Обязательный переход на УПД с 2026 года и отмена актов в ЭДО

Что такое УПД

УПД или универсальный передаточный документ — это формализованный электронный документ, который может одновременно выполнять функции первичного учетного документа и счета-фактуры. Также УПД можно использовать исключительно как первичный документ (статус 2), если счет-фактура не нужна.

Ключевое отличие УПД от актов и накладных — единая форма, утвержденная ФНС. В электронном виде УПД формируется строго в формате XML-файла, что позволяет налоговым органам автоматически обрабатывать содержащиеся в нем данные.

Почему УПД — это обязательный документ в ЭДО

Основная задача УПД — стандартизировать ЭДО и упростить налоговый контроль. Единый формат снижает количество ошибок при проверках, уменьшает число расхождений и ускоряет обмен документами между бизнесом, контрагентами и государством. С 2026 года УПД становится единственным допустимым форматом для подтверждения хозяйственных операций в рамках ЭДО.

Форматы и функции УПД

При создании УПД необходимо выбрать статус документа:

• статус «1» — счет-фактура и передаточный документ (акт);
• статус «2» — передаточный документ (акт).

От выбранного статуса зависит состав обязательных реквизитов.

Особенности электронного формата

Электронный УПД обязательно включает сведения о лице, сформировавшем файл. Если документ создает не продавец, а, например, агент или аутсорсер, дополнительно указывается основание для формирования файла.

На практике работа с УПД не вызывает сложностей: после первичной настройки в системе ЭДО формирование документов происходит автоматически.

Кто обязан перейти на УПД с 2026 года

С 1 января 2026 года действующие форматы товарных накладных и актов выполненных работ утрачивают силу. Прекращают действие:

• приказ налоговой от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ (электронная форма документа о передаче товаров при торговых операциях);
• приказ налоговой от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ (электронная форма документа о передаче результатов работ, услуг).

Это означает, что компании, работающие с контрагентами через ЭДО, должны использовать для подтверждения отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг только УПД.

Важно: с 1 января 2026 года отправлять в ЭДО акты и накладные нельзя, можно использовать только УПД.

Актуальный формат УПД с 2026 года — формат 5.03, утвержденный приказом ФНС от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@. Иными электронными документами подтвердить отгрузку и выполнение работ невозможно.

Бумажные и неформализованные накладные и акты: можно ли применять в 2026 году

Отменяются только электронные ТОРГ-12 и акты выполненных работ / оказанных услуг в форматах ФНС. Бумажные формы продолжают действовать, как и обмен неформализованными электронными документами. После 1 января 2026 года работать с такими документами по-прежнему можно (информация ФНС от 10.09.2025 года).

Использование УПД упрощает документооборот и снижает нагрузку на бухгалтерию. Приоритет отдается электронному формату. К тому же для прослеживаемых товаров электронный формат является обязательным.

Можно ли использовать ТОРГ-12 и счет-фактуру на бумаге, а УПД — только в электронном виде?

Да, можно. Например:

• одному контрагенту оформлять на бумаге ТОРГ-12 и счет-фактуру, другому — электронный УПД либо бумажный УПД;
• в рамках одного договора с контрагентом применять бумажный комплект документов, а по другому договору с тем же контрагентом — электронный УПД.

Не рекомендуется по одной отгрузке одновременно использовать и бумажный, и электронный вариант первичных документов. Например, часть товара отражать в бумажной накладной, а часть — в электронном УПД.

Допустим комбинированный вариант по одной операции: бумажная накладная (акт) и электронный счет-фактура (информация ФНС от 10.09.2025).

Если у вас или у контрагента нет ЭДО

С 01.01.2026 года сохраняется возможность оформлять первичные учетные документы (товарные накладные, акты оказанных услуг/выполненных работ) в виде неформализованных электронных документов, а также на бумажном формате. Нововведения не запрещают такой способ ведения документооборота.

Частые вопросы

1. Можно ли с 1 января 2026 года отправлять акт выполненных работ и накладную ТОРГ-12?

Да, можно. С 1 января 2026 года утрачивают силу только приказы ФНС № 551 и № 552, которыми были утверждены форматы электронного акта выполненных работ и товарной накладной ТОРГ-12. Об этом сказано в приказе ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@.

После отмены этих приказов компании могут обмениваться электронными актами и накладными:

• в формате, утвержденном приказом ФНС от 19.12.2023 № 970;
• в неформализованном виде.

Иными словами, запрет касается только конкретных форматов, закрепленных приказами № 551 и № 552, а не самих актов и ТОРГ-12 как видов первичных документов.

2. Станет ли УПД единственным документом, который можно использовать, с 1 января 2026 года?

Нет, УПД не является единственным документом, который можно использовать и не отменяет другие виды первичных документов.

Организация вправе самостоятельно определить формат обмена первичными документами. Главное условие — соответствие требованиям действующего законодательства и наличие всех обязательных реквизитов, предусмотренных п. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

3. Какие способы отправки документов будут доступны с 1 января 2026 года?

Для актов и накладных обязательные требования к формату не установлены. Обмен первичными документами в неформализованном виде разрешен в настоящее время и останется допустимым после 1 января 2026 года.

Можно использовать следующие варианты:

• акт и накладную в формате по приказу ФНС от 19.12.2023 № 970;
• акт и накладную в форматах doc, pdf или xml, разработанных самим хозяйствующим субъектом.

Ограничение распространяется исключительно на документы, сформированные по приказам ФНС № 551 и № 552.

4. Что изменится в сервисах ЭДО с 1 января?

Операторы ЭДО прекратят поддержку обмена актами и накладными в форматах № 551 и № 552. Если такие документы были отправлены или получены до 31 декабря включительно, завершить по ним документооборот можно и после 1 января 2026 года.

Отправка, получение и подписание актов выполненных работ и ТОРГ-12 в иных форматах сохраняются и после отмены указанных форматов.