Поступление маркированных товаров в 1С

Как проходит поступление маркированных товаров в 1С

В общем случае процесс состоит из нескольких этапов:

1. Поставщик направляет электронный УПД с кодами маркировки.
2. Покупатель создает в 1С документ поступления.
3. Чтобы проверить фактические коды маркировки, нужно отсканировать код.
4. Документ поступления проводится.
5. При отсутствии расхождений электронный УПД утверждается, подписывается и отправляется поставщику.
6. После завершения ЭДО оператор направляет сведения о передаче маркированного товара в систему маркировки, и владельцем кодов становится покупатель.

Если фактические коды не совпадают с данными УПД, порядок действий меняется: расхождения фиксируются в 1С, а с поставщиком согласуется корректировка или повторное оформление документа.

Как подготовиться к обязательной маркировке и подключить работу с «Честным ЗНАКом» в 1С

Работа с маркировкой требует подготовки: нужно разобраться с требованиями к товарам, настроить 1С и проверить, что приемка и обмен электронными документами работают корректно. Мы подготовили подробный чек-лист, который поможет пройти основные этапы и не упустить ничего важного.

Получение электронного УПД от поставщика

Поставщик выставляет электронный УПД, в котором отражаются сведения о кодах маркировки передаваемых товаров. Документ поступает через систему электронного документооборота и отображается в 1С.

Полученный электронный УПД находится в разделе Покупки – Текущие дела ЭДО – Отразить в учете. На основании электронного УПД создается документ Поступление товаров: Накладная, УПД.

В форме просмотра электронного УПД сведения о кодах маркировки приобретенных товаров отображаются в разделе Номера средств идентификации товара.

Перед утверждением электронного документа необходимо открыть созданный документ Поступление товаров: Накладная, УПД и проверить коды маркировки фактически поступившей продукции.

Проверка кодов маркировки в документе поступления

Проверка нужна, чтобы сопоставить коды, указанные поставщиком в электронном УПД, с кодами на фактически поступившем товаре.

Чтобы выполнить проверку:

1. Откройте документ Поступление товаров: Накладная, УПД.

2. На закладке Товары откройте форму подбора и проверки кодов маркировки.

3. Сканируйте коды маркировки или штрихкоды упаковок, чтобы подобрать маркируемые товары.

Для проверенных позиций автоматически устанавливается статус В наличии.

Коды маркировки можно отсканировать выборочно. Для остальных позиций статус можно установить вручную: Статус проверки — В наличии.

На второй вкладке формы отображается сводная информация о количестве проверенных кодов.

• Зеленая пиктограмма соответствует товарам, по которым проверены все коды маркировки в количестве, указанном в документе.
• Красная пиктограмма соответствует товарам, по которым проверены еще не все коды.

После проверки кодов маркировки проведите документ.

Дальше порядок действий зависит от результата проверки. Если расхождений нет, электронный документ можно утвердить и завершить ЭДО. Если обнаружены расхождения, их необходимо сначала отразить в учете. Как настроить офлайн-проверку кодов маркировки в 1С, рассказали в этой статье.

Утверждение входящего электронного документа

Если фактические коды маркировки совпадают с данными УПД и претензий к поставщику нет, электронный документ нужно утвердить, подписать и отправить. Документ находится в разделе Покупки – Текущие дела ЭДО – Утвердить.

После завершения электронного документооборота оператор ЭДО самостоятельно направляет сведения о переданных маркированных товарах в ИС МП. После этого у кодов маркировки меняется владелец, и товар считается переданным покупателю в системе маркировки.

Таким образом, поступление маркированных товаров в 1С завершается не только проведением документа в 1С, но и завершением электронного документооборота с поставщиком.

Что делать, если коды маркировки не совпадают

При приемке фактическое количество товара и коды маркировки могут не совпасть с данными электронного УПД. Например, в поставке может отсутствовать код, который указан в документе, или фактически поступить товар с другим кодом.

В документе Поступление товаров: Накладная, УПД при проверке отсутствующим кодам присваивается статус Отсутствует.

Если выявлены расхождения, в документе автоматически устанавливается флажок Есть расхождения. При проведении документа поступления автоматически создается документ Акт о расхождениях.

Как оформить акт о расхождениях

В документе Акт о расхождениях на закладке Товары предусмотрена колонка Расхождения по кодам маркировки. В ней отражаются выявленные при проверке излишки и недостачи по кодам маркировки.

Расхождение по кодам может возникнуть даже в ситуации, когда общего расхождения по количеству товара нет. Например, количество единиц совпадает, но фактический код одной из них отличается от указанного в УПД.

По ссылке Результаты сверки по кодам маркировки поступившей продукции можно открыть форму с результатами проверки кодов маркировки.

Акт о расхождениях необходимо подписать и отправить поставщику по ЭДО. Сделать это можно по кнопке ЭДО.

С исходным электронным УПД пользователь может:

• подтвердить исходный УПД, если поставщик сформирует корректировочный документ (УКД);
• отклонить исходный УПД, если поставщик внесет изменения в исходный документ и отправит его заново.

После получения по ЭДО исправленного УПД или УКД необходимо сформировать документ Корректировка приобретения.

Повторно проверять коды маркировки при этом не требуется. После утверждения полученного электронного исправленного УПД или УКД операция будет отражена в ИС МТ в соответствии с фактически переданными кодами маркировки.

Если требуется полностью аннулировать УПД

В отдельных случаях исходный электронный УПД может быть полностью аннулирован. Тогда поставщик должен сформировать и направить новый корректный документ, после чего покупатель проводит приемку заново.

Поступление маркированных товаров в 1С на комиссию

Для комиссионера поступление маркированных товаров в 1С оформляется документом Поступление товаров: Товары, услуги, комиссия.

Порядок действий:

1. Создайте документ поступления на основании полученного от комитента электронного УПД.

2. Выполните проверку кодов поступивших товаров.

3. После проверки кодов маркировки утвердите и подпишите документ и выполните информационный обмен ЭДО.

После завершения электронного документооборота текущим владельцем кодов маркировки становится комиссионер.

Закупка маркированных товаров по комиссионному или агентскому договору

При закупке маркированного товара по комиссионному или агентскому договору порядок отражения операций зависит от того, у какой стороны ведется учет.

Учет у комиссионера (агента)

Закупка маркированного товара у комиссионера или агента отражается документом Поступление товаров: Товары, услуги, комиссия.

Порядок действий следующий:

1. Создайте документ Поступление товаров: Товары, услуги, комиссия. Поставщик выставляет УПД так же, как при обычной операции купли-продажи.

2. После получения электронного УПД выполните проверку кодов маркировки поступивших товаров.

3. Утвердите, подпишите документ и завершите электронный документооборот.

После завершения ЭДО владельцем кодов маркировки становится комиссионер (агент).

Передача товара комитенту

Когда закупленный маркированный товар передается комитенту (принципалу), операцию оформляют документом Передача товаров комитенту.

В документе на вкладке Товары указываются коды маркировки в форме проверки и подбора.

Передача товаров оформляется УПД со статусом 2 («Товарная накладная»). После завершения ЭДО текущим владельцем кодов маркировки становится комитент (принципал).

Затем оформляется Отчет комитенту (Отчет о закупках). В этом документе указывается перечень товаров без указания кодов маркировки. В ИС МТ данная операция не отражается.

Учет у комитента (принципала)

В учете комитента (принципала) поступление маркированных товаров в 1С по комиссионному или агентскому договору отражается документом Поступление товаров: Товары, услуги, комиссия.

Перед утверждением электронного документа необходимо выполнить проверку кодов маркировки.

Можно ли оформить приемку через систему «Честный знак»

Некоторые операции с маркированным товаром можно выполнять вне 1С, например через личный кабинет системы «Честный знак». В таком случае сопоставление фактических кодов с данными поставщика выполняется средствами внешнего сервиса. Однако при ручной сверке возрастает риск ошибки, особенно если в поставке много маркированной продукции.

При работе через 1С проверка выполняется непосредственно в документе поступления, а результаты сверки и выявленные расхождения можно сразу отразить в учете.

Что важно проверить при приемке

Чтобы корректно оформить поступление маркированных товаров в 1С, нужно последовательно пройти несколько этапов:

1. Получить от поставщика электронный УПД с кодами маркировки.
2. Создать на его основании документ Поступление товаров: Накладная, УПД.
3. На закладке Товары открыть форму подбора и проверки кодов маркировки.
4. Сканировать коды маркировки или штрихкоды упаковок и сопоставить их с данными УПД.
5. Проверить результаты сверки и убедиться, что по всем нужным позициям установлен статус В наличии.
6. Провести документ поступления.
7. Если расхождений нет, утвердить, подписать и отправить электронный документ.
8. Если обнаружены расхождения, оформить Акт о расхождениях и согласовать с поставщиком дальнейшие действия.
9. После получения исправленного УПД или УКД сформировать документ Корректировка приобретения, если это требуется по выбранному сценарию исправления.
10. Дождаться завершения ЭДО, после которого сведения о передаче маркированного товара будут направлены оператором в систему маркировки.

Итоги

Поступление маркированных товаров в 1С начинается с получения электронного УПД и заканчивается завершением электронного документооборота с поставщиком. Между этими этапами важно проверить фактические коды маркировки и убедиться, что они соответствуют данным документа.

Если все коды совпадают, достаточно провести документ Поступление товаров: Накладная, УПД, а затем утвердить, подписать и отправить электронный документ. Если обнаружены расхождения, их можно зафиксировать в Акте о расхождениях и согласовать с поставщиком корректировку или повторное оформление УПД.

Для комиссионных и агентских операций используются отдельные документы — Поступление товаров: Товары, услуги, комиссия, Передача товаров комитенту и Отчет комитенту (Отчет о закупках). При этом порядок передачи права на коды маркировки зависит от того, какая сторона получает товар и завершает ЭДО.

Работа с маркированной продукцией непосредственно в 1С позволяет совместить складскую приемку, проверку кодов, учет расхождений и электронный документооборот в одном процессе.