Восстановление трудовой книжки: что делать, если документ утерян

Если трудовая книжка утеряна до приема на работу

Иногда сотрудник приходит устраиваться в организацию и сообщает, что бумажная трудовая книжка утеряна, то есть это произошло до трудоустройства. В этом случае восстановление трудовой книжки не требуется. Работодатель оформляет новую трудовую книжку.

Для этого работнику необходимо подать письменное заявление, в нем указать причину отсутствия трудовой книжки. Такое требование установлено частью 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

После оформления нового документа работодатель вносит в него сведения только о текущем месте работы. Информацию о предыдущих работодателях в этом случае переносить не нужно.

Если трудовая книжка утеряна после приема на работу

Порядок действий меняется, если трудовая книжка была утеряна уже после того, как сотрудник заключил трудовой договор и работает в организации. В такой ситуации работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки.

Для этого работник должен как можно скорее сообщить работодателю об утрате документа и подать соответствующее заявление. После получения заявления работодатель обязан выдать дубликат не позднее 15 рабочих дней.

Такой порядок установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ.

Какие сведения указываются в дубликате

При оформлении дубликата работодатель вносит сведения, которые позволяют подтвердить трудовую деятельность сотрудника. В документ включают:

• фамилию, имя и отчество работника;
• дату рождения;
• сведения об образовании;
• профессию и специальность (при наличии);
• информацию о трудовом стаже;
• сведения о работе и награждениях, внесенных по последнему месту работы.

Важно, чтобы данные были подтверждены документально.

Оформление дубликата трудовой книжки — лишь одна из задач кадровой службы. Чтобы быстрее оформлять кадровые документы, хранить сведения о сотрудниках и соблюдать требования законодательства, удобно использовать решения 1С.

Восстановление трудовой книжки: как отражается трудовой стаж

При заполнении дубликата возможны два варианта внесения сведений о стаже.

Общий стаж

Если имеются документы, подтверждающие только общую продолжительность работы, в трудовой книжке указывают суммарный стаж:

• количество лет;
• месяцев;
• дней.

При этом перечислять работодателей, должности и периоды работы не требуется.

Стаж по периодам работы

Если документы позволяют подтвердить отдельные этапы трудовой деятельности, сведения отражаются более подробно. Для каждого периода указывают:

• дату приема на работу;
• наименование работодателя;
• структурное подразделение (если оно известно);
• должность;
• профессию или специальность;
• квалификацию (при наличии).

Такой вариант позволяет наиболее точно восстановить сведения о трудовой деятельности работника.

Как подтвердить трудовой стаж

Основанием для заполнения дубликата служат документы, подтверждающие, что сотрудник работал ранее. Получить их можно:

• у прежнего работодателя;
• у правопреемника организации;
• в государственном или муниципальном архиве, если организация ликвидирована;
• в виде сведений о трудовой деятельности по форме СТД-СФР, полученных в Социальном фонде России или через МФЦ.

Чем больше подтверждающих документов представит работник, тем точнее работодатель сможет восстановить сведения о трудовой деятельности.

Что важно запомнить работодателю

Восстановление трудовой книжки зависит от того, когда она была утеряна. Если документ утрачен до трудоустройства, работодатель оформляет новую трудовую книжку на основании заявления работника.

Если книжка утеряна во время работы в организации, необходимо оформить дубликат и выдать его сотруднику в установленный срок. Своевременное оформление документов поможет избежать ошибок в кадровом учете и подтвердить трудовой стаж работника.