Сколько хранить расчетные ведомости по заработной плате

Какие документы по зарплате нужно хранить

К документам, связанным с начислением и выплатой заработной платы, относятся не только расчетные ведомости. В архиве работодателя могут храниться документы, которые подтверждают размер выплат, отработанное время и основания для начислений.

В частности:

• расчетные ведомости — содержат сведения о начислениях, удержаниях и суммах к выплате;
• лицевые счета работников — отражают сведения о начислениях и выплатах за период работы сотрудника;
• табели учета рабочего времени — подтверждают фактически отработанное время;
• приказы о приеме, переводе, увольнении, отпуске, премировании, установлении доплат и надбавок;
• трудовые договоры и дополнительные соглашения — фиксируют условия оплаты труда и другие связанные с ней условия;
• заявления работников, на основании которых производятся отдельные выплаты или удержания.

Для части этих документов сроки хранения исчисляются десятилетиями, поэтому порядок в архиве важно организовать еще во время ведения кадрового и бухгалтерского учета.

Чтобы не вести зарплатные и кадровые документы вручную, их можно формировать и хранить в программе «1С:Зарплата и управление персоналом». 1С:ЗУП помогает автоматизировать расчет зарплаты, кадровый учет и работу с документами сотрудников.

Сколько хранить расчетные ведомости и другие документы

Единого срока хранения для всех документов по кадрам и зарплате нет. Он зависит от вида документа и установленных для него правил хранения.

Основные сроки следующие:

Сроки 50 и 75 лет применяются в зависимости от даты окончания делопроизводства по документу: для документов, завершенных после 1 января 2003 года, применяется срок 50 лет, а для более ранних — 75 лет. При определении сроков хранения следует ориентироваться на Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда начинается отсчет срока

В общем случае срок хранения начинают отсчитывать с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено делопроизводство по документу. Например, если ведомость за 2026 год относится к документам со сроком хранения 50 лет, отсчет начинается с 1 января 2027 года.

Почему документы по зарплате хранят так долго

Длительные сроки нужны не только для соблюдения архивных требований. Зарплатные и кадровые документы могут потребоваться спустя много лет после того, как сотрудник уволился. Например, они позволяют:

• Подтвердить стаж и заработок. Сведения о работе и выплатах могут потребоваться бывшему сотруднику для подтверждения трудового стажа и заработка.
• Подтвердить правильность расчетов. Документы помогают установить, на каком основании сотруднику начислялись зарплата, отпускные, премии и другие выплаты.
• Ответить на запросы контролирующих органов. При проверках работодателю может потребоваться подтвердить данные бухгалтерского и кадрового учета.
• Разрешить трудовые споры. Если сотрудник оспаривает размер выплат или другие условия, документы становятся доказательством произведенных расчетов и оснований для них.

Поэтому потеря или преждевременное уничтожение документов может создать проблемы как работодателю, так и бывшим сотрудникам.

Как хранить расчетные ведомости по заработной плате и другие документы в электронном виде

Архивировать нужно не только бумажные документы. Если документы формируются и подписываются в электронном виде, работодатель также должен обеспечить их сохранность в течение установленного срока.

Важно, чтобы электронные документы можно было открыть и при необходимости подтвердить их подлинность. Поэтому недостаточно просто сохранить файлы на компьютере: нужно обеспечить сохранность документов и возможность проверки электронной подписи.

При использовании программ 1С часть кадровых и расчетных документов можно формировать и хранить в электронном виде. Это помогает сократить объем бумажного архива и быстрее находить нужные сведения.

Какие требования предъявляются к архиву

Соблюсти срок хранения недостаточно: документы должны оставаться доступными и пригодными для использования на протяжении всего установленного периода.

Для бумажных документов важно обеспечить:

• защиту от влаги, огня и прямого солнечного света;
• подходящие условия температуры и влажности;
• защиту от повреждения и вредителей;
• систематизацию документов и удобный поиск;
• ограничение доступа к документам с персональными данными сотрудников.

Электронный архив также требует защиты от утраты данных и несанкционированного доступа. Резервное копирование поможет снизить риск потери документов из-за технических сбоев. Требования к хранению архивных документов установлены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Часть кадрового документооборота можно перевести в электронный формат, чтобы упростить обмен документами с сотрудниками. Для этого используйте сервис 1С:Кабинет сотрудника.

Что важно запомнить

Расчетные ведомости и лицевые счета работников относятся к документам с длительным сроком хранения — 50 или 75 лет в зависимости от периода завершения их делопроизводства. Для табелей и некоторых кадровых документов установлены другие сроки.

Важно: не ориентироваться на единый срок для всей зарплатной документации. Перед уничтожением документов нужно определить их вид и проверить установленный срок хранения.

Правильно организованный архив помогает работодателю подтвердить расчеты с сотрудниками, ответить на запросы контролирующих органов и избежать проблем при трудовых спорах.