Что делать, если в 6-НДФЛ обнаружена ошибка «Сумма налогов не совпадает»

Исчисленный и удержанный НДФЛ: почему суммы могут отличаться

Для начала важно разделить два показателя.

• Исчисленный налог — НДФЛ, рассчитанный с дохода физического лица. В разделе 2 формы 6-НДФЛ он отражается по строке 140.
• Удержанный налог — НДФЛ, который налоговый агент фактически удержал при выплате дохода сотруднику. Он отражается по строке 160.

ФНС указывает, что строка 140 содержит сумму исчисленного налога нарастающим итогом с начала года, а строка 160 — общую сумму удержанного налога также нарастающим итогом. Поэтому само по себе неравенство строк 140 и 160 еще не говорит об ошибке.

Когда расхождение нормально

Доход начислен и выплачен в разные периоды

Например, зарплату начислили в марте, а выплатили в апреле. Исчисленный с нее НДФЛ попадет в расчет за I квартал, а удержанный будет отражен уже с учетом периода удержания во II квартале.

Натуральный доход

Если сотрудник получил доход в натуральной форме, исчислить НДФЛ нужно при получении такого дохода. Удержать налог можно при ближайшей денежной выплате с учетом ограничений, установленных НК РФ. Если удержать всю сумму сразу невозможно, часть налога может остаться неудержанной и отражаться по строке 170. Поэтому перед тем как исправлять расхождение, сначала нужно выяснить, связано ли оно с особенностями периода получения дохода и удержания налога.

Насторожиться стоит в другой ситуации: доход уже выплачен, налог должен быть удержан, но данные в учете не сходятся и для расхождения нет объективной причины. Тогда нужно искать ошибку в начислениях, вычетах или последовательности проведения документов.

Почему возникает ошибка «Сумма налогов не совпадает» в 6-НДФЛ

Расхождение в 6-НДФЛ может возникнуть не из-за арифметической ошибки. Часто проблема появляется из-за того, как в программе отражены начисление, перерасчет или выплата.

Межрасчетные выплаты

Отпускные, больничные и другие выплаты могут начисляться и выплачиваться в разные даты. Например, отпускные начислили в марте, а сотрудник получил их в апреле. Исчисленный налог и удержанный налог окажутся привязаны к разным периодам. Поэтому при проверке одного квартала может показаться, что сумма НДФЛ не совпадает.

Исправления задним числом и перерасчеты

Бухгалтер может в апреле исправить документ за февраль или другой прошлый период. Если после изменения документы не перепровести в правильной последовательности, программа может сформировать некорректные данные для текущего расчета. В результате ошибка «Сумма налогов не совпадает» в 6-НДФЛ становится заметна уже при формировании отчета, хотя причина находится в более раннем документе.

Изменение налогового статуса сотрудника

При изменении налогового статуса сотрудника налог может пересчитываться за предыдущие периоды. Например, после признания работника налоговым резидентом производится перерасчет ранее исчисленного НДФЛ. Если в результате налог уменьшается, в учете возникает сумма излишне удержанного налога.

Ошибки при применении вычетов

Расхождение может появиться, если сотруднику предоставили вычет после того, как налог уже был рассчитан и удержан. Например, работник в течение года представил документы для имущественного вычета. После перерасчета сумма НДФЛ уменьшается, а ранее удержанный налог уже отражен в учете.

В такой ситуации важно не пытаться вручную подогнать строки 140 и 160 друг под друга. Сначала нужно разобраться, правильно ли проведен перерасчет и как сумма излишне удержанного налога отражена в учете.

Дублирование карточек сотрудников

Еще одна возможная причина: один сотрудник заведен в программе несколько раз либо его данные некорректно перенесены из другой информационной системы. Например, доход может оказаться в одной карточке физического лица, а удержанный налог — в другой. В общей отчетности это приводит к расхождениям и затрудняет сверку.

В этом случае нужно проверить персональные данные сотрудника и связанные с ним документы по НДФЛ.

Нарушена последовательность проведения документов

Иногда причина действительно техническая: документы проведены не в той последовательности, в которой происходили операции. Например, выплата проведена раньше начисления или после исправления документа за прошлый период связанные документы не были перепроведены. В результате регистры НДФЛ могут содержать данные, которые не соответствуют фактической последовательности операций.

Как исправить ошибку в 6-НДФЛ: пошаговый алгоритм

Если причина расхождения пока не очевидна, не стоит сразу исправлять цифры непосредственно в форме. Сначала нужно найти первоисточник ошибки в учете.

1. Проверьте начисления

Сформируйте в программе отчет Анализ НДФЛ по месяцам или Анализ НДФЛ по документам-основаниям. С помощью отчета можно определить, по какому сотруднику и в каком периоде возникло расхождение.

В первую очередь проверьте сумму исчисленного налога:

• правильно ли определена налоговая база;
• применены ли предусмотренные вычеты;
• нет ли перерасчета за прошлый период;
• соответствует ли ставка налога статусу сотрудника;
• нет ли дублей по физическому лицу;
• правильно ли проведены документы начисления.

Если проблема только у одного сотрудника, удобно дополнительно сформировать Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. Он позволяет проследить движение данных от получения дохода до удержания налога и его перечисления.

2. Исправьте первичный документ

После того как источник ошибки найден, исправьте его в учете. Если проблема возникла из-за документа начисления, корректируйте именно его. Если причина связана с вычетом, статусом сотрудника или перерасчетом, проверьте соответствующие документы.

Особое внимание уделите хронологии: после исправления документа за прошлый период связанные с ним операции могут потребовать перепроведения.

3. Сформируйте 6-НДФЛ

После исправлений заново заполните расчет. Вместо ручной корректировки цифр в форме нужно сначала привести в порядок данные учета, а затем сформировать расчет заново. Это позволяет программе повторно собрать показатели из регистров НДФЛ.

Перед массовым перепроведением документов за прошлые периоды рекомендуется сделать резервную копию информационной базы.

Как быстро понять причину расхождения

Для первичной диагностики удобно использовать такую таблицу.

Важно: таблица помогает определить направление проверки, но само по себе сравнение строк 140 и 160 не является универсальным тестом на ошибку. Показатели формируются нарастающим итогом и зависят от периода исчисления и удержания налога.

Как проверить НДФЛ перед сдачей

Перед отправкой 6-НДФЛ полезно провести несколько дополнительных проверок.

Проверьте доходы и вычеты

В актуальной форме раздела 2:

• строка 110 — сумма начисленного дохода;
• строка 130 — сумма вычетов;
• строка 140 — исчисленный НДФЛ;
• строка 150 — фиксированные авансовые платежи, уменьшающие исчисленный налог;
• строка 160 — удержанный НДФЛ;
• строка 170 — налог, не удержанный налоговым агентом;
• строка 180 — излишне удержанный налог;
• строка 190 — налог, возвращенный налоговым агентом.

Показатели нужно проверять по каждой налоговой ставке отдельно. В разделе 2 расчет формируется для каждой применяемой ставки налога.

Проверяйте суммы с учетом округления

НДФЛ рассчитывается с учетом правил округления. Поэтому при большом количестве сотрудников итоговая сумма налога может отличаться от результата, полученного простой проверкой общей налоговой базы по организации на ставку.

Если расхождение составляет несколько рублей, сначала проверьте расчет по каждому сотруднику, а не только общую сумму по компании.

Что делать, если ошибка «Сумма налогов не совпадает» в 6-НДФЛ найдена после сдачи отчета

Если после отправки расчета обнаружилась ошибка, сначала исправьте данные в учете. После этого нужно определить, изменились ли показатели уже представленного расчета. Если да, потребуется представить уточненный расчет за соответствующий период.

При перерасчете НДФЛ порядок отражения зависит от ситуации. Например, ФНС разъясняет, что при излишне удержанном налоге сумма, которую еще не вернули сотруднику, отражается по строке 180, а после возврата — по строкам 190 и 196.

Поэтому перед подачей уточненного расчета важно установить не только причину первоначальной ошибки, но и то, как после исправления изменились показатели 6-НДФЛ.

Ответы на частые вопросы

Как проверить НДФЛ, если сотрудников много?

Используйте встроенные аналитические отчеты по НДФЛ. Начните с отчета «Анализ НДФЛ по месяцам» или «Анализ НДФЛ по документам-основаниям», чтобы определить период и сотрудника, по которому возникло расхождение.

Если проблема относится к одному человеку, сформируйте подробный анализ НДФЛ по сотруднику и проверьте цепочку начисления, получения дохода и удержания налога.

Что делать, если удержали НДФЛ больше, чем нужно?

Сначала определите причину излишнего удержания. Если налог был пересчитан и сумма еще не возвращена сотруднику, она отражается по строке 180. После возврата налогоплательщику сумма отражается по строкам 190 и 196 в соответствии с правилами заполнения расчета.

Можно ли оставить отчет, если сумма отличается на 1-2 рубля?

Сначала нужно установить причину расхождения. Небольшая сумма сама по себе не означает, что ошибку можно игнорировать: она может быть связана с округлением, но может возникнуть и из-за ошибки в конкретном документе или сотруднике.

Поэтому рекомендуем проверить расчет по сотрудникам и сверить показатели с действующими контрольными соотношениями ФНС.

Что делать, если ошибка «Сумма налогов не совпадает» в 6-НДФЛ обнаружена после сдачи?

Исправьте первичные документы и регистры НДФЛ, затем заново сформируйте расчет. Если после исправлений показатели ранее представленного 6-НДФЛ изменились, подайте уточненный расчет за соответствующий период.

Итоги

Расхождение между исчисленным и удержанным НДФЛ не всегда означает ошибку. Налог может быть исчислен в одном периоде, а удержан при выплате дохода в другом. Кроме того, на показатели расчета влияют перерасчеты, вычеты, изменение налогового статуса, излишне удержанный налог и другие операции.

Если же объективной причины для расхождения нет, искать ее нужно в учете: проверить начисления, документы выплаты, вычеты, карточку сотрудника и последовательность проведения документов.

Главное правило — не подгонять цифры непосредственно в 6-НДФЛ. Сначала исправьте причину в учете, а затем заново сформируйте расчет и проверьте его по актуальным контрольным соотношениям ФНС.