Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП — где найти, как заполнить

Как в 1С:ЗУП учитывается рабочее время

Перед формированием табеля необходимо определить, каким способом организация будет регистрировать отработанное время. В 1С:ЗУП предусмотрено два основных варианта.

Учет отклонений

В программе фиксируются только ситуации, когда сотрудник работал не по своему графику: был в отпуске, на больничном, отсутствовал и т. д. Сам табель при этом отдельно не заполняется. Программа формирует его на основании графика и зарегистрированных отклонений.

Учет отработанного времени

В этом случае регистрируются все фактические отработки сотрудников, а не только отклонения от графика. Для такого варианта используется отдельный документ «Табель отработанного времени сотрудников».

Для 1С:ЗУП основным и рекомендуемым способом является учет отклонений. Поэтому в большинстве случаев пользователю достаточно правильно настроить графики и своевременно регистрировать отпуска, больничные и другие отклонения.

Как настроить график работы сотрудников

График работы определяет, сколько и в какие дни сотрудник должен работать. При приеме на работу он назначается сотруднику. При необходимости график можно изменить, сформировав кадровый документ.

В основе графиков используется производственный календарь. В нем отражаются рабочие, выходные и праздничные дни, а также нормы рабочего времени.

Проверить календарь в 1С:ЗУП можно через Настройки — Производственные календари. Здесь же важно убедиться, что данные за нужный год заполнены.

Далее они используются при формировании графиков работы сотрудников. Например, стандартный график «Пятидневка» содержит рабочие и выходные дни в соответствии с производственным календарем.

Если стандартных параметров недостаточно, можно создать собственный график и настроить его под особенности работы организации: сменность, ночные часы, индивидуальный режим и другие условия.

График можно изменить для конкретного сотрудника или сразу для группы работников. Для временных изменений используется индивидуальный график. Он позволяет на определенный период перенести рабочие и выходные дни или установить другой режим работы. Найти его можно в разделе Зарплата — Учет времени.

При подключенной интернет-поддержке производственный календарь обновляется автоматически. Чтобы не следить за обновлениями программы и изменениями ее функциональности самостоятельно, подключите 1С:ИТС.

Где найти табель в 1С:ЗУП

В зависимости от выбранного способа учета табель в программе может существовать как отчет или как отдельный документ. Отчет расположен в разделе Зарплата — Отчеты по зарплате.

Отчет можно сформировать:

• по всем сотрудникам;
• по выбранному списку работников;
• за нужный расчетный период.

Для отбора сотрудников используется кнопка Подбор.

Программа учитывает установленный график и зарегистрированные отклонения. Например, если сотрудник был в отпуске или на больничном, эта информация отразится в табеле автоматически.

Если в организации используется регистрация фактических отработок, применяется отдельный документ Табель. Его можно создать через Зарплата — Табели.

Как сформировать табель учета рабочего времени

В разделе Зарплата — Табели нажмите на кнопку Создать.

Если используется отдельный документ табеля, порядок работы выглядит следующим образом.

Шаг 1. Заполните основные данные

Создайте документ и укажите:

• месяц начисления;
• дату документа.

После этого нажмите Заполнить. Программа сформирует табличную часть с учетом графиков работы и зарегистрированных отклонений.

При корректировке документов-отклонений необходимо проверить, чтобы изменения отразились и в табеле. Период отклонения также должен соответствовать периоду самого табеля.

Шаг 2. Проверьте обозначения

В табеле используются условные обозначения для разных видов времени. Например:

• Я — явка;
• Б — больничный;
• ОТ — отпуск;
• НН — невыход;
• Н — ночные часы;
• В — выходной.

Перед проведением документа стоит проверить, соответствует ли информация в нем фактической ситуации.

Шаг 3. Проведите и распечатайте документ

После проверки нажмите Провести, а затем Т-13. Программа сформирует печатную форму табеля учета рабочего времени.

Почему табель не заполняется

Иногда после нажатия кнопки Заполнить данные в табеле не появляются. Одна из распространенных причин — не заполнен график работы сотрудника за нужный период. Такая проблема особенно актуальна в начале нового года, когда в графиках еще нет актуальных данных.

Проверить и заполнить графики можно непосредственно в разделе Графики с помощью кнопки Заполнить. После этого сформируйте табель повторно.

Как исправить уже сформированный табель

Если после формирования табеля обнаружилась ошибка, способ исправления зависит от того, закрыт ли расчетный период.

Если текущий месяц еще не закрыт, изменения можно внести непосредственно в существующий документ. Создавать второй табель за тот же месяц для сотрудника нельзя: программа выдаст предупреждение.

Для исправления табеля за уже закрытый период используется корректирующий документ. В исходном табеле нужно нажать Исправить. После этого 1С создаст новый документ, в котором можно внести необходимые изменения.

Первоначальный документ при этом остается доступным: открыть исправленный вариант можно по ссылке Открыть исправленный документ.

При корректировке важно указать актуальную дату внесения изменений и правильный месяц начисления.

Что важно проверить перед формированием табеля

Чтобы не исправлять документ вручную после его заполнения, перед работой с табелем стоит проверить несколько моментов:

1. Производственный календарь — данные должны соответствовать текущему году.
2. Графики сотрудников — у каждого работника должен быть заполнен актуальный график.
3. Кадровые документы — назначенный сотруднику график должен соответствовать фактическим условиям работы.
4. Документы-отклонения — отпуска, больничные и другие невыходы должны быть своевременно зарегистрированы.
5. Период табеля — он должен совпадать с периодами учитываемых отклонений.
6. Фактические данные — перед печатью стоит проверить обозначения и количество отработанных часов.

Итоги

В 1С:ЗУП табель учета рабочего времени формируется с учетом выбранного способа регистрации отработок. При рекомендованном учете отклонений отдельный документ табеля не требуется: программа строит отчет на основании графика сотрудника и зарегистрированных отклонений.

Если используется сплошной учет фактически отработанного времени, применяется отдельный документ «Табель отработанного времени сотрудников». В обоих случаях ключевое значение имеют корректные графики, производственный календарь и своевременное отражение отпусков, больничных и других отклонений.