Как учитывать годовую премию при расчете отпускных

Какие выплаты участвуют в расчете отпускных

Средний заработок для оплаты ежегодного отпуска рассчитывается в соответствии со статьей 139 Трудового кодекса РФ и Положением № 540.

При расчете учитываются:

• выплаты, начисленные работнику за расчетный период;
• фактически отработанное время в расчетном периоде.

Расчетным периодом являются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Календарный месяц — это период с 1-го по 30-е или 31-е число (в феврале — до 28-го или до 29-го числа).

Учитывается ли годовая премия при расчете отпускных

Да, годовая премия включается в расчет среднего заработка. Если премия начислена за календарный год, предшествующий году предоставления отпуска, она учитывается независимо от даты ее выплаты. Такое правило установлено пунктом 15 Положения № 540.

Пример

Работнику начислили годовую премию за 2025 год в апреле 2026 года. Если сотрудник уходит в отпуск в сентябре 2026 года, эта премия должна участвовать в расчете отпускных, несмотря на то что начислена уже после окончания календарного года.

Если отпускные были рассчитаны до начисления годовой премии, их нужно пересчитать.

Что делать, если расчетный период отработан не полностью

На практике сотрудники нередко отсутствуют на работе в течение расчетного периода. Например, они могут находиться:

• в ежегодном отпуске;
• на больничном;
• в командировке.

Или возможны иные причины, которые исключаются из расчета среднего заработка в соответствии с пунктом 5 Положения № 540. В таких случаях порядок учета годовой премии зависит от того, как она начислялась.

Если премия начислена без учета фактически отработанного времени

Когда размер годовой премии не зависит от количества отработанных дней, применяется следующий порядок расчета:

• если расчетный период отработан полностью, премия учитывается в полном размере;
• если расчетный период отработан не полностью, премия включается в расчет среднего заработка пропорционально фактически отработанному времени.

Такой подход позволяет корректно определить размер среднего заработка.

Если премия начислена за фактически отработанное время

Некоторые работодатели закрепляют в положении о премировании, что годовая премия рассчитывается исходя из фактически отработанного времени. В этом случае дополнительный перерасчет не требуется.

При расчете отпускных такая премия учитывается полностью, даже если в расчетном периоде были отпуска, больничные или другие исключаемые периоды.

Почему важно учитывать порядок начисления премии

При расчете отпускных бухгалтеру необходимо определить не только размер премии, но и основания ее начисления. Если в локальных нормативных актах организации указано, что годовая премия рассчитывается пропорционально фактически отработанному времени, повторно уменьшать ее при расчете среднего заработка не нужно.

Если же такого условия нет, а расчетный период отработан не полностью, применяется правило пропорционального учета. Именно поэтому порядок начисления премий напрямую влияет на расчет отпускных.

Что рекомендуется закрепить во внутренних документах

Чтобы избежать разногласий при расчете выплат и вопросов во время проверок, работодателю рекомендуем заранее определить порядок начисления годовых премий.

В положении о премировании или другом локальном нормативном акте укажите:

• условия начисления годовой премии;
• зависит ли ее размер от фактически отработанного времени;
• порядок учета премии при расчете среднего заработка;
• ссылку на применение норм Положения № 540 при расчете отпускных.

Четко прописанные правила помогут применять единый подход ко всем сотрудникам и снизят риск ошибок.

Итоги

Годовая премия учитывается при расчете отпускных, если она начислена за календарный год, предшествующий году предоставления отпуска. При этом дата ее выплаты значения не имеет.

Если расчетный период отработан не полностью, премия обычно учитывается пропорционально фактически отработанному времени. Исключение составляют случаи, когда сама премия уже рассчитана с учетом отработанного времени — тогда она включается в расчет полностью.

Чтобы избежать спорных ситуаций и обеспечить единый порядок расчета отпускных, работодателю необходимо закрепить правила начисления и учета годовых премий в локальных нормативных актах.