Как сделать 2-НДФЛ в 1С

Зачем нужна справка 2-НДФЛ

Организации и предприниматели, выступающие налоговыми агентами по НДФЛ, обязаны учитывать доходы сотрудников, исчислять и удерживать налог, а также передавать сведения в налоговые органы. На основании данных налогового учета формируется справка о доходах физического лица, в которой отражаются:

• доходы сотрудника за отчетный период;
• примененные налоговые вычеты;
• суммы исчисленного и удержанного НДФЛ;
• сведения о налоговом агенте;
• данные о работнике.

Кроме передачи сведений в налоговые органы работодатель может выдать справку сотруднику по его запросу. Актуальная информация о порядке учета НДФЛ размещена на сайте ФНС России.

Подготовка данных перед формированием справки

Перед тем как сделать справку 2-НДФЛ в 1С, рекомендуем проверить корректность кадровых и расчетных данных.

Особое внимание стоит уделить следующим сведениям:

• начисленной заработной плате;
• отпускным выплатам;
• больничным листам;
• премиям и иным начислениям;
• удержаниям по НДФЛ;
• предоставленным налоговым вычетам.

Если в программе отражены не все операции или сведения введены с ошибками, это повлияет на заполнение справки и может привести к расхождениям в отчетности. В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» большинство данных формируется автоматически после проведения расчетных документов.

Какие документы влияют на данные по НДФЛ

Перед формированием справки полезно проверить документы, связанные с налогом на доходы физических лиц.

Заявление на предоставление вычетов

Документ используется для учета стандартных и персональных вычетов. При заполнении важно корректно указать:

• дату начала применения вычета;
• дату окончания действия вычета;
• основание для предоставления вычета.

Ошибки в этих данных могут привести к некорректному расчету налога.

Учет НДФЛ

Доходы и удержания, которые не были автоматически учтены программой, необходимо указать, например:

• дополнительные доходы;
• удержанный налог;
• сведения о перечислении НДФЛ;
• корректировки по налоговому учету.

Уведомление о праве на вычет

Документ используется для учета имущественных и социальных вычетов, подтвержденных налоговым органом. При заполнении необходимо указать период действия уведомления и реквизиты подтверждающего документа.

Как создать 2-НДФЛ в 1С Бухгалтерия для передачи в налоговую инспекцию

Чтобы создать справку 2-НДФЛ в 1С для налоговой службы, перейдите в раздел Зарплата и кадры — НДФЛ — 2-НДФЛ для передачи в ИФНС.

Заполните поля. Укажите:

• год. Период, за который вы формируете справку;
• организация. Наименование организации, по которой предоставляется справка. Если в базе их несколько, выберите нужную;
• дата. Дата формирования справки;
• вид справок. Выберите, какая справка предоставляется:

- Ежегодная отчетность;

- О невозможности удержания НДФЛ;

- Ежегодная отчетность за реорганизованную организацию;

- О невозможности удержания, за реорганизованную организацию.

Определите, какая это справка:

• Исходная — справку сдаете в первый раз;
• Корректирующая — вы внесли в ранее поданную справку изменения;
• Аннулирующая — вы аннулируете поданную ранее справку.

Нажмите на кнопку Заполнить. Программа заполнит справку теми данными, которые есть в системе по сотруднику. Чтобы посмотреть детальные записи, щелкните два раза по строке с нужным сотрудником. Детальные записи отражены в виде справок 2-НДФЛ по сотруднику. Если пользователь программы корректирует данные, они меняются и в справке 2-НДФЛ для передачи в ИФНС.

После того как вы заполните справку, выберите команду Проверить. Если программа обнаружит ошибки, она оповестит вас об этом и выделит блоки с ошибками.

Перейдите в карточку 2-НДФЛ по сотруднику, чтобы исправить ошибки (если они есть).

Далее справку 2-НДФЛ можно:

• Выгрузить и отправить ее в ИФНС через другую программу;
• Отправить ее непосредственно сразу через 1С с помощью сервиса 1С-Отчетность.

Также справку 2-НДФЛ для передачи в ИФНС можно вывести на печать. Для этого нажмите на кнопку Печать и выберите нужный документ.

Как сделать справку 2-НДФЛ для сотрудника

Помимо налоговой отчетности работодатели регулярно готовят справки по запросам работников. Чтобы сделать 2-НДФЛ для сотрудника:

• В 1С ЗУП перейдите в раздел Налоги и взносы — Все документы по НДФЛ. Или откройте раздел Налоги и взносы — Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников.
• В 1С Бухгалтерия перейдите в раздел Зарплата и кадры — Все документы по НДФЛ. Или в раздел Зарплата и кадры — Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников. Чтобы сделать справку 2-НДФЛ для сотрудника, нажмите кнопку Создать.

Заполните поля:

• год. Укажите период, за который формируется справка;
• организация. Заполняется по умолчанию. Если в базе несколько организаций, выберите нужную вручную;
• сотрудник. Выберите сотрудника (физическое лицо) для которого вы формируете справку 2-НДФЛ;
• формировать. Выберите Сводно, если необходимо составить единую справку по всем доходам сотрудника. Если справка нужна для указанной комбинации ОКТМО и КПП и ставок налога, выберите В разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога. Для выбора доступны только те ОКТМО/КПП, по которым есть зарегистрированные доходы физического лица. Данные по ОКТМО и КПП хранятся в справочниках Организации и Подразделения.

На закладках 13%, 30%, 35%, 15%, 18%, 20%, 22%, 9%, 10%, 5% перечислены начисленные физическому лицу доходы в разрезе месяцев. Здесь указаны доходы, облагаемые соответствующими ставками налога, а также предоставленные вычеты.

На вкладке Личные данные указываются данные сотрудника.

В другой табличной части отображаются предоставленные налоговые вычеты (стандартные, имущественные, социальные). Данные о вычетах программа заполняет автоматически. В разделах Суммы дохода и Суммы налога указаны суммы дохода (общая и облагаемая) и налога (исчисленного, удержанного, неудержанного и т. д.) по каждой ставке налога. 

Перед печатью справки 2-НДФЛ проверьте ее, нажав на кнопку Проверить. Если программа обнаружит ошибки, то она оповестит вас и отметит блоки с ошибками. Чтобы сохранить документ, нажмите Записать и Провести. Чтобы распечатать справку 2-НДФЛ, выберите команду Справка о доходах (2-НДФЛ).

Итоги

Формирование справки 2-НДФЛ в 1С не занимает много времени, если в программе своевременно и корректно отражены все кадровые и расчетные документы. Перед подготовкой отчета важно проверить начисления, удержания и налоговые вычеты сотрудников.

Использование встроенных механизмов проверки помогает обнаружить большинство ошибок еще до отправки сведений в налоговую инспекцию. Это снижает риск отказа в приеме отчетности и позволяет избежать дополнительных корректировок.

Актуальные требования к учету НДФЛ и представлению сведений рекомендуется регулярно отслеживать на официальных ресурсах ФНС России и в действующей редакции Налогового кодекса РФ.