Электронная транспортная накладная или ЭТрН в 2026 году

С 1 сентября 2026 года транспортные накладные при автомобильных грузоперевозках в общем случае оформляют в электронном виде. Документ формируется через информационную систему электронных перевозочных документов и передается в ГИС ЭПД. Новые правила затрагивают не только перевозчиков: к обмену подключаются грузоотправители, грузополучатели и другие участники перевозки.

При этом 1 сентября — это не день, когда бумажные документы внезапно исчезли из всех перевозок. Закон предусматривает отдельные случаи, когда можно использовать бумажные документы. Кроме того, до 1 марта 2027 года действует переходный период для ситуаций, когда вместо электронного документа предъявляется бумажный. Это не отменяет обязанности перейти на электронный формат, поэтому бизнесу рекомендуем использовать это время для настройки процессов, а не откладывать переход. Подробнее, как перейти на ЭПД, рассказали в этой статье.

Чек-лист подготовки к переходу на ЭПД

Чтобы ничего не упустить при подготовке к переходу на ЭПД, скачайте наш бесплатный чек-лист и проверьте, готова ли ваша компания к работе с электронными перевозочными документами.

В чек-листе:

• общие действия для всех участников;
• план действий по конкретным ролям;
• что нельзя делать при работе с ЭПД.

Что такое электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная или ЭТрН — это электронная форма транспортной накладной, которая подтверждает заключение договора перевозки и содержит сведения о грузе, участниках перевозки, транспортном средстве и обстоятельствах доставки.

Документ существует не как один привычный файл, который стороны по очереди подписывают в конце перевозки. ЭТрН формируется поэтапно: разные участники добавляют в нее сведения и подписывают соответствующие части документа.

Электронный формат не отменяет юридическое значение транспортной накладной. Меняется прежде всего способ ее формирования, передачи и хранения. Электронные перевозочные документы направляют в ГИС ЭПД через оператора информационной системы электронных перевозочных документов. Это предусмотрено статьей 18.1 Федерального закона № 259-ФЗ и Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

Формат ЭТрН утвержден ФНС России приказом от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. ФНС также публикует актуальные схемы электронных документов, в том числе ЭТрН с кодом формы КНД 1110339.

С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат распространяется на транспортные накладные при автомобильных перевозках, а также на заказ и заявку на перевозку. Аналогичные изменения введены для отдельных перевозочных документов на железнодорожном и воздушном транспорте и для экспедиторских документов.

При этом есть исключения. Например, бумажный документ может использоваться в предусмотренных Минтрансом случаях при перевозках специальных и военных грузов, при участии иностранных контрагентов, перевозках для личных нужд физических лиц и в отдельных ситуациях, связанных с особыми режимами или техническими обстоятельствами. В статье ответили на 10 самых популярных вопросов вопросов про работу с ЭПД.

Как устроена ЭТрН в 2026 году

Электронная транспортная накладная состоит из нескольких титулов. Каждый титул содержит сведения, которые относятся к определенному этапу перевозки и участнику процесса.

Основные четыре титула:

После поступления Т1 и Т2 в ГИС ЭПД перевозка получает соответствующий статус, а для контроля на дороге формируется QR-код. Минтранс разъясняет, что при проверке перевозки этот код используется для подтверждения ее законности.

Кроме основных титулов существуют дополнительные. Они применяются не при каждой перевозке, а в отдельных ситуациях, например, при изменении стоимости перевозки, переадресации груза или замене водителя либо транспортного средства.

Титул Т1: данные грузоотправителя

С оформления Т1 начинается основная часть работы с ЭТрН. Если договором не предусмотрено иное, транспортную накладную составляет грузоотправитель.

В документе указывают, в частности:

• сведения о грузоотправителе и грузополучателе;
• данные о перевозчике;
• сведения о грузе;
• количество грузовых мест и другие характеристики груза;
• места погрузки и выгрузки;
• сведения о транспортном средстве и водителе в предусмотренных случаях;
• условия перевозки;
• другую информацию, необходимую для оформления конкретной перевозки.

После заполнения титул подписывает грузоотправитель и передает документ для дальнейшего оформления.

Титул Т2: прием груза перевозчиком

На следующем этапе в работу вступает перевозчик. Он добавляет сведения, относящиеся к приему груза и перевозке.

В Т2 отражаются данные о транспортном средстве, водителе и обстоятельствах приема груза. Титул также подтверждает участие перевозчика в оформленной перевозке.

При этом водитель может подписать соответствующий электронный документ своей электронной подписью, если соблюдены предусмотренные правила. В частности, Минтранс указывает, что можно использовать простую электронную подпись водителя или НЭП «Госключ» с последующим подписанием файла перевозчиком в установленном порядке.

После оформления Т1 и Т2 в ГИС ЭПД появляется QR-код, который используется при дорожной проверке.

Титул Т3: прием груза получателем

После доставки груз принимает грузополучатель. Он проверяет груз и отражает результаты приемки в своем титуле. Здесь можно зафиксировать:

• факт получения груза;
• сведения о выгрузке;
• состояние груза;
• выявленные расхождения;
• недостачу или повреждение груза, если они обнаружены;
• другие обстоятельства, которые необходимо отразить при приемке.

Если количество или состояние груза не соответствует данным перевозки, расхождения нельзя просто оставить за пределами электронного документооборота. Их фиксируют в предусмотренном порядке, в том числе с оформлением соответствующих актов.

Титул Т4: завершение перевозки

После приемки груза перевозчик оформляет заключительный титул.

Т4 содержит сведения о передаче груза грузополучателю и завершении перевозки. После поступления необходимых титулов в ГИС ЭПД перевозка получает статус завершенной.

Таким образом, ЭТрН в 2026 году отражает не только факт отправки груза, но и последовательность действий участников: от передачи груза перевозчику до его получения конечной стороной.

Дополнительные титулы ЭТрН в 2026 году

Помимо Т1–Т4, в системе предусмотрены дополнительные титулы. Они нужны, когда в ходе перевозки происходят изменения, которые необходимо отразить в документе.

Например:

Например, если транспортное средство пришлось заменить уже во время рейса, новую ЭТрН оформлять не требуется, если перевозчик остается тем же. Изменение можно отразить в рамках текущей перевозки с формированием нового QR-кода.

Когда ЭТрН в 2026 году обязательна

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная применяется при перевозках, на которые распространяются требования законодательства об электронных перевозочных документах. Это касается прежде всего коммерческих грузоперевозок автомобильным транспортом. Участниками электронного обмена становятся:

• грузоотправитель;
• грузополучатель;
• перевозчик;
• водитель в предусмотренной части документооборота;
• экспедитор, если он участвует в перевозке и оформляет соответствующие документы.

При этом не стоит считать, что любая поездка грузового автомобиля автоматически требует ЭТрН.

В некоторых случаях ЭТрН в 2026 году не используется, например:

• при самовывозе;
• при перевозке собственным транспортом по решению компании.

Например, если компания перемещает собственный груз между своими подразделениями на собственном транспорте и договор перевозки не заключается, транспортная накладная не нужна. Если же для перевозки привлекается сторонний перевозчик по договору перевозки, необходимость в ЭТрН возникает в общем порядке.

Есть и исключения, при которых допускается бумажное оформление. Их перечень определяется нормативными актами Минтранса и зависит от конкретной ситуации.

Поэтому перед переходом на электронный формат документов компании стоит проверить не только технику и ЭДО, но и собственные схемы доставки: кто является грузоотправителем, кто получает товар, кто фактически перевозит груз и заключен ли договор перевозки.

Что изменилось в работе бизнеса

При бумажном документообороте основная проблема часто возникает уже после доставки: подписанный экземпляр нужно вернуть в офис, передать бухгалтеру, проверить и сохранить. С ЭТрН большая часть этих действий переходит в электронную систему.

Для бизнеса это означает, что меняется не только работа логиста или водителя. Нужно заранее определить, кто формирует документ, кто его проверяет, кто подписывает отдельные титулы и кто контролирует завершение перевозки.

Как меняется процесс перевозки

Рассмотрим типовую ситуацию: компания отправляет товар покупателю через стороннего перевозчика.

Как было с бумажными документами

Сначала стороны согласовывали перевозку и оформляли необходимые документы. Грузоотправитель готовил транспортную накладную, водитель получал документы вместе с грузом и направлялся к получателю.

После доставки получатель проверял количество и состояние товара, подписывал документы и возвращал экземпляр перевозчику. Затем подписанные бумаги попадали в бухгалтерию, где их использовали для подтверждения перевозки и оплаты услуг.

Если документ потерялся или возвращался в офис с задержкой, бухгалтеру приходилось отдельно выяснять, где находится оригинал.

Как теперь работать с ЭТрН в 2026 году

При электронном документообороте грузоотправитель формирует Т1 и передает ЭТрН в информационную систему. Перевозчик оформляет свою часть документа, после чего в ГИС ЭПД появляются сведения о перевозке и QR-код.

Далее водитель получает информацию о рейсе и выполняет необходимые действия со своей стороны. После доставки грузополучатель проверяет товар и оформляет Т3. Перевозчик завершает оформление перевозки через Т4.

В результате информация о перевозке последовательно проходит через всех участников, а каждый отвечает за ту часть сведений, которую он вносит и подписывает. Это особенно важно для бизнеса с большим количеством перевозок: бухгалтеру не нужно собирать по офису бумажные экземпляры после каждого рейса.

Как оформить ЭТрН в 2026 году: инструкция

Чтобы перейти на электронные транспортные накладные, компании нужно выполнить следующие действия.

1. Выбрать оператора информационной системы ЭПД

Электронные перевозочные документы направляются в ГИС ЭПД через оператора информационной системы электронных перевозочных документов. Поэтому сначала нужно выбрать подходящего оператора и проверить, как он интегрируется с вашей учетной системой и другими сервисами компании.

Если организация уже использует ЭДО, стоит отдельно проверить, поддерживает ли выбранное решение электронные перевозочные документы и работу с ГИС ЭПД. Например, сервис 1С-ЭДО поддерживает работу с ГИС ЭПД.

2. Настроить взаимодействие с ГИС ЭПД

ГИС ЭПД — государственная информационная система, через которую проходит обмен электронными перевозочными документами. Участнику перевозки не нужно вручную заходить в государственную систему для каждого документа: обмен выполняется через оператора информационной системы ЭПД и используемое компанией решение.

3. Проверить договоры и внутренние процессы

Переход на ЭТрН в 2026 году затрагивает несколько сотрудников, поэтому важно заранее распределить обязанности. Например, нужно определить, кто из сотрудников:

• создает документ;
• проверяет реквизиты груза;
• передает его перевозчику;
• отвечает за подписание;
• работает с документами со стороны склада;
• контролирует приемку;
• отслеживает незавершенные документы;
• передает информацию в бухгалтерию.

Отдельное внимание стоит уделить взаимодействию с экспедиторами и перевозчиками. Если у компании десятки или сотни контрагентов, необходимо заранее убедиться, что они тоже готовы работать с электронными перевозочными документами.

4. Подготовить электронные подписи

Участникам обмена понадобятся подходящие средства электронной подписи. При этом не всем участникам обязательно использовать один и тот же вид подписи: требования зависят от роли участника и конкретного этапа оформления.

Поэтому перед запуском процесса стоит проверить, какие подписи нужны грузоотправителю, перевозчику, получателю и водителю. Если сотрудник подписывает документы от имени организации, также нужно проверить полномочия и необходимость использования машиночитаемой доверенности.

5. Подготовить рабочие места

Электронный документооборот должен работать не только у бухгалтера. Если отгрузку оформляет кладовщик, ему нужен доступ к системе. Если водитель подписывает документы с мобильного устройства, необходимо предоставить ему подходящий смартфон и настроенный способ электронной подписи.

До начала обязательного применения ЭТрН стоит проверить не только программу, но и весь маршрут документа: от создания до завершения перевозки.

Как происходит обмен ЭТрН

Упрощенно процесс можно представить так: грузоотправитель → перевозчик → водитель → грузополучатель → завершение перевозки перевозчиком.

При этом документ не передается между участниками как обычный файл по электронной почте. Электронная транспортная накладная формируется в информационной системе, подписывается в установленном порядке и направляется через оператора в ГИС ЭПД.

Например:

1. Грузоотправитель формирует и подписывает Т1.
2. Перевозчик оформляет и подписывает Т2.
3. В ГИС ЭПД формируется QR-код, по которому можно подтвердить сведения о перевозке.
4. Груз перевозится к получателю.
5. Получатель проверяет товар и оформляет Т3.
6. Перевозчик формирует Т4 и завершает перевозку.

Если в процессе меняется транспортное средство, водитель, маршрут или стоимость перевозки, используются соответствующие дополнительные титулы. Такой порядок позволяет фиксировать этапы перевозки и ответственность участников непосредственно в электронном документообороте.

Что будет, если не перейти на ЭТрН в 2026 году

Здесь важно не смешивать две разные вещи: обязательность электронного формата и конкретный штраф именно за отсутствие ЭТрН.

С 1 сентября 2026 года электронный формат стал обязательным в предусмотренных законом случаях. При этом до 1 марта 2027 года действует переходный период: Минтранс сообщает, что при выявлении бумажного документа вместо электронного в этот период предусмотрено устное предупреждение.

Это не означает, что до марта 2027 года можно официально отказаться от перехода на ЭТрН. Закон уже установил электронный формат как обязательный, а переходный период предназначен для адаптации участников рынка.

Важно понимать последствия: без ЭТрН перевозку признают незаконной. Если в рейс выйдет машина с бумажной накладной, это равнозначно отсутствию документа. Сотрудники ГИБДД снимут водителя с рейса, если остановят проверить документы.

Или ФНС проверит документы и нарушителю придется заплатить штраф:

• ИП — от 3000 до 10 000 руб.;
• юрлицам — от 100 000 до 1 млн руб.

При этом предусмотрено наказание за отдельные нарушения. Например, за отсутствие транспортной накладной как таковой для водителя предусмотрена ответственность по части 2 статьи 12.3 КоАП РФ. Кроме того, отдельные требования действуют для экспедиторов, в том числе связанные с включением в соответствующий реестр.

ЭТрН и алкогольные перевозки

Для перевозки алкогольной продукции действуют дополнительные правила электронного учета.

До 1 марта 2027 года законодательство предусматривает возможность использовать бумажную товарно-транспортную накладную в качестве документа, подтверждающего легальность оборота определенной алкогольной продукции. Это не означает, что ЭТрН и другие электронные документы можно считать взаимозаменяемыми: требования зависят от конкретного вида перевозки и продукции.

Поэтому при перевозке алкоголя нужно одновременно учитывать правила работы с ЕГАИС, маркировкой и электронными перевозочными документами. В частности, для маркируемой продукции сведения о движении товара передаются через соответствующие государственные информационные системы. Нельзя исходить из того, что одна ЭТрН автоматически заменяет все остальные документы.

Чем ЭТрН отличается от электронного путевого листа

ЭТрН и электронный путевой лист — разные документы.

ЭТрН относится к перевозке груза. Она фиксирует участников перевозки, груз и этапы его передачи от отправителя к получателю.

Электронный путевой лист относится к работе транспортного средства и водителя. Он содержит сведения, необходимые для учета конкретной поездки и работы автомобиля.

С 1 сентября 2026 года путевой лист сам по себе не стал обязательным исключительно в электронной форме: Минтранс прямо указывает, что его можно оформлять на бумаге или в электронном виде.

Поэтому переход на ЭТрН не означает автоматический переход всех путевых листов компании в электронный формат.

Кто оформляет ЭТрН в 2026 году

По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрено иное. При этом на практике оформлением может заниматься и другой участник, если соответствующие обязанности закреплены в договоре и настройках процесса.

Главное, заранее определить, кто отвечает за создание документа и кто проверяет внесенные сведения. Ошибка на начальном этапе может повлиять на дальнейшее движение ЭТрН и потребовать дополнительных действий от других участников.

Кто подписывает ЭТрН в 2026 году

В оформлении участвуют разные стороны перевозки:

• грузоотправитель;
• перевозчик;
• водитель в предусмотренной части документооборота;
• грузополучатель.

При этом подписи распределяются по титульным частям документа. Поэтому нельзя воспринимать ЭТрН как обычную накладную, которую просто последовательно подписывают четыре человека.

Вид электронной подписи зависит от участника и конкретного сценария. Для отдельных действий допускается использование НЭП «Госключ», а для организаций применяются усиленные электронные подписи в соответствии с установленными требованиями.

Можно ли исправить ошибку в ЭТрН

ЭТрН нельзя просто открыть после подписания и поменять уже зафиксированные сведения. Если ошибка обнаружена после подписания соответствующей части документа, порядок исправления зависит от того, какие сведения были указаны неверно и на каком этапе находится перевозка. В предусмотренных случаях используются корректирующие или дополнительные документы.

Поэтому до подписания стоит проверять ключевые реквизиты: участников перевозки, адреса, сведения о грузе, транспортном средстве и водителе.

Главное об ЭТрН в 2026 году

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы стали обязательными для участников перевозок в случаях, установленных законом. Для автомобильных грузоперевозок это означает переход транспортной накладной, заказа и заявки в электронный формат.

При этом бумажные документы полностью не исчезли: для отдельных ситуаций Минтранс установил исключения. Кроме того, до 1 марта 2027 года действует переходный период, который дает бизнесу время настроить электронный документооборот.

Чтобы переход не превратился в авральную замену документов, компании стоит заранее проверить четыре вещи: оператора ЭПД, электронные подписи, готовность учетной системы и распределение ответственности между сотрудниками и контрагентами.

Если перевозок много, рекомендуем протестировать весь процесс на реальном сценарии до того, как возникнет срочная отгрузка: от создания Т1 до завершения Т4. Тогда электронная транспортная накладная станет обычной частью работы, а не отдельной задачей, которую приходится решать перед каждым рейсом.