Просроченная дебиторская задолженность: что это такое, виды и как с ней работать

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность — это задолженность перед компанией со стороны покупателей, поставщиков, сотрудников, государства и других лиц или организаций. Проще говоря, это то, что должны бизнесу: деньги, товары, работы, услуги или иное имущество.

Например, компания поставила покупателю товар на 500 000 руб. с отсрочкой платежа на 30 дней. Пока покупатель не перечислит деньги, 500 000 руб. будут дебиторской задолженностью поставщика.

Но дебиторка возникает не только после продажи с отсрочкой. К ней, например, относятся:

• авансы, перечисленные поставщикам, пока обязательства по поставке не исполнены;
• деньги, выданные сотрудникам под отчет, по которым еще не представлены отчетные документы;
• переплата по налогам и взносам;
• займы, выданные другим организациям, ИП или физлицам;
• задолженность работников перед компанией;
• задолженность учредителей по вкладам в уставный капитал.

То есть ключевой признак здесь не сама продажа, а наличие права компании получить деньги или другое исполнение от контрагента.

В бухгалтерском учете дебиторская задолженность отражается в составе активов. При этом конкретный счет зависит от того, из-за какой операции она появилась. Например, расчеты с покупателями учитываются на счете 62, авансы поставщикам — на счете 60, расчеты с подотчетными лицами — на счете 71.

Чем отличается дебиторская задолженность от кредиторской?

Дебиторская и кредиторская задолженности связаны с одной и той же логикой расчетов, только стороны находятся в противоположных позициях.

• Дебиторская задолженность — это то, что должны вашей компании.
• Кредиторская задолженность — это то, что должна ваша компания другим лицам.

Вернемся к нашему примеру. Организация отгрузила покупателю товар с отсрочкой. Для продавца возникла дебиторская задолженность: покупатель должен ему деньги. У покупателя, в свою очередь, появилась кредиторская задолженность перед продавцом.

Для бизнеса важно контролировать оба показателя. Большая дебиторская задолженность означает, что часть средств компании находится у контрагентов. А значительный объем кредиторской задолженности показывает, сколько бизнес сам должен другим.

Виды дебиторской задолженности

Дебиторскую задолженность можно классифицировать по разным признакам. Чтобы управлять задолженностью, важны срок погашения и соблюдение установленного срока оплаты.

Краткосрочная задолженность

Краткосрочной называют задолженность, погашение которой ожидается в течение 12 месяцев. Например, покупатель должен оплатить поставку через 30 дней. Или компания ожидает возврат выданного займа через несколько месяцев.

Такая дебиторка обычно относится к оборотным активам. Но небольшой срок погашения сам по себе не означает, что задолженность безопасна: если покупатель регулярно задерживает платежи, даже краткосрочный долг может создавать проблемы с денежным потоком.

Долгосрочная задолженность

Долгосрочная дебиторская задолженность предполагает погашение более чем через 12 месяцев.

Она может возникнуть, например, при предоставлении долгосрочного займа или рассрочки. Для такой задолженности особенно важно заранее понимать график возврата средств и оценивать финансовое состояние дебитора.

Долгосрочная дебиторская задолженность не обязательно является проблемной. Если платежи поступают по графику и компания учитывает будущие поступления при планировании денежных потоков, такой долг может быть частью нормальной финансовой модели.

Текущая задолженность

Текущая или нормальная задолженность — это долг, срок оплаты которого еще не наступил. Например, договор предусматривает оплату товара через 30 дней после отгрузки. В течение этого периода у продавца есть дебиторская задолженность, но покупатель не нарушает договор.

Такую задолженность важно контролировать, но требовать ее немедленного погашения нельзя: срок исполнения обязательства еще не наступил.

Просроченная задолженность

Просроченная дебиторская задолженность появляется, когда установленный срок оплаты прошел, а деньги от контрагента не поступили. Например, по договору покупатель должен был заплатить 10 сентября. Если 11 сентября оплаты нет, задолженность становится просроченной. С этого момента бизнесу уже недостаточно просто учитывать сумму в реестре. Необходимо выяснить причину задержки, связаться с должником и определить дальнейшие действия.

Просроченная задолженность может быть сомнительной, а в дальнейшем — безнадежной. Для налогового учета критерии сомнительных и безнадежных долгов установлены статьей 266 НК РФ. В частности, ФНС указывает, что сомнительной считается задолженность, не погашенная в установленный договором срок и не обеспеченная залогом, поручительством или банковской гарантией.

Почему возникает дебиторская задолженность

Причины появления дебиторки могут быть совершенно разными. На практике чаще всего она возникает в следующих ситуациях.

• Отсрочка платежа. Компания сначала отгружает товар или выполняет работу, а клиент оплачивает их позже. Такая схема распространена в B2B, где отсрочка может быть частью коммерческих условий.
• Аванс поставщику. Компания перечислила деньги, но еще не получила товар или услугу. До исполнения обязательств поставщиком сумма аванса остается дебиторской задолженностью.
• Выданный заем. Организация предоставила деньги другой компании, ИП или сотруднику. До возврата займа у кредитора существует право требования денежных средств.
• Переплата. Ошибка в расчетах может привести к тому, что контрагент получил больше денег, чем ему полагалось. Пока излишек не возвращен или не зачтен, возникает дебиторка.
• Переплата по налогам и взносам. Если на ЕНС сформировалось положительное сальдо, которое подлежит возврату или зачету, возникает право на соответствующую сумму.
• Расчеты с сотрудниками. Например, работнику выдали деньги под отчет, но он еще не представил документы об их использовании или не вернул остаток.

Для бизнеса важно не просто знать общую сумму дебиторской задолженности, а понимать, из каких операций она состоит. Долг покупателя и аванс поставщику несут разные риски и требуют разных способов контроля.

Риски дебиторской задолженности для бизнеса

Наличие дебиторки само по себе — нормальная ситуация для бизнеса. Проблемой становится ее чрезмерный объем или постоянный рост просроченных долгов.

Кассовые разрывы

Главный риск — нехватка денег на текущие расходы. Компания может иметь крупную выручку и прибыль по данным учета, но при этом не располагать достаточной суммой на расчетном счете.

Например, покупатели должны компании 10 млн руб., а оплатить аренду, зарплату и счета поставщиков нужно уже сейчас. Пока деньги находятся у клиентов, бизнесу приходится искать другие источники финансирования.

Заморозка оборотных средств

Чем больше денег «лежит» в дебиторке, тем меньше средств остается для закупок, выплаты зарплаты, инвестиций и других задач. Особенно опасно, если объем задолженности растет быстрее выручки или клиенты систематически увеличивают сроки оплаты.

Риск невозврата

Не вся задолженность в итоге будет погашена. Контрагент может обанкротиться, прекратить деятельность, потерять имущество или просто отказаться выполнять обязательства.

В этом случае компания несет реальные финансовые потери, а задолженность при наличии предусмотренных законом оснований приходится списывать.

Дополнительные расходы

Чтобы вернуть деньги, бизнес может потратить ресурсы на претензионную работу, юристов и судебное взыскание. Если должник не располагает активами, даже выигранный суд не гарантирует фактического получения денег.

Поэтому задача управления дебиторской задолженностью — не только вернуть уже просроченные долги, но и не допускать неконтролируемого роста новых.

Как снизить дебиторскую задолженность

Эффективнее всего работать с дебиторкой до того, как она станет просроченной. Для этого бизнесу стоит установить понятные правила работы с клиентами.

Проверяйте контрагентов до сделки

Перед тем как предоставлять новому клиенту отсрочку, оцените его надежность. Для этого можно изучить сведения о компании в сервисе ФНС «Прозрачный бизнес», посмотреть информацию о судебных спорах и финансовом состоянии. Особое внимание стоит уделять компаниям, которые впервые работают с вами и сразу запрашивают отсрочку.

Устанавливайте лимиты

Для клиентов с разной историей расчетов можно устанавливать разные условия. Например, надежным постоянным покупателям предоставлять отсрочку, а с новыми контрагентами сначала работать по предоплате или с небольшим лимитом.

Лимит задолженности помогает не допустить ситуации, когда менеджер продолжает отгружать товар клиенту, который уже накопил значительный долг.

Прописывайте условия оплаты в договоре

В договоре должны быть понятны стоимость, срок и порядок расчетов. Если предусмотрена отсрочка, важно зафиксировать конкретный срок оплаты. Также договор может предусматривать ответственность за нарушение обязательств и способы обеспечения исполнения. Например, залог или поручительство, если они подходят для конкретной сделки.

Контролируйте сроки

Не стоит ждать, пока задолженность станет проблемной. Сформируйте реестр, где по каждому контрагенту видны сумма долга, дата возникновения, срок оплаты и количество дней просрочки.

Для небольшого бизнеса такой контроль можно вести в таблице. При большом количестве клиентов удобнее использовать учетную систему, например, программу «1С:Бухгалтерия», и формировать отчеты в ней.

Регулярно сверяйте расчеты

Сверка с контрагентами помогает вовремя обнаруживать расхождения и подтверждать размер задолженности. Чем дольше спорная сумма остается без внимания, тем сложнее восстановить историю расчетов.

Анализируйте динамику

Одной суммы дебиторки недостаточно. Важно смотреть, как меняется задолженность по месяцам, какая ее доля приходится на просроченные долги и насколько быстро контрагенты оплачивают счета.

Один из показателей — оборачиваемость дебиторской задолженности. Ее можно рассчитать как отношение выручки за период к средней дебиторской задолженности за тот же период:

Коэффициент оборачиваемости = выручка / ((ДЗ на начало периода + ДЗ на конец периода) / 2).

Сравнивать показатель лучше в динамике и с учетом специфики бизнеса. Универсального значения, которое считалось бы нормой для всех компаний, нет.

Как взыскать дебиторскую задолженность

Если срок оплаты прошел, а деньги не поступили, не стоит откладывать работу с должником. Чем дольше компания не предпринимает действий, тем выше риск, что взыскать деньги будет сложнее.

1. Свяжитесь с должником

Сначала выясните причину задержки. Иногда просрочка возникает из-за технической ошибки, несогласованного документа или временных финансовых проблем.

Если контрагент готов заплатить, можно согласовать график погашения задолженности. Но договоренности лучше фиксировать документально.

2. Направьте претензию

Если добровольно получить деньги не удается, направьте должнику претензию, где укажите: сумму задолженности, основание ее возникновения и требование погасить долг.

Необходимость и порядок досудебного урегулирования зависят от конкретного спора и применяемых норм. Поэтому перед обращением в суд стоит проверить требования к досудебному порядку именно для вашей ситуации.

3. Обратитесь в суд

Если должник не исполняет обязательства добровольно, кредитор может обратиться за взысканием задолженности в суд. При этом не стоит затягивать с обращением. Общий срок исковой давности составляет три года, но порядок его исчисления зависит от обстоятельств конкретного обязательства. Статья 196 ГК РФ устанавливает общий трехлетний срок, а статья 200 определяет правила начала его течения.

Важно: истечение срока исковой давности не означает, что ровно через три года после выставления счета долг автоматически становится безнадежным. Для определения даты нужно учитывать условия договора и обстоятельства, которые влияют на течение срока.

4. Получите исполнение

Даже решение суда не означает, что деньги автоматически поступят на счет. Если должник не исполняет решение добровольно, начинается исполнительное производство. Поэтому еще до обращения в суд имеет смысл оценить финансовое состояние контрагента и наличие у него имущества или денежных средств.

Как списать дебиторку

Списание — это не просто удаление старого долга из бухгалтерской программы. Сначала нужно установить, что задолженность действительно является безнадежной и для ее списания есть предусмотренные законодательством основания.

Для целей налогообложения прибыли статья 266 НК РФ относит к безнадежным, в частности:

• долги с истекшим сроком исковой давности,
• задолженность, по которой обязательство прекращено вследствие невозможности исполнения, на основании соответствующего акта государственного органа или ликвидации организации.

Отдельным основанием может быть постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, подтверждающее невозможность взыскания.

Проведите инвентаризацию

Перед списанием нужно определить, какие долги числятся в учете и по каким из них появились основания для списания. Проверяют документы, подтверждающие:

• возникновение задолженности;
• размер долга;
• срок исполнения обязательства;
• попытки взыскания, если они предпринимались;
• обстоятельства, из-за которых задолженность стала безнадежной.

Оформите документы

Для бухгалтерского учета важно документально подтвердить основания списания. В зависимости от ситуации используются документы по самой хозяйственной операции, результаты инвентаризации расчетов, документы суда или исполнительного производства, сведения о ликвидации должника и другие подтверждения.

ФНС отдельно обращает внимание, что одного приказа руководителя о списании недостаточно: задолженность должна быть доказана первичными документами, подтверждающими саму хозяйственную операцию и размер долга.

Отразите списание в учете

Если организация создавала резерв по сомнительным долгам, безнадежная задолженность может списываться за счет такого резерва в установленном порядке. Если резерва недостаточно или он не создавался, порядок отражения зависит от применяемых правил бухгалтерского и налогового учета.

Для налога на прибыль суммы безнадежных долгов относятся к внереализационным расходам при соблюдении требований НК РФ. При этом нельзя произвольно выбрать период для признания такого расхода: ФНС указывает на необходимость учитывать безнадежный долг в соответствующем периоде, когда возникло основание для его признания.

Налоговые последствия зависят и от применяемого режима налогообложения. Поэтому перед списанием стоит отдельно проверить порядок для конкретной организации или ИП.

Продолжайте контролировать списанный долг

Списание не всегда означает, что компания должна забыть о контрагенте. В бухгалтерском учете списанная дебиторская задолженность может продолжать учитываться за балансом в установленном порядке, если сохраняется возможность ее взыскания. Это важно, например, если финансовое положение должника впоследствии изменится.

Как контролировать дебиторскую задолженность в 1С

При небольшом количестве контрагентов задолженность можно контролировать вручную, но по мере роста бизнеса такой подход становится неудобным. Важно видеть не только общую сумму дебиторки, но и конкретных должников, сроки оплаты и просрочку.

В программах 1С для анализа расчетов можно использовать отчеты по задолженности и взаиморасчетам с контрагентами, оборотно-сальдовую ведомость и другие стандартные инструменты учета.

Главное, настроить контроль так, чтобы информация была полезна не только бухгалтеру, но и руководителю или менеджеру, который работает с клиентом.

Например, для каждого контрагента можно контролировать:

• сумму текущей задолженности;
• размер просрочки;
• срок оплаты по договору;
• историю предыдущих платежей;
• ответственного сотрудника;
• установленный кредитный лимит.

Так дебиторка превращается в управляемый процесс.

Главное

Дебиторская задолженность — нормальная часть работы бизнеса, если компания контролирует ее объем и сроки погашения. Она возникает при отсрочке платежа, авансах поставщикам, выдаче займов, переплатах и других расчетах.

По сроку погашения дебиторка может быть краткосрочной или долгосрочной, а по соблюдению срока оплаты — текущей и просроченной. Просроченные долги требуют отдельного контроля: часть из них удается взыскать, а безнадежные при наличии законных оснований приходится списывать.

Основные риски дебиторской задолженности: кассовые разрывы, заморозка оборотных средств и потеря денег из-за невозвратных долгов. Поэтому работать с ней важно на всех этапах: проверять контрагентов до сделки, устанавливать лимиты и условия оплаты, отслеживать сроки, своевременно проводить претензионную работу и не затягивать с взысканием.

Правовые и налоговые последствия задолженности зависят от конкретной ситуации и режима налогообложения. Перед списанием или признанием долга безнадежным стоит свериться с актуальными нормами НК РФ и ГК РФ и документально подтвердить основания операции.