Основные справочники в 1С: виды, примеры и работа с элементами

Справочники — один из основных инструментов для хранения и систематизации информации в программах 1С:Предприятие 8.3. В них собраны сведения об объектах, которые используются в повседневной работе: контрагентах, товарах, услугах, сотрудниках, складах и подразделениях.

Благодаря справочникам пользователям не нужно каждый раз вводить одни и те же данные при оформлении документов и выполнении учетных операций. Достаточно один раз добавить нужную информацию, чтобы затем обращаться к ней в разных разделах программы.

Что такое справочник в 1С:Предприятие

Справочник в 1С — это объект конфигурации, предназначенный для хранения однотипной информации. Например, в одном справочнике собраны сведения о поставщиках и покупателях, в другом — о товарах и услугах, в третьем — о сотрудниках организации.

Такие данные используются в разных операциях и документах. При оформлении поступления товаров можно выбрать поставщика из справочника «Контрагенты», а при продаже — указать нужную позицию из справочника «Номенклатура».

У каждого элемента справочника есть набор реквизитов — полей, в которых хранится информация об объекте. Например, для контрагента это могут быть наименование, ИНН, адрес и контактные данные, а для товара — название, артикул и единица измерения.

Справочники в 1С помогают:

• хранить информацию в одном месте и поддерживать ее актуальность;
• быстрее заполнять документы за счет выбора готовых элементов;
• сокращать количество повторного ввода данных;
• систематизировать сведения об объектах учета;
• использовать одну и ту же информацию в разных операциях программы.

Основные типы и виды справочников в 1С

В 1С справочники различаются по способу организации данных. Один из основных признаков — наличие или отсутствие иерархии.

Иерархические справочники в 1С позволяют объединять элементы в группы и создавать вложенную структуру. Например, в справочнике номенклатуры товары можно распределить по категориям: сначала выделить группы «Одежда», «Обувь» и «Аксессуары», а внутри них создать отдельные позиции.

Такая организация удобна, когда информации много и ее нужно структурировать по определенным признакам.

Неиерархические справочники в 1С представляют собой обычный список элементов без вложенных групп. Пользователь может искать и выбирать нужную запись, но не может распределять элементы по папкам внутри самого справочника.

Cправочники в 1С можно разделить по назначению. В разных конфигурациях 1С набор и названия могут отличаться, но часто встречаются следующие.

Контрагенты — организации и физические лица, с которыми взаимодействует предприятие: покупатели, поставщики и партнеры.

Номенклатура — товары, материалы, работы и услуги, участвующие в хозяйственной деятельности.

Сотрудники — сведения о работниках организации.

Склады — места хранения товаров и материалов.

Подразделения — структурные единицы предприятия.

Состав справочников зависит от конфигурации и задач, для которых используется программа. Например, в бухгалтерской системе и программе для управления торговлей набор доступных справочников будет различаться.

Примеры основных справочников 1С

Рассмотрим несколько справочников, с которыми пользователи часто работают в программах 1С.

Контрагенты

Здесь хранятся сведения о компаниях и физических лицах, с которыми организация ведет расчеты и другие операции. В карточке контрагента могут быть указаны:

• наименование организации или Ф. И. О. физического лица;
• ИНН и другие регистрационные данные;
• юридический и фактический адреса;
• контактная информация;
• банковские реквизиты.

При оформлении документов пользователю достаточно выбрать нужного контрагента из списка, а не вводить его данные заново.

Номенклатура

Справочник используют для учета товаров, материалов, работ и услуг. В карточке номенклатуры можно хранить наименование, артикул, единицу измерения, цену и другие характеристики.

Элементы справочника участвуют в оформлении поступлений, продаж, перемещений и других операций. Если позиций много, их удобно распределять по группам.

Склады

В справочнике содержится информация о местах хранения товаров и материалов. Он помогает указывать, откуда поступили или куда перемещаются запасы, а также учитывать остатки в разрезе складов.

Сотрудники

В этом справочнике хранятся сведения о работниках организации: Ф. И. О., должности и другие данные, необходимые для работы с персоналом и оформления документов.

Подразделения

Справочник содержит информацию о структуре предприятия. В нем можно отразить отделы и другие организационные единицы, к которым относятся сотрудники или хозяйственные операции.

Как создать новый элемент справочника

В процессе работы может понадобиться добавить нового контрагента, товар, сотрудника или другой объект учета. Для этого в 1С предусмотрено создание элементов непосредственно из соответствующего справочника.

Порядок действий:

1. Откройте нужный справочник в пользовательском режиме 1С.

2. Нажмите кнопку «Создать».

3. В открывшейся форме заполните необходимые поля. Например, для нового контрагента укажите наименование, ИНН и контактные данные.

4. Проверьте введенную информацию.

5. Нажмите «Записать и закрыть».

После сохранения элемент появится в списке справочника и станет доступен для выбора в соответствующих документах и операциях.

Набор полей зависит от вида справочника и конфигурации. Некоторые реквизиты могут быть обязательными, другие заполняются по необходимости.

Элементы справочников также могут быть связаны с другими объектами программы. Например, при оформлении документа пользователь выбирает контрагента и номенклатуру из соответствующих списков. Благодаря этому данные не приходится дублировать в каждом документе.

Как изменить элемент справочника в 1С

Иногда сведения в справочнике устаревают или оказываются введены с ошибками. В таком случае существующий элемент можно открыть и отредактировать.

Для этого:

1. Перейдите в нужный справочник.
2. Найдите элемент, который требуется изменить. Можно воспользоваться строкой поиска или доступными фильтрами.
3. Откройте карточку элемента двойным щелчком мыши либо выберите его и нажмите кнопку «Изменить».
4. Внесите необходимые исправления.
5. Нажмите «Записать и закрыть».

Изменения сохранятся в карточке элемента. Если этот элемент используется в документах, обновленные сведения могут отображаться и при дальнейшей работе с ним.

Когда нужно изменить сразу несколько записей, можно использовать специальные инструменты 1С для групповой обработки данных. Возможности массового редактирования зависят от конфигурации и настроек программы.

Заключение

Справочники в 1С 8.3 позволяют хранить и систематизировать сведения об объектах учета, которые используются в работе предприятия. Контрагенты, номенклатура, склады, сотрудники и подразделения — примеры справочников, с которыми пользователи регулярно взаимодействуют при оформлении документов и выполнении учетных операций.

Чтобы эффективно работать с данными, важно понимать назначение справочников, уметь находить нужные элементы, добавлять новые записи и своевременно обновлять информацию. Это помогает поддерживать порядок в базе и сокращает количество повторного ввода данных.