1С:РПД: инструкция по распознаванию и загрузке документов

Как начать работу с 1С:РПД

Перед использованием сервиса необходимо включить распознавание документов и подключить интернет-поддержку.

1. Откройте раздел Администрирование — Настройки распознавания документов.

2. Установите флажок Использовать распознавание документов.

3. Подключите интернет-поддержку. Это можно сделать прямо в открытой форме по кнопке «Подключить» или через меню Администрирование — Интернет-поддержка и сервисы — Настройки интернет-поддержки — Подключить.

Если интернет-поддержка уже подключена, можно переходить к распознаванию.

Как загрузить документы для распознавания

Рабочее место сервиса находится в разделе Покупки/Продажи — Загрузить документы из сканов (фото).

В левом верхнем углу формы отображается количество страниц, доступных для распознавания.

Чтобы загрузить документы:

1. Нажмите кнопку Добавить файлы.
2. Выберите файлы, которые нужно распознать.
3. Проверьте список загруженных файлов и, если необходимо, расположение страниц.
4. Нажмите Распознать и дождитесь завершения обработки.

Поддерживаются следующие форматы:

• изображения: JPEG, PNG, BMP;
• TIFF — для одностраничных документов;
• PDF;
• MS Word и MS Excel;
• архивы ZIP, содержащие файлы перечисленных форматов.

За одну загрузку можно добавить неограниченное количество файлов.

Если для работы вы используете удаленный рабочий стол, размещать свои файлы на диске W можно только в папке «Общие».

Как работать с многостраничными документами

После загрузки файл появится в списке слева. 

Если документ состоит из нескольких страниц, каждая страница отобразится отдельно. Перед распознаванием расположите их в правильном порядке с помощью кнопок-стрелок в верхней части формы.

Для изображений доступен предпросмотр в правой части окна. Предпросмотр PDF и других форматов в этой области не поддерживается.

Дополнительные рекомендации по работе с сервисом находятся на вкладке «Справка». Выберите команду Распознать. После распознавания документы появятся в табличной части справа.

Какие статусы бывают у документов

После загрузки и обработки документы отображаются в табличной части справа. Каждый документ занимает отдельную строку.

В сервисе предусмотрено пять статусов:

• «В обработке»;
• «Распознанные»;
• «Обработанные»;
• «С ошибкой»;
• «Удаленные».

Чтобы посмотреть документы с определенным статусом, нажмите на соответствующий пункт отбора.

Разберем, что означает каждый статус и какие действия доступны пользователю.

Статус «В обработке»

Этот статус означает, что сервис еще распознает документ. Обработка может занять некоторое время — дождитесь ее завершения. После распознавания документ перейдет в новый статус.

Статус «Распознанный»: проверка и создание документа в 1С

Если распознавание прошло успешно, документ получает статус «Распознанный». Программа автоматически определяет его тип. Например, это может быть счет на оплату или документ «Товары (накладная)».

Перед созданием документа в информационной базе проверьте результат распознавания.

Шаг 1. Проверьте тип документа и заполненные поля

Откройте распознанный документ и убедитесь, что программа правильно определила его тип. При необходимости измените его вручную.

Поля, которые требуют внимания, программа подсвечивает красным цветом. Если нажать на такое поле, на исходном изображении красной рамкой выделится соответствующая область. Это помогает сопоставить распознанные данные с оригиналом.

Шаг 2. Сопоставьте данные со справочниками

Если для заполнения документа требуется выбрать элемент из справочника, укажите соответствующую позицию. Когда распознанная номенклатура уже есть в базе, ее можно сопоставить с существующим элементом. Если нужной позиции нет, ее потребуется создать.

Шаг 3. Создайте новую номенклатуру

Если в документе много нераспознанных товаров и все они новые для базы 1С, воспользуйтесь функцией Групповое создание нераспознанной номенклатуры.

Наименования позиций будут сформированы по данным загружаемого документа. При необходимости их можно изменить.

Для новых элементов укажите:

• вид номенклатуры;
• ставку НДС;
• единицу измерения;
• номенклатурную группу.

Обязательные поля — наименование, вид номенклатуры и единица измерения.

Как массово заполнить одинаковые значения

Если для нескольких позиций нужно указать одно и то же значение, например, единицу измерения, необязательно заполнять каждую строку отдельно.

1. Выделите строки, которые нужно изменить. Чтобы выбрать все строки, используйте сочетание клавиш Ctrl+A. Для выбора диапазона можно зажать Shift и отметить нужные строки.
2. В правом нижнем углу формы найдите блок массового заполнения.
3. Установите флажки напротив реквизитов, которые нужно заполнить, и укажите значения.
4. Нажмите Установить значения.
5. Проверьте заполненные данные и нажмите Создать выделенные позиции.

После создания номенклатуры можно продолжить обработку распознанного документа.

Шаг 4. Создайте документ в информационной базе

Когда проверка и заполнение завершены, нажмите кнопку Создать и выберите нужный вид документа.

На основании распознанного файла будет создан документ в базе 1С, а скан исходного документа прикрепится к нему.

После создания программа автоматически откроет следующий документ из списка распознанных. Это позволяет последовательно обрабатывать загруженные файлы.

Статус «Обработанный»

Статус «Обработанный» означает, что документ распознан и на его основании создан документ в информационной базе 1С.

Чтобы открыть результат:

1. Найдите документ со статусом «Обработанный».
2. Откройте его.
3. Перейдите по гиперссылке Связанные документы.

Так можно перейти к документу, который был создан в программе.

Скан, использованный для распознавания, сохраняется в присоединенных файлах созданного документа. Чтобы посмотреть его, нажмите кнопку со значком скрепки.

Статус «С ошибкой»: что делать, если документ не распознался

Если сервис не смог распознать документ, он получает статус «С ошибкой». В этом случае потребуется дополнительная обработка.

Одна из возможных причин — нечеткое или размытое изображение. Если данные на скане плохо различимы, сервис может не распознать документ или отдельные поля.

В такой ситуации можно поступить следующим образом:

1. Откройте документ с ошибкой.
2. Ориентируясь на исходный скан, выберите тип или форму документа.
3. Заполните необходимые поля вручную.
4. Проверьте введенные сведения и создайте документ в базе 1С.

Таким образом, ошибка распознавания необязательно означает, что документ нельзя добавить в базу. Его можно оформить вручную, используя загруженное изображение как образец.

Можно ли удалить документ с ошибкой

Да, чтобы удалить нераспознанный документ, нажмите на него правой кнопкой мыши и выберите Пометить на удаление.

Пока документ не удален окончательно с помощью обработки «Удаление помеченных объектов», его можно восстановить из списка «Удаленные».

Есть и другой вариант: вместо удаления переместить документ в статус «Обработанные». Для этого нажмите на него правой кнопкой мыши и выберите пункт «Обработанные».

Статус «Удаленный»

Документы, помеченные на удаление, отображаются в списке «Удаленные». До окончательного удаления их можно восстановить.

Если документ больше не нужен, его можно окончательно удалить с помощью обработки «Удаление помеченных объектов». До выполнения этой операции остается возможность вернуть его в работу.

Итоги

С помощью 1С:РПД можно загружать сканы и фотографии документов, распознавать их содержимое и создавать на этой основе документы в информационной базе 1С.

Чтобы работа проходила без ошибок:

• перед началом использования включите распознавание документов и подключите интернет-поддержку;
• загружайте файлы поддерживаемых форматов и проверяйте порядок страниц в многостраничных документах;
• после распознавания сверяйте поля, отмеченные программой, с исходным сканом;
• при создании новой номенклатуры заполняйте обязательные реквизиты;
• если документ не распознался, выберите его тип и заполните поля вручную по скану.

После создания документа в базе исходный скан сохраняется в присоединенных файлах. Это позволяет при необходимости вернуться к оригиналу и проверить данные.