Ввод остатков отпусков в 1С

Какие способы ввода остатков отпусков предусмотрены в 1С

В «1С:Зарплата и управление персоналом» остатки отпусков можно внести двумя документами:

• Начальная штатная расстановка;
• Ввод остатков отпусков.

Выбор зависит от того, как долго вы пользуетесь 1С: вы только начинаете работать с программой или уже ведете учет.

Способ 1. Документ «Начальная штатная расстановка»

Этот вариант используют при первоначальном переносе данных в новую информационную базу, до начала полноценного ведения кадрового учета и расчета зарплаты. Чтобы выполнить ввод остатков отпусков в 1С, перейдите в раздел Главное — См. также — Данные на начало эксплуатации — Создать — Начальная штатная расстановка.

После создания документа перейдите в колонку Отпуска и откройте форму ввода остатков.

Как заполнить остатки отпусков

В открывшемся окне сначала укажите дату, на которую вводятся остатки, в поле На дату. Затем в разделе Остатки отпусков по рабочим годам нажмите Добавить и заполните сведения по каждому периоду.

Для каждой записи необходимо указать:

• вид ежегодного отпуска — выберите из справочника «Виды отпусков»;
• начало рабочего года;
• окончание рабочего года;
• остаток отпуска, накопленный за указанный рабочий период.

Если сотрудник использовал отпуск авансом, значение остатка вводится со знаком минус. Такой способ позволяет сразу перенести все накопленные отпускные права сотрудников до начала эксплуатации программы.

Способ 2. Документ «Ввод остатков отпусков»

Если вы уже работаете в 1С:ЗУП, но возникла необходимость скорректировать или ввести остатки отпусков, используйте документ Ввод остатков отпусков в 1С.

По умолчанию он не отображается в интерфейсе программы. При необходимости его можно добавить через настройку навигации (значок шестеренки в правом верхнем углу раздела Главное). Этот документ применяется уже после начала эксплуатации программы, в том числе если в системе ранее были зарегистрированы отпуска сотрудников.

Что важно учитывать

При использовании документа программа выводит предупреждение: события, зарегистрированные до даты ввода остатков, больше не будут участвовать в расчете отпускных. При этом сведения о ранее оформленных отпусках сохраняются и продолжают отображаться в личной карточке работника по форме № Т-2.

Таким образом, документ становится новой отправной точкой для дальнейшего расчета отпускного стажа.

Как заполнить документ «Остатки отпусков» 1С

В документе необходимо выбрать сотрудника и указать дату, на которую вы вводите остатки. После этого в разделе Остатки отпусков по рабочим годам нажмите Добавить и заполните информацию по каждому периоду.

Укажите:

• вид ежегодного отпуска, по которому накопились остатки;
• дату начала рабочего года;
• дату окончания рабочего года;
• количество дней неиспользованного отпуска (колонка Остаток).

Ввод остатков отпусков в 1С: какой документ использовать

Выбор документа зависит от этапа работы с программой.

Использование подходящего документа позволит избежать ошибок при дальнейшем расчете отпусков и корректно сформировать остатки по каждому сотруднику.

Итоги

В «1С:Зарплата и управление персоналом» предусмотрено два механизма ввода остатков отпусков. Документ Начальная штатная расстановка предназначен для переноса данных перед началом эксплуатации программы, а Ввод остатков отпусков — для корректировки отпускных прав уже в процессе работы.

Перед внесением данных важно определить, на каком этапе находится учет в организации. Это поможет выбрать правильный способ ввода и обеспечить корректный расчет отпусков в дальнейшем.