Формирование кассовой книги в 1С по форме КО-4

Организации, осуществляющие операции с наличными денежными средствами, обязаны вести учет всех поступлений и выдачи средств через кассу. Основанием для отражения таких операций служат приходные и расходные кассовые ордера — ПКО и РКО. Формирование кассовой книги в 1С по форме КО-4 возможно на основании этих документов. В ней фиксируются все движения наличности за рабочий день.

При ведении учета в бумажном виде листы кассовой книги необходимо распечатать, пронумеровать, прошить и заверить в установленном порядке. Использование программы «1С:Бухгалтерия» позволяет автоматизировать этот процесс и существенно сократить трудозатраты на подготовку документации.

Что такое кассовая книга в 1С

Кассовая книга — это отчет, который формируется автоматически в 1С. Пользователю достаточно нажать одну кнопку, и в отчете фиксируются все данные по первичным документам, поступлениям и расходам наличных денежных средств, зарегистрированных в программе. То есть вручную переносить данные о поступлениях и расходах денежных средств не нужно: система самостоятельно собирает информацию и формирует отчет в соответствии с установленной формой.

Перед созданием кассовой книги в 1С убедитесь, что все кассовые операции за выбранный период отражены в учете с помощью приходных и расходных кассовых ордеров.

Где находится кассовая книга в 1С Бухгалтерия

Чтобы создать кассовую книгу в программе «1С:Бухгалтерия», откройте раздел: Банк и касса — подраздел Касса — пункт Кассовые документы.

Выберите команду Кассовая книга. После этого откроется форма настройки отчета.

Формирование кассовой книги в 1С: настройка параметров

Перед созданием отчета необходимо указать основные параметры:

• организацию;
• период формирования.

Если учет ведется только по одной организации, это поле обычно заполняется автоматически. При работе с несколькими юридическими лицами потребуется выбрать нужную организацию из справочника.

Период можно указать любой. Независимо от выбранного диапазона программа формирует отдельный лист кассовой книги на каждую дату, по которой зарегистрированы кассовые операции.

Дополнительные настройки отчета

Для доступа к расширенным параметрам отчета выберите команду Показать настройки.

В открывшемся окне доступны следующие параметры.

Вид деятельности

Пользователь может выбрать вариант формирования книги:

• по основной деятельности организации;
• по деятельности платежного агента.

Выбранный режим влияет на состав данных, включаемых в отчет.

Формирование обложки и завершающего листа

При активации данного параметра программа автоматически создает титульный лист и заключительную страницу кассовой книги. На обложке отображаются сведения об организации, а на завершающем листе указывается общее количество сформированных страниц за отчетный период.

Такая настройка обычно используется при подготовке книги по итогам года для последующей печати, прошивки и хранения.

Отображение оснований кассовых операций

При включении соответствующего параметра в отчет дополнительно выводится информация об основаниях поступления или выдачи денежных средств. Это позволяет повысить информативность документа (на основании чего документ выдан или получен) и облегчает последующую проверку кассовых операций.

Нумерация листов

Если формирование кассовой книги в 1С ведется не с начала периода или года, программа позволяет указать номер первого листа для продолжения ранее начатой нумерации. Эта функция особенно полезна при восстановлении учета или формировании книги за отдельный период.

Ответственные лица

В настройках также отображаются сведения о кассире и бухгалтере, закрепленные за организацией. При необходимости ответственных сотрудников можно изменить, выбрав нужные значения из справочника.

Формирование кассовой книги в 1С: подготовка отчета

После завершения настройки параметров нажмите кнопку Сформировать.

Программа подготовит кассовую книгу за выбранный период и отобразит ее на экране. В отчет включаются следующие сведения:

• дата кассовой операции;
• номер документа;
• контрагент или сотрудник, участвующий в операции;
• основание получения или выдачи денежных средств;
• корреспондирующий счет учета;
• сумма поступления;
• сумма расхода.

Кроме того, для каждого листа автоматически рассчитываются:

• остаток наличных средств на начало дня;
• общий приход за день;
• общий расход за день;
• остаток денежных средств на конец рабочего дня.

Каждый лист получает индивидуальный номер и содержит дату формирования документа.

Печать и хранение кассовой книги

Кассовую книгу можно распечатать непосредственно из программы, нажав на кнопку Печать. При выводе документа на печать система автоматически подготавливает два экземпляра каждого листа:

• лист кассовой книги;
• отчет кассира.

Распечатанные документы подписывают ответственные лица. Следует учитывать, что кассовая книга относится к категории отчетов и не сохраняется в информационной базе в готовом виде. При необходимости документ можно сформировать повторно в любой момент на основании зарегистрированных кассовых операций.

Для долгосрочного хранения рекомендуем сохранить отчет в электронном формате или распечатать его на бумажном носителе.