Сверхурочная работа: порядок оформления и правила оплаты

Что такое сверхурочная работа

Сверхурочная работа — это работа, которая превышает установленные законодательством ограничения по рабочему времени. Продолжительность рабочего времени устанавливается трудовым договором и правилами внутреннего трудового распорядка: 

• при стандартной пятидневной рабочей неделе продолжительностью 40 часов сотрудники работают по 8 часов в день;

• при суммированном учете рабочего времени продолжительность смен определяется исходя из нормы часов за учетный период — месяц, квартал или год.

Согласно ТК РФ, сотрудники могут работать сверхурочно, если работодатель соблюдает требования по оформлению и оплате. Переработка возможна только в случаях, предусмотренных законом, и на основании приказа руководителя.

Важно: если сотрудник остается на работе по собственной инициативе, например, не взял отгул и не успел закончить задачи в срок, — это не является сверхурочной работой.

Сверхурочная работа и ненормированный рабочий день — это не одно и то же. В обоих случаях режимы связаны с отклонением от обычного графика, но регулируются по-разному. О том, что график работы ненормированный, необходимо предупредить сотрудника заранее и добавить эту информацию в трудовой договор. 

В этом случае сотрудника можно иногда привлекать к работе с ненормированным рабочим днем без его согласия. Дополнительная оплата не предусмотрена, однако переработка компенсируется ежегодным дополнительным оплачиваемым отпуском согласно ст. 119 ТК.

Когда можно привлекать сотрудников к сверхурочной работе

Ст. 99 ТК устанавливает случаи, когда требуется письменное согласие работника.

Например:

• необходимо завершить начатую работу. Если ее не закончить, это может повлечь угрозу жизни и здоровью людей или причинить ущерб имуществу;
• невыход сменного работника. Если остановить производственный процесс невозможно.

Та же статья содержит перечень ситуаций, когда письменное согласие сотрудника не требуется:

• предотвращение или ликвидация последствий аварий и катастроф;
• восстановление работы систем жизнеобеспечения (водоснабжение, водоотведение, газоснабжение, теплоснабжение, электроснабжение, транспорт, связь);
• выполнение неотложных работ при чрезвычайном или военном положении, а также в условиях стихийных бедствий и эпидемий;
• иные случаи, предусмотренные ТК.

При этом отдельные категории работников вправе отказаться от сверхурочной работы даже при ликвидации чрезвычайных обстоятельств, например:

• люди с ограниченными возможностями здоровья;
• женщины с детьми до трех лет;
• одинокие родители детей до 14 лет;
• опекуны детей до 14 лет;
• родитель ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
• работники с тремя и более несовершеннолетними детьми — пока младшему не исполнится 14 лет.

Для организаций оборонной промышленности, выполняющих государственные заказы, перечень расширен. Дополнительно право на отказ имеют родители детей с инвалидностью и работники, ухаживающие за больным членом семьи.

Оплата сверхурочной работы

Согласно ст. 152 ТК:

• первые два часа переработки оплачиваются в полуторном размере от обычной ставки;
• последующие часы — в двойном размере.

В расчет включаются стимулирующие и компенсационные выплаты.

Пример расчета

Сотрудник отработал 4 часа сверхурочно. Часовая ставка — 600 руб. Дополнительные выплаты отсутствуют.

• 600*1,5*2=1800 руб. — оплата за сверхурочную работу за первые 2 часа.
• 600*2*2=2400 руб. — за последующие 2 часа.
• 1800+2400=4200 руб. — общая сумма оплаты.

Указанные размеры минимальные. Работодатель может установить более высокие коэффициенты и указать их в коллективном договоре, положении об оплате труда или трудовом договоре. При этом необходимо соблюдать принцип равной оплаты труда в соответствии со ст. 132 ТК.

Формула оплаты за сверхурочную работу при окладе

Оклад + стимулирующие и компенсационные выплаты / норма часов по производственному календарю за год × 12.

Рассчитывать сверхурочные, начислять и выплачивать зарплату, уплачивать страховые взносы и удерживать НДФЛ удобно в 1С:ЗУП. Протестируйте возможности программы на своих данных 14 дней бесплатно.

Сверхурочная работа: как привлечь сотрудников законно

Порядок оформления строго регламентирован. Несоблюдение требований создает риск трудовых споров и штрафов.

Сверхурочная работа: как правильно оформить

Чтобы оформить сверхурочную работу, работодатель издает приказ. В документе указывает:

• перечень сотрудников;
• количество часов переработки;
• основание привлечения к сверхурочной работе.

Далее необходимо получить письменное согласие работников, которые вправе отказаться. Закон не устанавливает жесткой формы согласия, но оно должно:

• быть оформлено письменно;
• получено до начала выполнения сверхурочной работы.

Нельзя оформлять универсальное согласие на весь год или на неопределенное количество переработок. Для каждого случая требуется отдельное подтверждение. Планировать сверхурочную работу заранее на постоянной основе запрещено.

Чтобы оформить согласие сотрудников, можно:

• подготовить отдельный документ;
• собрать подписи на отдельном листе;
• получить отметку «согласен» на приказе о привлечении к сверхурочной работе.

Сразу уточните у работника способ компенсации: повышенная оплата или отгул. Если выбор не зафиксирован, по умолчанию начисляется повышенная оплата в ближайшую дату выплаты зарплаты. Принуждать сотрудников к накоплению отгулов нельзя.

Когда работодатель и ответственные лица платят штрафы

Если порядок оформления сверхурочной работы нарушен, предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП:

• должностные лица — от 1000 до 5000 руб.;
• индивидуальные предприниматели — от 1000 до 5000 руб.;
• организации — от 30 000 до 50 000 руб.

Сверхурочная работа в выходные, праздничные и ночные часы

Согласно ч. 3 ст. 152 ТК, если сверхурочная работа выполняется в выходной или праздничный день, применяется порядок оплаты по ст. 153 ТК — в двойном размере. Судебная практика (решение ВС от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341) исходит из того, что дополнительная компенсация сверх этого не требуется.

Иная ситуация — переработка в ночное время. В этом случае применяется двойная компенсация:

• доплата за ночные часы;
• повышенная оплата за сверхурочную работу.

Доплата за каждый час работы в ночное время составляет не менее 20% часовой тарифной ставки (постановление Правительства от 22.07.2008 № 554).

Первые два часа сверхурочной работы оплачиваются в полуторном размере, последующие — в двойном. Такой порядок отдельно разъяснен Минтрудом в письме от 04.09.2018 № 14-1/ООГ-7353.

Сверхурочная работа требует четкого соблюдения процедуры. Правильное оформление, учет и расчет оплаты — это защита работодателя от штрафов и споров с сотрудниками.

Сверхурочная работа в 1С ЗУП

В решениях 1С, например, в «1С:Зарплата и управление персоналом» пользователи могут регистрировать и оплачивать сверхурочную работу. Чтобы в программе появилась эта возможность, необходимо включить соответствующую настройку.

Перейдите: Настройка — Расчет зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний, вкладка Почасовая оплата. 

Сверхурочная работа в 1С ЗУП оплачивается по часам. Поэтому установите флажки: Применение почасовой оплаты и Сверхурочная работа.

Если переработка будет компенсироваться дополнительным днем отдыха, необходимо также установить флажок Отгулы на вкладке Учет отсутствий в разделе Настройка состава начислений и удержаний.

Как отразить часы сверхурочной работы в 1С ЗУП

Сверхурочная работа в 1С ЗУП регистрируется документом Работа сверхурочно. Для этого перейдите в раздел Зарплата – Учет времени – Сверхурочные.

Документ Работа сверхурочно изначально является многофункциональным. Предполагается следующий порядок работы:

• создайте документ, укажите дату и время работы, список сотрудников, зафиксируйте получение согласия от сотрудника на сверхурочную работу и другие данные;
• подтвердите документ, установив флажок Время учтено.

В документе обязательно укажите способ компенсации.

• Повышенная оплата — первые два часа оплачиваются в полуторном размере, последующие — в двойном.

• Отгул — все часы оплачиваются в одинарном размере, при этом сотруднику предоставляются дополнительные часы отдыха.

Отражение в табеле 1С ЗУП

Выбранный способ компенсации влияет на код времени.

• При повышенной оплате используется код С.

• При предоставлении отгула — код СН.

Сверхурочную работу можно зарегистрировать непосредственно в документе Табель, не создавая документ Работа сверхурочно. Однако этот вариант допустим только при повышенной оплате. Табель не увеличивает остаток отгулов, поэтому при компенсации отгулом необходимо использовать документ Работа сверхурочно.

Для отражения сверхурочных часов с повышенной оплатой в Табеле применяется буквенный код С.

Примеры расчета сверхурочной работы

Пример 1. Сверхурочная работа за повышенную оплату

Сотрудница работает по графику стандартной пятидневки. 25 августа она отработала 3 часа сверхурочно и выбрала повышенную оплату.

Регистрация

Создайте документ Работа сверхурочно, укажите дату — 25 августа и способ компенсации — Повышенная оплата.

Отражение в табеле

За 25 августа будут отражены:

• Явка — 8 часов, код Я;
• Сверхурочная работа — 3 часа, код С.

Расчет оплаты

При начислении зарплаты за август программа рассчитает оплату:

• первые 2 часа — в полуторном размере;
• 1 час — в двойном размере.

Расчет: (2*1,5+1*2)*212,982=1064,91 руб.

Оплата произведена в повышенном размере в соответствии с требованиями ТК РФ.

Пример 2. Сверхурочная работа за отгул

Сотрудник работает по графику стандартной пятидневки. 25 августа он отработал 3 часа сверхурочно и в качестве компенсации выбрал отгул.

Регистрация

Создайте документ Работа сверхурочно, укажите дату и способ компенсации — Отгул.

Отражение в табеле

За 25 августа будут отражены:

• Явка — 8 часов, код Я;
• Сверхурочная работа без повышенной оплаты — 3 часа, код СН.

Расчет оплаты

При начислении зарплаты программа рассчитает сумму оплаты всех 3 часов в одинарном размере: (2*1+1*1)* 395,538=1186,61 руб. При этом у сотрудника появится право на дополнительное время отдыха в объеме отработанных сверхурочных часов.

Корректная настройка и использование документа Работа сверхурочно в 1С ЗУП позволяют вести правильный учет времени в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Если вам нужна консультация, как настраивается сверхурочная работа в 1С ЗУП или вы хотите уточнить информацию по продуктам 1С, обращайтесь к нашим экспертам. Оставьте заявку в форме ниже или позвоните по номеру +7 (909) 282-51-60. Мы подробно ответим на ваши вопросы.