06 сент. 2022  996

Как хранить счета-фактуры правильно

обзор
Ирина Созинова

Ирина Созинова

Заместитель руководителя отдела продаж 1С

~ 2 мин на чтение
Нет времени читать?

отправить на почту

Законом установлен порядок документооборота для бухучета. Он распространяется и на счета-фактуры.

Счета-фактуры доступны руководителю организации, главному бухгалтеру, некоторым другим работникам. Кроме того, организация обязана предоставить их по требованию акционеров с долей больше четверти всех акций и налоговому инспектору при проведении проверок.

Сколько хранить счета-фактуры

Минимум пять лет. Срок отсчитывается с 01.01 года, следующего за годом окончания документооборота по счету-фактуре.

Корректировочные счета-фактуры хранятся в течение такого же срока, как и обычные. При этом архивируют и первоначальные документы, к которым относятся корректировки.

Как указывает Минфин, годом окончания документооборота является год, в котором фирма в последний раз использовала счет-фактуру при расчете налога и формировании отчетности. Следует учитывать, что для этих целей они иногда используются в нескольких кварталах или годах.

В случае необходимости бизнес вправе прописать в локальных актах более длительные периоды хранения.

1С:Бухгалтерия

Автоматизируйте учет на предприятии с помощью универсального решения 1С

попробовать 

Общие правила хранения счетов-фактур

  • создать безопасные условия, не допускать изменений данных;
  • в случае утери или порчи предпринять шаги по восстановлению;
  • оставить возможность ознакомиться с документами, а также передать их по требованию проверяющих;
  • отслеживать периоды хранения и обеспечить уничтожение с соблюдением всех требований.

1С:Отчетность

Сдавайте отчетность быстро, просто и вовремя во все контролирующие органы с сервисом 1С

попробовать 

Как хранить электронные счета-фактуры

Сохраняют не только электронный файл, но и сопутствующие данные по ЭДО:

  • подтверждение оператора об отправке либо получении;
  • извещение компании о том, что подтверждение оператора было получено;
  • другие относящиеся к документам данные.

Внимание! Компания должна также сохранять квалифицированные сертификаты ключей электронных подписей – как доказательство законности ЭЦП.

1С:Распознавание первичных документов

Преобразование бумажной первички в документы базы 1С

попробовать 

Особенности хранения бумажных счетов-фактур

Закон предписывает разделять выставленные и полученные счета-фактуры. Хранение организуют по хронологии, отталкиваясь от дат выставления (составления) либо получения от другой стороны.

Бумажные документы допустимо сохранить как на материальном носителе, так и электронно. Но цифровые версии, даже подписанные ЭЦП, не заменяют собой подлинники.

Подробнее о том, как работать со сканами документов и распознавать их, мы писали в этой статье.

Если счета-фактуры составлены на бумажных носителях, их между собой не сшивают и не опечатывают.

По окончании квартала либо года документы направляют в архив. Если их количество невелико – допускается не делать этого и организовать хранение в кабинете главного бухгалтера.

1С: Фреш

Работайте с программами 1С из любой точки мира и экономьте на обслуживании

попробовать 

Нужно ли уничтожать счета-фактуры

После истечения установленных сроков компания вправе уничтожить счета-фактуры.

Руководитель своим приказом формирует экспертную комиссию, куда включает сотрудников бухгалтерии. Комиссия проводит экспертизу документов и составляет опись к уничтожению.

Итоговый акт об уничтожении документов подписывает руководитель.

Организация может уничтожить документы как самостоятельно, так и с привлечением подрядной организации. В последнем случае сотрудник заказчика должен проконтролировать процесс.

Фактическое уничтожение счетов-фактур также фиксируется специальным актом.

Чтобы автоматизировать процессы по архивированию первичных документов, подключите сервисы 1С. Позвоните нам по номеру (831) 2-333-666, или свяжитесь в WhatsApp и Viber — +7 (909) 28-25-290. Ответим на все вопросы.

0 комментариев

Спасибо за оставленный Вами комментарий!

Вам может быть интересно

Как удерживать алименты по заявлению сотрудника без исполнительного листа | Статья Lad

обзор 26 сент. 2023  141

Как удерживать алименты по заявлению сотрудника без исполнительного листа

При наличии заявления сотрудника работодатель может удерживать алименты из его заработной платы без исполнительного листа

Новая форма ЕФС-1: какие изменения появятся в отчетах в СФР | Статья Lad

обзор 19 сент. 2023  410

Новая форма ЕФС-1: какие изменения появятся в отчетах в СФР

Социальный фонд разработал новую форму по персонифицированному учету и страховым взносам (ЕФС-1) для работодателей

Какие отчеты нужно сдать в сентябре 2023 года | Статья Lad

обзор 12 сент. 2023  482

Какие отчеты нужно сдать в сентябре 2023 года

Собрали в единый материал все обязательные платежи и отчеты сентября для бизнеса

Как оформлять машиночитаемые доверенности в разных ситуациях | Статья Lad

обзор 05 сент. 2023  323

Как оформлять машиночитаемые доверенности в разных ситуациях

Обязательный переход на МЧД отложен до 01.09.2024. Но бизнес вправе внедрить изменения заранее. Разбираем вопросы, которые могут при этом возникнуть

Цифровой рубль: как подключить и проводить расчеты | Статья Lad

обзор 29 авг. 2023  365

Цифровой рубль: как подключить и проводить расчеты

В России начал работать цифровой рубль. Разбираемся, что необходимо учесть при расчетах новым средством платежа

Новое по налогообложению НДС: льготы, возмещение, счета-фактуры | Статья Lad

обзор 22 авг. 2023  545

Новое по налогообложению НДС: льготы, возмещение, счета-фактуры

Читайте, какие важные изменения по НДС появятся в связи с принятыми поправками в НК РФ

вернуться в блог

Подпишитесь, чтобы быть в курсе
последних новостей

Раз в неделю и только по делу

подписаться

Нужна помощь с выбором или консультация?

Заполните форму. Мы перезвоним и поможем решить вашу проблему

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Пользовательское соглашение

Благодарим за обращение в нашу компанию!

Подобрать выгодный тариф!
Свяжитесь с нами
Написать в Jivo Chat
Связаться в WhatsApp
Связаться в Telegram
Выберите удобный способ коммуникаций через WhatsApp
У меня есть приложение на компьютере перейти
Перейти в приложение WhatsApp на телефоне перейти
Отсканируйте QR-код камерой смартфона