Воинский учет в 1С ЗУП — настройка и отправка отчетов в военкомат

Настройка программы

Чтобы правильно вести воинский учет в 1С ЗУП, необходимо все настроить и максимально автоматизировать:

1. Открыть меню «Настройка» и включить возможность ведения ВУ, то есть поставить галочку в графе «Ведется воинский учет».
2. Если имеет место процесс бронирования граждан на военное время и на мобилизационный период, то нужно дополнительно поставить еще одну соответствующую галочку.
3. Выбрать сотрудника, который будет нести ответственность за ведение воинского учета. Для этого открыть раздел «Ответственные лица», поле «Ответственный за ВУР». Причем работник должен не просто быть выбранным в программе, но и назначен приказом руководителя компании. В идеальном варианте это опытный специалист, который много лет работает с 1С ЗУП и знает все тонкости.
4. Сформировать документы в карточке организации. Для этого пройти в раздел «Настройки», затем «Реквизиты организации» и «Настройки организации». Это может быть, например, приказ «Об организации воинского учета граждан», «О бронировании граждан, пребывающих в запасе» и так далее. К документу прилагается план работы, связанный с осуществлением воинского учета и бронирования лиц, находящихся в запасе.
5. Указать категорию ВУ в справочнике «Должности». Если ведется учет по забронированным работникам, то дополнительно заполняется и графа «Категория учета забронированных».

Особенности заполнения данных по ВУ в 1С ЗУП

Во-первых, требуется первичное внесение данных. Оно производится непосредственно при приеме человека на работу. В нижней части формы находится графа «Воинский учет», где сразу же указываются нужные сведения — состоит ли сотрудник на учете, не состоит, подлежит ли постановке на воинский учет и так далее.

Во-вторых, в карточке сотрудника указываются: категория (призывник или офицер запаса), состав, звание и профиль, данные военного билета или приписного удостоверения. Пишутся и данные о военкомате по месту жительства сотрудника. Если человек меняет место жительства, то изменения вносятся не только в его личное дело, но и в раздел о воинском учете. Ведь, вероятнее всего, в случае чего ему предстоит обращаться уже в другой военкомат.

Если сотрудник имеет право на отсрочку от призыва и от мобилизации, то в карточку вносятся данные о бронировании. В 1С ЗУП можно составлять отчеты не только по воинскому учету для внутренней работы. Программа позволяет также предоставлять все необходимые данные в военкоматы, то есть проводить внешнюю работу. Тут есть довольно много форм, которые предстоит заполнить:

• сведения о военнообязанных. Это нужно для внутренней сверки;
• список граждан для сверки с военкоматом. Отчет формируется как минимум 1 раз в год и распространяется на тех сотрудников, которые являются военнообязанными. Специалисты с формулировками «снят с воинского учета» (по возрасту или по состоянию здоровья) в этот список не входят;
• список первоначальной постановки на воинский учет. Это актуально для работников, у которых в графе «Отношение к воинскому учету» указано «Состоит на учете» или «Не состоит» (но должен).

Учет военнообязанных

Как правильно вести воинский учет в 1С ЗУП:

• включить в программе ведение воинского учета и проставить все нужные отметки;
• заполнить справочник «Военкоматы». Здесь должны храниться данные обо всех местных военных комиссариатах;
• назначить ответственное лицо именно за ведение воинского учета в 1С ЗУП. В крупных корпорациях их может быть несколько: как правило, это опытные бухгалтеры;
• сформировать все документы, связанные с воинским учетом. Это и ведение учета по военнообязанным, и бронирование граждан в запасе, и все остальное;
• оформить отдельный блок, связанный исключительно с ВУ. В нем должны быть перечислены все сотрудники, которые состоят на учете: их количество, реквизиты, адреса. Все эти данные в будущем проставляются автоматически в итоговые формы документов и в отчеты.

Внесение данных

Что нужно указать в карточке сотрудника на вкладке «Воинский учет»:

• категорию. Например, кем именно является человек, призывником, офицером запаса и так далее;
• звание, состав, профиль и военкомат по месту жительства;
• данные военного билета. У кого нет билета — вносится информация из приписного удостоверения.

Все эти сведения нужно регулярно проверять, особенно если сотрудник сменил место жительства. Или у него произошли изменения в состоянии здоровья (получил группу инвалидности по какой-то болезни и так далее). Если он сменил воинское звание, это тоже вносится в карточку.

План по осуществлению ВУ

Это специальный документ, который составляется и ведется в программе 1С Зарплата и управление персоналом. Он предназначен для постановки организации на воинский учет в военном комиссариате.

Делается это так: необходимо войти в «Настройки», затем в «Организации», «Учетная политика и другие настройки», а оттуда — «Воинский учет» и «План работы по осуществлению воинского учета». Согласно законодательству, план необходимо подавать с определенной периодичностью, ежегодно, до 31 декабря текущего года.

Что касается условий для формирования плана, то они точно такие же: компания назначает ответственного сотрудника (одного или нескольких в зависимости от специфики и размеров предприятия). Он ведет воинский учет и отвечает за все вносимые и изменяемые сведения для военкоматов.

Настройка плана

Сюда входят абсолютно все мероприятия, связанные с воинским учетом и с лицами, подлежащими ему. Все они непременно должны быть выполнены в течение года. Напротив каждого мероприятия нужно проставить отметку о том, что оно было проведено.

Рекомендации по составлению и ведению плана:

• в справочнике «Должности» для каждого сотрудника должна быть указана категория воинского учета. Если ведется бронирование и учет забронированных работников, то заполняется графа «Категория учета забронированных»;
• все сведения о призывниках, офицерах запаса и других военнообязанных должны регулярно проверяться и быть актуальными на текущий момент.

Подготовка приказа об организации ВУ

Тут нужно соблюдать определенную периодичность. В частности, приказ обязательно издается, когда организация становится на учет в военный комиссариат (это делается один раз). Затем приказы издаются ежегодно, перед началом нового календарного года. 

Как настроить приказ об организации воинского учета в 1С ЗУП:

1. Выбрать раздел «Настройка» и перейти в «Кадровый учет».
2. В «Кадровом учете» найти «Воинский учет» и поставить галочку напротив графы «Ведется воинский учет».
3. Установить другие опции при необходимости.
4. Указать ответственное лицо (лиц) за воинский учет работников.
5. На вкладке «Учетная политика и другие настройки» выбрать «Воинский учет». Это открывает доступ к оформлению приказа об организации ВУ.
6. Создать приказ. В программе 1С Зарплата и управление персоналом есть печатная форма «Приказа об организации воинского учета». Специалист, ответственный за ведение документации и за составление отчетности часто сохраняет эту форму в отдельный файл. При необходимости текст можно отредактировать в соответствии с особенностями организации, а также распечатать.

Копия приказа в обязательном порядке отправляется в военкомат по месту нахождения учреждения.

Категории граждан для первоначальной постановки на ВУ

Выделяют следующие категории:

• мужчины в возрасте от 17 до 30 лет, которые не состоят на воинском учете;
• лица, уволенные с военной службы по возрасту или состоянию здоровья. Как правило, это офицеры запаса;
• граждане, освобожденные от военной службы по состоянию здоровья;
• граждане, имеющие право на отсрочку от военной службы;
• граждане, которые прошли альтернативную трудовую службу.

Также в этот список входят женщины, которые имеют военно-учетную специальность. Это не только женщины-военнообязанные с соответствующими званиями и должностями, но и, например, врачи, медсестры, связисты (более полный список профессий можно уточнить в военкомате).

Карточка учета организации

Ее еще называют Формой №18. Это отчетный документ, в котором содержатся все данные о ведении воинского учета в учреждениях. Использование для этого программы 1С Зарплата и управление персоналом очень удобно, потому что в ней этот документ формируется автоматически. От специалиста практически ничего не требуется, кроме регулярного мониторинга и внесения изменений (по мере необходимости).

Что нужно для формирования карточки учета организации:

1. Перейти в меню и выбрать «Кадры» — «Кадровые отчеты».
2. Открыть «Карточку учета организации» (форму №18).
3. Указать в настройках следующие данные: дату формирования отчета, наименование организации (если ведется учет сразу нескольких компаний, то выбирается нужная на данный момент), подразделения и военкоматы.
4. После настройки всех параметров надо нажать «Сформировать». Программа 1С ЗУП сразу же начнет автоматически обрабатывать полученные сведения и формировать по ним отчет.

Порядок заполнения формы №18: 

• разделы с 1 по 9 — это подробные сведения о компании. Это ее наименование, ИНН, ОГРН, контактные данные, юридический и фактический адреса, информация о руководителе и его заместителях. Обязательно должны быть сведения о сотрудниках, которые назначены ответственными за составление и ведение воинского учета;
• раздел 10 — это данные кадрового учета. Здесь нужно указать общую численность сотрудников, находящихся в штате, количество военнообязанных среди них;
• разделы 10.1-10.5 — это подробная информация о военнообязанных сотрудниках, к каким категориям они относятся, какие у них звания, военные специальности, категории запаса и так далее;
• раздел 11 — это сведения о бронировании сотрудников на военное время. Если организация ведет бронирование, то нужно указать «да». Если не ведет — «нет»;
• раздел 12 — сюда вносится уточняющая информация о бронировании. Это единственный раздел, который заполняется вручную, а не автоматически;
• разделы 13-14 — заполняются на основе внутренних приказов организации. Могут оставаться пустыми, в зависимости от ситуации;
• раздел 15 — тут данные по общему воинскому учету. Если ведется только общий учет, то все данные заполняются автоматически. Если имеет место бронирование — вручную.

Сведения о гражданах, состоящих на ВУ

Программа 1С Зарплата и управление персоналом позволяет вносить и хранить сведения о гражданах, которые состоят на воинском учете, а также формировать всю необходимую документацию для военкомата. Для этого используется раздел «Воинский учет». Чтобы выдавать информацию о гражданах, которые являются военнообязанными, нужно работать через раздел «Кадры» с «Кадровыми отчетами». Сведения обрабатываются в автоматическом режиме, исходя из справочников «Сотрудники» и «Организации».

Если человек по каким-то причинам снят с воинского учета (по возрасту или по состоянию здоровья), эта информация также вносится в 1С ЗУП. После этого он уже не является военнообязанным и, соответственно, его исключают из списка с формулировкой «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Список для сверки с военкоматом

Это специализированный кадровый отчет в программе 1С ЗУП. Он позволяет формировать список сотрудников, чтобы провести сверку сведений о воинском учете с военкоматом организации. В идеальном варианте все должно совпадать: и имена, и должности, и возраст, и звания (если таковые имеются), и все остальное. Для этого необходимо открыть раздел «Кадры», затем «Кадровые отчеты» и «Список граждан для сверки с военкоматом».

Как часто нужно составлять список

Периодичность обычно такая: не реже 1 раза в год (чаще — по необходимости, если, например, у человека изменились обстоятельства, он переехал, достиг определенного возраста, получил инвалидность и так далее). Дата и время проведения проверки обычно устанавливается конкретным военным комиссариатом, в зависимости от территории, региона и других категорий. Иногда на сроки оказывают влияние и органы местного самоуправления, поэтому руководитель организации должен узнать обо всем заранее и сообщить сотруднику, ответственному за работу с программой 1С ЗУП.

Особенности отчета

В нем отражаются полные данные о сотруднике. Это и образование, и место жительства (если регистрация и фактическое проживание разные, то указываются оба адреса), и семейное положение. Все это должно быть составлено в соответствии с карточкой гражданина, подлежащего воинскому учету, то есть по форме №10. 

Разделы 9-13 заполняются на основании личных данных работника, то есть из его дела. А графы 3-7 — на основании сведений, полученных из карточки сотрудника и кадровых документов. Отчет составляется в двух экземплярах. Первый остается на хранение в организации (минимальный срок составляет 1 год, в зависимости от обстоятельств), а второй направляется в военкомат.

Чтобы правильно сформировать отчет, специалист выбирает в программе 1С ЗУП нужный период и наименование организации. Затем нажимает кнопку «Сформировать», и система начинает обрабатывать данные автоматически, одновременно с этим формируя отчет. Чтобы не было ошибок, нужно предварительно проверить всю внесенную информацию, сверить ее с карточками, особенно если имели место какие-то изменения.

Карточка гражданина, подлежащего ВУ

В ней должны быть указаны:

• наименование организации;
• сведения о работнике. Это Ф. И. О., дата и место рождения, сведения о полученном образовании, о профессии, семейное положение, состав семьи. Указывается адрес регистрации и проживания (если они разные, надо указать оба) и паспортные данные;
• сведения о воинском учете;
• информация о приеме на работу, о переводах с одной должности на другую (если таковые имели место), об увольнении и так далее.

Карточка заполняется на основании военного билета (в случае его отсутствия — временного удостоверения или справки) — для военнообязанных. Для призывников — на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Извещение о приеме, переводе и увольнении сотрудников

Оно находится в разделе «Кадры». Далее надо перейти в «Кадровые отчеты», из них — в «Отчетность для военкоматов» и «Извещение о приеме или увольнении».

Порядок формирования извещения

Это делается так:

1. Войти в настройки кадрового учета и убедиться в том, что в разделе установлен флажок «Ведется воинский учет».
2. Перейти в раздел «Кадры» и «Кадровые отчеты».
3. Выбрать «Извещение о приеме или увольнении» и нажать кнопку «Сформировать».
4. После этого система начинает обработку сведений и формирование извещения.

Особенности формирования:

• отчет обязательно должен заполняться за конкретный временной период;
• все данные предоставляются на основании личной информации о физическом лице и кадровой документации (она находится в разделе «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения»);
• если сотрудники не сняты с воинского учета, заполнение отчета по месту их работы проводится автоматически;
• можно сформировать сведения по конкретному отбору. Например, по отделам или подразделениям, но можно и по всей организации в целом.

Если отчет заполняется по сотруднику-совместителю (который не является штатным, но работает по совместительству), то отбор снимается по виду занятости. Для этого надо настроить отчет: «Настройки», затем «Расширенный» и «Фильтры».

Если отчет не заполняется, необходимо проверить отборы. Для этого нажать кнопку «Настройка» в отчете и внимательно посмотреть, нет ли лишних фильтров. Они могут относиться к организации, к должности, к конкретным сотрудникам и так далее. Надо также проверить, что написано в карточке работника по поводу отношения к воинскому учету и воинской обязанности. Иногда вносятся неверные данные, из-за чего и возникает путаница и невозможность сформировать отчет.

Сроки отправления отчета

Следует помнить, что с этим все строго. Согласно Кодексу об административных правонарушениях РФ за несвоевременное отправление отчетности предусмотрена ответственность по части 2 статьи 15.33.2 КоАП. То есть работодатель будет вынужден заплатить штраф до 500 руб. за каждого сотрудника, сведения о котором он вовремя не предоставил в военкомат. Исключения составляют только форс-мажорные обстоятельства или технический сбой на сайте военкомата.

Сведения об изменениях для военкомата

Это еще один отчет в программе 1С Зарплата и управление персоналом. Он предназначен для передачи в военкомат сведений о военнообязанном сотруднике в случае каких-либо изменений. Например, при изменении семейного положения, места жительства, состояния здоровья. Сюда же можно отнести и изменения, связанные непосредственно с работой сотрудника. 

Например, если организация сменила наименование, а самого работника повысили или понизили в должности, отправили на повышение квалификации, переподготовку или получение дополнительного образования. Все это должно быть своевременно предоставлено в военкомат. Для составления отчета надо открыть раздел «Кадры», найти «Кадровые отчеты» и «Сведения об изменениях для военкомата».

Особенности формирования документа

Во-первых, отчет формируется на основании «Листка сообщения об изменениях». Во-вторых, в документе указывается наименование организации и период, за который необходимо отчитаться. Далее нажимается кнопка «Сформировать». В-третьих, перед составлением отчета следует проверить, есть ли флаг «Корешок листа получен». Его быть не должно: только тогда отчет начнет формироваться.

Порядок заполнения

Это делается так:

1. Создать документ «Листок сообщений об изменениях».
2. Перейти в раздел «Кадры», затем выбрать «Кадровые отчеты» и «Сведения об изменениях для военкомата».
3. Выбрать нужный период и организацию.
4. Нажать «Сформировать».

Особенности заполнения

Раздел «Содержание изменений» заполняется не автоматически, а вручную. То есть специалист прорабатывает информацию о каждом сотруднике и сообщает об этом в письменной форме. Автоматически заполняется лишь графа «Сведения о сотруднике» на закладке. Если листок включен в файл «Изменение сведений», то он не попадает в автозаполнение.

Бронирование сотрудников в программе ЗУП

Эта функция необходима для предоставления временной отсрочки от призыва в период мобилизации и в военное время для военнообязанных работников. Она также содержится в программе 1С ЗУП.

Основные правила:

• бронировать граждан могут только органы государственной власти и местного самоуправления, а также «Роскосмос» и «Росатом»;
• предельное количество забронированных сотрудников — от 75 до 100% всего штата;
• есть работники, которые не подлежат бронированию. К ним относятся граждане, имеющие дополнительные основания для получения отсрочки. Этот вопрос изучается в частном порядке;
• правила бронирования не распространяются на тех сотрудников, которые уже были забронированы организациями до 5 июня 2024 года. Здесь ситуация следующая: их бронь была продлена до 21 марта 2025 года, после чего автоматически аннулировалась. Следовательно, их необходимо бронировать заново и по новым правилам.

Порядок работы с бронированием в 1С ЗУП

Следует выделить некоторые особенности:

• использование «Приказа о бронировании работников» для правильного и точного оформления. Он должен быть заполнен всеми работниками предприятия, которые подлежат бронированию. Соответственно, все дальнейшие приказы составляются только по вновь забронированным работникам;
• доступность печатных форм после заполнения всех сведений. Это и «Приказ о бронировании работников» (нужен для военкомата по месту учета организации), и «Выписка из проекта приказа о бронировании» (для военкоматов по месту учета конкретных сотрудников), и «Список забронированных работников» (для военкоматов по месту учета организации).

Когда приказ согласован с военкоматом, устанавливается флаг «Согласовано», чтобы все сведения в карточке сотрудника могли автоматически отображаться. Делается это так: раздел «Кадры», переход в «Сотрудники», затем в «Воинский учет» и отметить поля «Забронирован организацией» и «Приказ о бронировании».

Настройка программы для ведения учета бронирования

Чтобы все функции работали исправно, необходимо:

1. Поставить галочку в строчке «Вести воинский учет в программе», а затем в строке «Вести учет бронирования граждан в период мобилизации и в военное время».
2. Выбрать «Воинский учет» при настройке программы. Для этого зайти в «Настройки», перейти во вкладку «Кадровый учет» и найти в списке «Воинский учет». Поставить напротив него галочку.

Отмена бронирования сотрудников

Обычно этот вопрос актуален в тех случаях, когда сотрудник увольняется. Соответственно, организация теперь не выполняет задание гособоронзаказа.

Как отменить бронирование:

1. Заполнить «Приказ о прекращении бронирования». Открыть список сотрудников, которые были забронированы.
2. Указать основание для прекращения бронирования.
3. Если есть необходимость, открыть вкладку «Дополнительно» и заполнить ее вручную. Это касается таких полей, как «Основание прекращения бронирования», «Ответственный по бронированию», «Должность ответственного», «Должность контролирующего».
4. Нажать кнопку «Печать». После этого становятся доступными такие формы, как «Приказ о прекращении бронирования работников», «Выписка из приказа о прекращении бронирования», а также «Список сотрудников».

При этом не нужно согласовывать проекты приказов с военными комиссариатами.

Отчетность в военкомат по бронированию

Наконец, в программе 1С ЗУП есть и возможность предоставления отчетности в военкомат по ведению бронирования. Такие отчеты можно найти в разделе «Главное»: перейти в «Кадровые отчеты», затем в «Отчетность для военкоматов». Или же пойти немного другим путем: открыть вкладку «Администрирование», затем «Все отчеты», «Все разделы», оттуда перейти в «Кадры». Из «Кадров» в «Воинский учет», «Отчетность для военкоматов» и «Отчетность по бронированию».

Что касается сроков предоставления отчетов по бронированию, то они, как правило, размытые. То есть закон не предусматривает четких сроков: все зависит от конкретного региона, от компании, предоставляющей сведения, от количества забронированных сотрудников, от сферы деятельности, которой они занимаются и так далее. В идеальном варианте руководитель предприятия должен уточнить это в военном комиссариате, к которому относится его ООО.

Помимо этого могут отличаться и сами формы отчетности. Например, где-то понадобятся дополнительные реквизиты, поэтому желательно обо всем узнать перед заполнением и подачей формы.

Как получить консультацию

Если у вас остались вопросы по теме статьи, нужна консультация, как вести воинский учет в 1С:ЗУП, обращайтесь к нам. Оставьте заявку в форме ниже или позвоните по номеру +7 (909) 282-51-60. Мы подробно ответим на ваши вопросы.