуры.

Счета-фактуры доступны руководителю организации, главному бухгалтеру, некоторым другим работникам. Кроме того, организация обязана предоставить их по требованию акционеров с долей больше четверти всех акций и налоговому инспектору при проведении проверок.

Сколько хранить счета-фактуры

Минимум пять лет. Срок отсчитывается с 01.01 года, следующего за годом окончания документооборота по счету-фактуре.

Корректировочные счета-фактуры хранятся в течение такого же срока, как и обычные. При этом архивируют и первоначальные документы, к которым относятся корректировки.

Как указывает Минфин, годом окончания документооборота является год, в котором фирма в последний раз использовала счет-фактуру при расчете налога и формировании отчетности. Следует учитывать, что для этих целей они иногда используются в нескольких кварталах или годах.

В случае необходимости бизнес вправе прописать в локальных актах более длительные периоды хранения.

1С:Бухгалтерия

Автоматизируйте учет на предприятии с помощью универсального решения 1С

попробовать 

Общие правила хранения счетов-фактур

  • создать безопасные условия, не допускать изменений данных;
  • в случае утери или порчи предпринять шаги по восстановлению;
  • оставить возможность ознакомиться с документами, а также передать их по требованию проверяющих;
  • отслеживать периоды хранения и обеспечить уничтожение с соблюдением всех требований.

1С:Отчетность

Сдавайте отчетность быстро, просто и вовремя во все контролирующие органы с сервисом 1С

попробовать 

Как хранить электронные счета-фактуры

Сохраняют не только электронный файл, но и сопутствующие данные по ЭДО:

  • подтверждение оператора об отправке либо получении;
  • извещение компании о том, что подтверждение оператора было получено;
  • другие относящиеся к документам данные.

Внимание! Компания должна также сохранять квалифицированные сертификаты ключей электронных подписей – как доказательство законности ЭЦП.

1С:Распознавание первичных документов

Преобразование бумажной первички в документы базы 1С

попробовать 

Особенности хранения бумажных счетов-фактур

Закон предписывает разделять выставленные и полученные счета-фактуры. Хранение организуют по хронологии, отталкиваясь от дат выставления (составления) либо получения от другой стороны.

Бумажные документы допустимо сохранить как на материальном носителе, так и электронно. Но цифровые версии, даже подписанные ЭЦП, не заменяют собой подлинники.

Подробнее о том, как работать со сканами документов и распознавать их, мы писали в этой статье.

Если счета-фактуры составлены на бумажных носителях, их между собой не сшивают и не опечатывают.

По окончании квартала либо года документы направляют в архив. Если их количество невелико – допускается не делать этого и организовать хранение в кабинете главного бухгалтера.

1С: Фреш

Работайте с программами 1С из любой точки мира и экономьте на обслуживании

попробовать 

Нужно ли уничтожать счета-фактуры

После истечения установленных сроков компания вправе уничтожить счета-фактуры.

Руководитель своим приказом формирует экспертную комиссию, куда включает сотрудников бухгалтерии. Комиссия проводит экспертизу документов и составляет опись к уничтожению.

Итоговый акт об уничтожении документов подписывает руководитель.

Организация может уничтожить документы как самостоятельно, так и с привлечением подрядной организации. В последнем случае сотрудник заказчика должен проконтролировать процесс.

Фактическое уничтожение счетов-фактур также фиксируется специальным актом.

Чтобы автоматизировать процессы по архивированию первичных документов, подключите сервисы 1С. Позвоните нам по номеру (831) 2-333-666, или свяжитесь в WhatsApp и Viber — +7 (909) 28-25-290. Ответим на все вопросы.

Нет времени читать?

Отправим статью на почту

Отправить

Вам может быть интересно

Режимы налогообложения для ИП и ООО в 2025 году: описание и преимущества | Статья Lad

обзор 18 мар. 2025  274

Режимы налогообложения для ИП и ООО в 2025 году: описание и преимущества

Разбираемся, какой выбрать режим налогообложения, чтобы не попасть на штрафы, платить меньше налогов и как можно реже отчитываться

Веб-сервисы 1С: что это, как создать и настроить | Статья Lad

обзор 14 мар. 2025  264

Веб-сервисы 1С: что это, как создать и настроить

Веб-сервисы упрощают интеграцию между различными системами и платформами. Разбираемся, что это такое, как настроить и использовать веб-сервис в 1С

Как выдать кассовые чеки с 1 марта 2025 года | Статья Lad

обзор 11 мар. 2025  1276

Как выдать кассовые чеки с 1 марта 2025 года

Разбираемся, как выдавать кассовые чеки с 1 марта 2025 года пользователям ККТ: организациям и индивидуальным предпринимателям

Маршрутизация заявок в 1С: как упорядочить 500+ заявок в день | Статья Lad

кейс 06 мар. 2025  350

Маршрутизация заявок в 1С: как упорядочить 500+ заявок в день

Специалисты Lad настроили в 1С автоматическую маршрутизацию заявок с помощью GPTZATOR, что позволило ускорить их обработку

Учетная политика — 2025: что изменилось и как отразить в 1С | Статья Lad

обзор 04 мар. 2025  2079

Учетная политика — 2025: что изменилось и как отразить в 1С

Рассказали, что такое учетная политика и какие изменения необходимо внести в документ в 2025 году

Как считать налоги на Wildberries: вопросы и ответы | Статья Lad

обзор 09 мар. 2025  170

Как считать налоги на Wildberries: вопросы и ответы

Прежде чем начать продавать на Wildberries, важно понять, как вести налоговый учет, сдавать отчетность. Ответы на частые вопросы собрали в этой статье

вернуться в блог
Свяжитесь с нами
Написать в Telegram
Обратный звонок
Вопросы онлайн!
Связаться в WhatsApp
#
Выберите удобный способ коммуникаций через WhatsApp
У меня есть приложение на компьютере перейти
Перейти в приложение WhatsApp на телефоне перейти
Отсканируйте QR-код камерой смартфона