Не погашена задолженность: что такое просроченная задолженность и как ею управлять

Что такое просроченная задолженность

Если задолженность не погашена, она бывает дебиторской и кредиторской.

• Дебиторская задолженность — деньги, которые должны вашей компании. Например, организация отгрузила товар покупателю с отсрочкой платежа, но срок оплаты еще не наступил. Если покупатель не заплатил вовремя, задолженность становится просроченной.
• Кредиторская задолженность — обязательства вашей компании перед поставщиками, подрядчиками и другими кредиторами. Она также становится просроченной, если организация не выполняет обязательство в установленный срок.

Сам факт наличия долга еще не означает, что он просрочен. Например, если по договору покупатель должен оплатить товар через 10 дней, до наступления этой даты задолженность считается текущей.

Просроченная задолженность появляется после истечения установленного срока оплаты, если обязательство не исполнено.

Срок может быть установлен договором, законом или иными основаниями. Поэтому при оценке задолженности важно смотреть не только на ее сумму, но и на дату, когда она должна быть погашена.

Какие долги могут быть просроченными

Просрочка может возникнуть по разным обязательствам:

• покупатель не оплатил товар или услуги в установленный срок;
• компания не рассчиталась с поставщиком;
• не перечислены вовремя обязательные платежи в бюджет;
• заработная плата выплачена позже установленного срока.

Последствия зависят от вида обязательства. Например, при просрочке оплаты по договору могут начисляться неустойка или пени, а задержка обязательных платежей может привести к штрафам.

Поэтому когда задолженность не погашена, важно контролировать ее не только по общей сумме, но и по срокам ее погашения.

Чем опасна просроченная задолженность

Если не погашена задолженность, это опасно как для покупателей, так и для продавцов товаров или услуг.

Если покупатели не платят вовремя:

• уменьшается объем доступных денежных средств;
• становится сложнее своевременно рассчитываться с поставщиками и другими контрагентами;
• возрастает риск того, что долг придется взыскивать принудительно;
• повышается вероятность возникновения кассового разрыва.

Если сама компания задерживает платежи:

• контрагенты могут взыскать предусмотренные договором санкции;
• ухудшаются деловые отношения с поставщиками;
• кредиторы могут потребовать погасить задолженность;
• при существенных нарушениях возможны судебные споры.

Поэтому задача финансового контроля — не просто фиксировать, что задолженность не погашена в учете, а вовремя замечать приближение срока платежа и уже возникшую просрочку.

Как управлять задолженностью

Работу с долгами лучше строить системно.

1. Регулярно контролировать расчеты с контрагентами. Отслеживайте, кто должен компании деньги, кому должна компания и когда наступают сроки оплаты.

2. Разделять текущую и просроченную задолженность. Текущий долг еще может быть погашен в установленный срок, а по просроченному долгу уже требуется принимать меры.

3. Устанавливать ответственных за работу с долгами. Например, менеджер может контролировать оплату со стороны покупателя, а бухгалтерия — своевременность расчетов и отражение операций в учете.

4. Не откладывать работу с просрочкой. Если покупатель не заплатил в срок, стоит своевременно связаться с ним и выяснить причину задержки, а при необходимости согласовать новый график расчетов или перейти к предусмотренным договором мерам взыскания.

5. Контролировать сроки исковой давности. При взыскании задолженности важно учитывать общий срок исковой давности и особенности его исчисления для конкретного обязательства. В большинстве случаев он составляет три года, но ориентироваться только на эту цифру без анализа конкретной ситуации не стоит.

Главное условие эффективного управления — регулярно видеть актуальную картину задолженности. Для этого удобно использовать учетные системы, которые позволяют анализировать долги по контрагентам и срокам.

Чтобы регулярно контролировать расчеты с покупателями и вовремя замечать просрочки, используйте решения 1С. В программе можно анализировать, что задолженность не погашена по контрагентам, срокам возникновения и другим параметрам. На основании этих данных управлять расчетами.

Как сформировать отчет по срокам задолженности покупателей в 1С

В «1С:Бухгалтерия» для анализа дебиторской задолженности можно использовать отчет «Задолженность покупателей по срокам долга».

Он позволяет распределить задолженность покупателей по периодам ее возникновения и отдельно увидеть суммы, которые уже вышли за установленный срок оплаты. Отчет расположен в разделе «Руководителю».

С его помощью можно оценить:

• общую сумму задолженности покупателей;
• сколько составляет текущий долг;
• какие суммы относятся к просроченной задолженности;
• как давно возникли долги;
• по каким покупателям требуется в первую очередь принять меры.

Такой анализ помогает не ждать, пока задолженность станет проблемой, а заранее выявлять контрагентов, которые задерживают оплату. В программе «1С:Бухгалтерия» можно сформировать нужный отчет, а также увидеть, что задолженность не погашена, с помощью диаграммы.

В документе «Реализация товаров» удобно указать дату расчета.

Важно: сам отчет не заменяет работу с должниками. Его задача — дать бухгалтеру или руководителю актуальную информацию, на основании которой можно принимать решения: связаться с покупателем, проверить условия договора, уточнить срок оплаты или начать процедуру взыскания. Регулярный контроль задолженности в 1С позволяет быстрее замечать просрочки и снижать риск кассовых разрывов.

Если в 1С не получается найти нужную информацию о задолженности или отчет не показывает данные так, как вам нужно, стоит проверить настройки учета и формирования отчетов. Консультант 1С поможет разобраться с причиной и подберет удобный вариант контроля расчетов.