Как оформить отпуск по уходу за ребенком в 1С ЗУП

Проверьте настройки программы

Большинство ошибок при оформлении отпуска по уходу связано не с самим документом, а с тем, что программа изначально настроена «не под ту модель выплат».

Сейчас почти все работодатели работают с прямыми выплатами через СФР, и если это не отражено в настройках, система будет:

• считать пособие по старым правилам
• формировать некорректные реестры
• блокировать отправку сведений

Поэтому первый шаг всегда один — проверка учетной политики в программе.

Прежде чем оформить отпуск по уходу за ребенком в 1С ЗУП, перейдите в раздел Настройка — Предприятие — Реквизиты организации — Учетная политика — Пособия СФР.

Проверьте:

• включена ли передача выплат в СФР;
• указана ли дата перехода.

Смысл этой настройки простой: она определяет, кто платит пособие: работодатель или государство через СФР.

Как штатное расписание влияет на отпуск по уходу за ребенком в 1С ЗУП

Этот шаг часто пропускают, хотя он важен для компаний, где ведется штатное расписание. Перейдите в раздел Настройка — Кадровый учет — Штатное расписание.

Проверьте:

• используется ли штатное расписание;
• разрешено ли освобождение ставки;
• есть ли контроль занятости должностей.

От этого зависит, можно ли принять нового сотрудника на работу на эту ставку или нет:

• сотрудник уходит в отпуск по уходу за ребенком — ставка остается закрепленной за сотрудником;
• или ставка освобождается — можно принять временного сотрудника.

Перейдите в раздел Кадры / Зарплата. Выберите пункт Отпуск по уходу и возвраты из отпуска. Нажмите на кнопку Создать и выберите документ Отпуск по уходу за ребенком. 

Отпуск по уходу за ребенком в 1С ЗУП одновременно:

• фиксирует кадровое событие;
• влияет на расчет зарплаты;
• запускает механизм пособий;
• формирует основу для отчетности в СФР.

Чтобы оформить отпуск по уходу за ребенком в 1С ЗУП, заполните поля. Выберите сотрудника из справочника, укажите месяц создания документа и даты начала и окончания отпуска.

Далее заполните остальные поля:

• Выплачивать по. Укажите дату, когда заканчивает начисляться пособие;
• Количество детей. Укажите количество детей сотрудника, на которых выплачивается пособие;
• Это первый ребенок. Поставьте флажок рядом с этим пунктом, если это первенец. Показатель влияет на размер пособия;
• Учитывать заработок предыдущих страхователей. Пособие по уходу за ребенком начисляется с учетом доходов сотрудника на прошлых местах работы. Рядом с пунктом «Средний дневной заработок» нажмите на иконку в виде карандаша, затем на кнопку «Добавить справку с пред. места работы» в открывшемся окне. Если пункт не выбран, то кнопка будет неактивной. Добавьте данные вручную;
• Применять льготы для начисления пособий. Если в карточке сотрудника в разделе «Страхование» указано, что у него есть льготы, эта информация подтягивается в документ автоматически;
• Среднедневной заработок. Данные подтягиваются из программы. Их можно скорректировать, если нажать на иконку с изображением карандаша и задать параметры вручную. После изменения нажмите на кнопку с круговыми стрелками (она должна стать красной). 1С:ЗУП пересчитает сумму с учетом новых данных;
• Доля неполного времени. Указывается только для работников на полставки или для сотрудников, чья зарплата ниже МРОТ. Данные программа учитывает автоматически;
• Районный коэффициент. Проставляется на основе данных из карточки организации.            

Вкладка заполнена. Если необходимо рассчитать заработную плату за месяц, предшествующий началу отпуска, установите флажок «Рассчитать зарплату за…». После этого программа откроет дополнительные вкладки, где автоматически будут рассчитаны зарплата, НДФЛ и страховые взносы за выбранный период.

Как заполнить остальные вкладки в документе «Отпуск по уходу за ребенком» в 1С ЗУП

Информация на вкладке Начисления формируется автоматически. Особое внимание стоит обратить на параметр Не начислять зарплату и не выплачивать аванс — программа устанавливает этот флажок по умолчанию.

Если этот параметр активен, сотруднику не будет начисляться заработная плата, а также он не попадет в ведомости на выплату зарплаты. Если же снять отметку, программа будет считать, что работник продолжает выполнять трудовые обязанности во время отпуска, и будет начислять ему заработную плату и другие выплаты.

После заполнения поля Выплачивать по на вкладке Пособия в документе автоматически появится вкладка Прямые выплаты ФСС.

В этом разделе необходимо указать всех детей, в отношении которых сотруднику назначается пособие. Для каждого ребенка заполните обязательные сведения: фамилию, имя и отчество, данные документа, подтверждающего личность, а также его реквизиты и дату выдачи.

Для назначения пособия работник должен предоставить заявление на его получение. После этого в программе необходимо сформировать сведения для выплаты пособия. Для этого перейдите в раздел Главное — Пособия за счет ФСС — Сведения для получения пособий и создайте новый документ.

В разделе Пособия за счет ФСС, в пункте Реестры сведений создайте документ Реестр прямых выплат ФСС. В карточке документа выберите соответствующий вид реестра — Ежемесячные пособия по уходу за ребенком, затем нажмите кнопку Заполнить. Если часть информации не подгрузилась автоматически, внесите недостающие данные вручную.

После того как вы заполните все поля, нажмите на кнопку Проверить, чтобы убедиться, что в документе нет ошибок. Затем нажмите Отправить для передачи сведений в фонд. Эта возможность доступна пользователям, у которых подключены сервис 1С-Отчетность и настроен электронный обмен с ФСС. Если организация использует сторонние сервисы для взаимодействия с фондом, документ можно выгрузить с помощью кнопки Выгрузить.