Какие документы нужны при приеме на работу: перечень и пояснения

Какие документы нужны при приеме на работу

Для большинства сотрудников стандартный перечень документов при трудоустройстве выглядит так:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• сведения о трудовой деятельности;
• документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального учета;
• документы воинского учета — для тех, на кого распространяются соответствующие обязанности;
• документ об образовании или квалификации, если для работы нужны специальные знания или подготовка.

При этом конкретный набор документов зависит от будущей работы. Например, водитель должен предоставить водительское удостоверение, а повар — медицинскую книжку. Рассмотрим подробнее, какие основные документы должны подготовить сотрудники.

Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность

Работодатель должен установить личность человека, которого принимает на работу. Обычно для этого предъявляют паспорт гражданина РФ.

Но паспорт — не единственный возможный вариант. Закон допускает использование других документов, удостоверяющих личность, в зависимости от статуса человека. Например: временное удостоверение личности, удостоверение личности военнослужащего, справка об освобождении из мест лишения свободы (для бывших заключенных).

Сведения о трудовой деятельности

Здесь важно учитывать действующий порядок ведения трудовых книжек. Если человек впервые устраивается на работу после перехода на электронный формат, бумажную трудовую книжку ему оформлять не нужно. Сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде.

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, работодатель учитывает ее в зависимости от того, как организовано ведение трудовой деятельности конкретного работника.

СНИЛС и сведения о регистрации в системе индивидуального учета

Работодателю нужны сведения, необходимые для индивидуального учета сотрудника в системе обязательного пенсионного страхования. На практике обычно предоставляют СНИЛС либо документ, содержащий соответствующие сведения.

Если человек впервые устраивается на работу и у него еще нет необходимых документов, вопрос решается в установленном порядке без требования самостоятельно получить СНИЛС до трудоустройства.

Нужно ли предоставлять ИНН

ИНН часто запрашивают у новых сотрудников, однако согласно статье 65 ТК РФ, ИНН не является обязательным документом, который работник должен предоставить при заключении трудового договора. Поэтому отсутствие ИНН само по себе не является основанием для отказа в трудоустройстве.

При этом сведения об ИНН могут понадобиться работодателю для налогового и бухгалтерского учета. Если у сотрудника есть документ или известен номер ИНН, его можно предоставить работодателю.

Документ об образовании или квалификации

Диплом, свидетельство или другой документ об образовании понадобится, если работа требует определенной подготовки или квалификации. Например, для некоторых профессий законодательство устанавливает обязательные квалификационные требования. В таком случае работодатель вправе проверить соответствие кандидата этим требованиям.

Если для конкретной должности специальное образование не требуется, запрашивать диплом только «для личного дела» работодатель не вправе.

Документы воинского учета

Граждане, на которых распространяются обязанности по воинскому учету, предоставляют соответствующие документы воинского учета. Работодатель, в свою очередь, обязан вести воинский учет сотрудников в установленном порядке.

Какие документы нужны при приеме на работу в отдельных случаях

Для некоторых категорий работников стандартного набора недостаточно. Дополнительные документы предоставляются только тогда, когда это предусмотрено законодательством или связано с особенностями конкретной работы.

Медицинские документы

Предварительный медосмотр требуется не для всех сотрудников. Он обязателен для отдельных категорий работников, например, если работа связана с определенными условиями труда или относится к сферам, для которых законодательство устанавливает специальные требования.

В таких случаях до заключения трудового договора работник должен пройти медицинский осмотр. Требования к медосмотрам зависят от характера работы, поэтому ориентироваться только на название должности недостаточно.

Справка о наличии или отсутствии судимости

Для некоторых видов деятельности закон устанавливает ограничения для лиц, имеющих судимость или подвергавшихся уголовному преследованию. Например, требования действуют для должностей, связанных с работой с детьми. Если для трудоустройства требуется подтвердить отсутствие ограничений, работодатель вправе запросить соответствующий документ.

Водительское удостоверение

Если сотрудник должен управлять автомобилем или другим транспортом в рамках трудовых обязанностей, необходимо подтвердить, что у работника есть соответствующие права и категория. Без нужной категории водительского удостоверения работодатель не сможет допустить сотрудника к работе.

Документы для иностранных работников

Иностранному гражданину в зависимости от его статуса и условий работы могут потребоваться дополнительные документы: например, патент, разрешение на работу или документы, подтверждающие законность пребывания в России. Конкретный перечень зависит от гражданства человека, его статуса и вида работы.

Может ли работодатель потребовать дополнительные документы

По общему правилу — нет. В статье 65 ТК РФ перечислен список документов, которые необходимо предоставить при заключении трудового договора. Работодатель не вправе требовать документы, которые не предусмотрены законодательством, если для конкретной ситуации нет специального основания.

При этом для отдельных видов работы федеральные законы и другие нормативные акты могут устанавливать дополнительные требования. Поэтому окончательный список документов формируется с учетом не только ТК РФ, но и специфики будущей работы.

Что делать, если какого-то документа нет

Отсутствие одного из документов не всегда означает, что человека нельзя принять на работу. Например, если документ утерян, вопрос решается в установленном порядке в зависимости от того, какой именно документ отсутствует. Работодатель не должен отказывать кандидату только потому, что тот не смог предъявить один из документов.

При этом важно различать отсутствие документа и несоответствие обязательным требованиям к должности. Если закон требует определенного образования, медицинского допуска или разрешения на работу, заменить такие требования заявлением работника нельзя.

Как упростить кадровый учет в компании

При большом количестве сотрудников кадровой службе приходится не только собирать документы, но и оформлять трудовые договоры, приказы, кадровые изменения и другие документы.

В «1С:Зарплата и управление персоналом» эти процессы можно вести в одной системе: оформлять прием сотрудников на работу, создавать кадровые документы, рассчитывать зарплату, учитывать отпуска и больничные.

Главное: какие документы нужны при приеме на работу

Перед приемом на работу сотруднику в первую очередь понадобятся документы, предусмотренные статьей 65 ТК РФ: удостоверение личности, сведения о трудовой деятельности, данные индивидуального учета и, в необходимых случаях, документы воинского учета и об образовании.

Дополнительные документы зависят от конкретной ситуации. Они могут потребоваться при трудоустройстве на должности с особыми требованиями, для работы с детьми, управления транспортом или при приеме иностранного гражданина.

Главное правило для работодателя — не требовать от кандидата документы просто «на всякий случай». Необходимо конкретное обоснование для каждого дополнительного документа.