Как в 1С сформировать штатное расписание

Что такое штатное расписание и зачем оно нужно

Штатное расписание — это официальный документ, в котором закрепляются структура компании, подразделения, должности и количество штатных единиц, а также размеры окладов, доплат и надбавок.

Трудовой кодекс не содержит отдельной нормы, которая обязывает каждого работодателя составлять штатное расписание. При этом документ напрямую связан с трудовыми отношениями: согласно ст. 15 ТК РФ работа по должности в соответствии со штатным расписанием относится к трудовой функции, а ст. 57 ТК РФ требует указывать трудовую функцию в трудовом договоре.

Зачем нужно штатное расписание

Штатное расписание выполняет сразу несколько задач:

• Кадровый учет. В документе закреплены должности, на которые организация планирует принимать сотрудников. Это помогает сопоставлять штатные позиции с трудовыми договорами и кадровыми приказами.
• Планирование расходов. Количество ставок и размеры выплат позволяют заранее оценить фонд оплаты труда и понять, во сколько компании обойдется запланированный штат.
• Контроль структуры. В расписании видно, какие подразделения и должности предусмотрены в организации, сколько ставок занято и какие позиции остаются свободными.
• Подготовка к кадровым изменениям. Если компания создает новое подразделение, вводит должность, меняет количество ставок или условия оплаты, соответствующие изменения можно отразить в штатном расписании.
• Отчетность для контролирующие органов. Штатное расписание могут запросить при проверках ФНС, СФР и трудовая инспекция.

Когда нужно менять штатное расписание

Структура компании со временем меняется, поэтому утвержденное расписание можно редактировать. Корректировки могут потребоваться, например, когда организация:

• вводит новые должности или исключает существующие;
• меняет количество штатных единиц;
• создает или упраздняет подразделение;
• переименовывает должность или подразделение;
• меняет оклады, доплаты или надбавки.

Изменения можно оформить приказом о корректировке действующего штатного расписания. Если структура меняется значительно, работодатель утверждает новое штатное расписание.

При этом важно, чтобы сведения о должности и трудовой функции в кадровых документах не расходились со штатным расписанием. Наименование должности в трудовом договоре указывают в соответствии со штатным расписанием. Это особенно важно для должностей, по которым законодательство предусматривает льготы, компенсации или ограничения.

Как создать штатное расписание в 1С ЗУП

Штатное расписание в 1С ЗУП можно вести непосредственно в программе. Сначала необходимо включить соответствующую функциональность, а затем создать штатные позиции.

Шаг 1. Включите ведение штатного расписания

Откройте раздел Настройка — Кадровый учет и перейдите по ссылке Настройка штатного расписания. В настройках установите флажок Ведется штатное расписание.

После этого программа сможет использовать сведения о штатных позициях при оформлении кадровых документов. Это особенно удобно, если приемы, переводы и другие кадровые операции регулярно проводятся в 1С.

Шаг 2. Создайте подразделения и должности

Перейдите в раздел Кадры — Штатное расписание. Перед созданием штатных позиций необходимо заполнить справочники Подразделения и Должности. Если нужной должности еще нет, ее можно создать непосредственно при заполнении позиции. Для каждой позиции штатного расписания укажите основные параметры:

• подразделение;
• должность;
• количество штатных единиц;
• график работы;
• размер оклада;
• надбавки и другие предусмотренные выплаты.

Например, если в отделе продаж предусмотрено пять менеджеров, в штатной позиции укажите соответствующее количество единиц, должность и условия оплаты. После этого аналогичным образом заполните остальные позиции, предусмотренные структурой организации.

Шаг 3. Сформируйте штатное расписание

Когда штатные позиции заполнены, откройте их список и выберите Печать — Штатное расписание (Т-3).

Кроме самого штатного расписания, в программе доступны другие отчеты, которые помогают анализировать кадровую структуру: можно проверить соответствие фактического штата утвержденным позициям, посмотреть начисления, оклады, надбавки и фонд оплаты труда.

Таким образом, 1С:ЗУП позволяет не просто вывести список работающих сотрудников, а вести именно штатную структуру — с вакантными позициями, количеством ставок и условиями оплаты.

Как сделать штатное расписание в 1С:Бухгалтерия

Возможности «1С:Бухгалтерия» в части кадрового учета отличаются от 1С:ЗУП. Если организация использует эту программу для работы с сотрудниками, отдельного документа для ведения полноценного штатного расписания в ней нет.

Вместо этого можно сформировать отчет Штатные сотрудники, который показывает информацию о фактически принятых на работу сотрудниках.

Шаг 1. Включите функциональность

Откройте раздел Главное — Функциональность. В разделе Сотрудники проверьте, что установлен флажок напротив пункта Кадровые документы.

Шаг 2. Заполните сведения о сотрудниках

Перейдите в Зарплата и кадры — Кадры — Кадровые документы.

При оформлении приема на работу в документе указываются, в частности, подразделение, должность, размер оклада и количество ставок. Именно эти сведения в дальнейшем используются для формирования кадрового отчета.

Шаг 3. Сформируйте отчет

Откройте Зарплата и кадры — Отчеты по кадрам — Штатные сотрудники. Укажите дату, на которую нужно получить информацию, и сформируйте отчет. Здесь важно учитывать принцип его формирования: отчет показывает фактически принятых сотрудников, а не полный перечень утвержденных штатных позиций.

Например, если в компании предусмотрено пять должностей «Менеджер», но фактически работают только три человека, отчет по штатным сотрудникам покажет трех работников. Две свободные позиции в нем не появятся.

Поэтому возможности «1С:Бухгалтерия» в этом отношении нельзя полностью сравнивать с ведением штатного расписания в 1С:ЗУП. Если организации необходимо управлять именно утвержденной штатной структурой, включая вакантные позиции, количество ставок и изменения по ним, для этого больше подходит 1С:ЗУП.

1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия: где удобнее вести штатное расписание

Выбор зависит от задач компании:

• 1С:ЗУП подойдет, если требуется вести полноценный кадровый учет. В программе можно формировать штатные позиции, указывать количество ставок, оклады и надбавки, отслеживать заполнение штатного расписания и анализировать фонд оплаты труда.
• 1С:Бухгалтерия подойдет организациям, которым достаточно базового кадрового учета в рамках бухгалтерской программы. В ней можно хранить сведения о сотрудниках и получать отчет по фактическому составу работников, но отдельного механизма полноценного ведения штатного расписания нет.

Поэтому для небольшой компании с простыми кадровыми процессами возможностей 1С:Бухгалтерия будет достаточно. Если же штат активно меняется, есть несколько подразделений, разные условия оплаты и большое количество кадровых операций, удобнее использовать 1С:ЗУП.

Итоги

Штатное расписание помогает компании систематизировать кадровую структуру и контролировать численность, должности и расходы на персонал. Кроме того, оно связано с оформлением трудовых отношений: трудовая функция работника указывается в трудовом договоре с учетом должности в штатном расписании.

В 1С:ЗУП штатное расписание можно полноценно вести в программе: создавать позиции, устанавливать количество ставок и условия оплаты, а затем формировать Т-3 и аналитические отчеты.

В 1С:Бухгалтерия отдельного штатного расписания нет. Программа позволяет получить отчет по фактически работающим сотрудникам на основании кадровых документов. Поэтому перед выбором решения стоит оценить, нужен ли компании полноценный контроль штатной структуры или достаточно базового кадрового учета.

Если штат и кадровые процессы становятся сложнее, чем позволяет текущая программа, переход на 1С:ЗУП может упростить работу кадровика и снизить количество ручных операций.