Электронный путевой лист: что это и зачем он нужен

Чек-лист подготовки к переходу на ЭПД

Чтобы ничего не упустить при подготовке к переходу на ЭПД, скачайте наш бесплатный чек-лист и проверьте, готова ли ваша компания к работе с электронными перевозочными документами.

В чек-листе:

• общие действия для всех участников;
• план действий по конкретным ролям;
• что нельзя делать при работе с ЭПД.

Что такое электронный путевой лист

Электронный путевой лист или ЭПЛ — это цифровой аналог бумажного путевого листа в XML-формате. В нем указывают сведения о транспортном средстве и водителе, маршруте, сроке действия документа и показаниях одометра, а также фиксируют результаты медицинского осмотра и контроля технического состояния автомобиля.

Электронный путевой лист позволяет подтвердить, как использовался транспорт, определить пробег и расход топлива, а также зафиксировать допуск водителя и автомобиля к рейсу.

ЭПЛ имеет такую же юридическую силу, как бумажный документ. Главное отличие заключается в способе оформления, подписания и хранения. Электронный документ формируется через сервис оператора информационной системы электронных перевозочных документов, передается в ГИС ЭПД и хранится там. Участники процесса получают доступ к своим разделам документа, вносят данные и подписывают их электронной подписью.

Путевой лист оформляют компании и ИП, которые осуществляют коммерческие перевозки пассажиров или грузов, а также предоставляют транспорт с экипажем в аренду. Если автомобиль сдается без водителя, путевой лист оформляет арендатор — то есть тот, кто фактически использует транспорт.

Чем ЭПЛ отличается от бумажного путевого листа

Основные различия связаны с форматом документа и способом работы с ним:

Из каких титулов состоит электронный путевой лист

ЭПЛ состоит из шести основных титулов. Каждый раздел заполняет ответственный сотрудник и заверяет электронной подписью. Первые четыре титула оформляют до начала рейса, а пятый и шестой — после возвращения транспорта.

Титулы, которые заполняют до рейса

Титул 1 (Т1) — обстоятельства и особенности рейса

Его создает диспетчер или другой ответственный сотрудник компании — собственника транспорта. В титуле он указывает сведения о владельце автомобиля, водителе и его водительском удостоверении, транспортном средстве (марка, модель, госномер), виде перевозки, сообщении и сроке действия путевого листа.

Сотрудник подписывает титул квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью с использованием МЧД.

Титул 2 (Т2) — результат предрейсового медосмотра

Медицинский работник проводит осмотр водителя и фиксирует в ЭПЛ результаты, а также дату и время процедуры и свои данные. Титул заверяется КЭП.

Титул 3 (Т3) — результат предрейсового контроля технического состояния.

Перед выпуском автомобиля на линию механик или другой ответственный специалист проверяет его техническое состояние. Результаты контроля, дату и время осмотра он вносит в ЭПЛ и подписывает титул КЭП или НЭП.

Титул 4 (Т4) — показания одометра при выезде

В документ вносят показания одометра перед началом рейса. Обычно этот титул заполняет тот же сотрудник, который проводит технический контроль автомобиля.

После заполнения необходимых титулов транспорт можно выпускать на линию. В ГИС ЭПД при этом формируется QR-код, содержащий сведения о путевом листе. Водитель может предъявить его сотруднику ГИБДД при проверке на дороге.

Титулы, которые заполняют после рейса

Титул 5 (Т5) — показания одометра при возвращении

После окончания рейса ответственный сотрудник повторно фиксирует показания одометра. По этим данным можно определить пройденное расстояние и использовать информацию для учета расхода топлива.

Титул 6 (Т6) — результат послерейсового медосмотра

После возвращения водитель проходит послерейсовый медицинский осмотр, а медработник заносит результат в ЭПЛ. Такой осмотр обязателен для водителей, перевозящих пассажиров и опасные грузы. Для остальных случаев порядок определяется требованиями и внутренними правилами организации.

После завершения рейса электронный путевой лист передается в ГИС ЭПД через оператора и хранится в государственной системе в течение пяти лет.

Когда ЭПЛ становится обязательным

С 1 сентября 2026 года электронный путевой лист обязателен при автомобильных перевозках маркируемого некрепкого алкоголя: пива, пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи и другой продукции, подпадающей под соответствующие требования. Альтернатива ЭПЛ в этом случае — электронная транспортная накладная или ЭТрН. Для оформления грузоперевозки нужен один документ: или ЭПЛ, или ЭТрН.

Для остальных перевозок компании и ИП могут самостоятельно выбрать формат путевого листа — электронный или бумажный. Переход на ЭПЛ может быть удобен, если организация уже использует электронный документооборот и оформляет другие перевозочные документы, например, электронные транспортные накладные.

Как перейти на электронные путевые листы

Чтобы начать работу с ЭПЛ, компании потребуется подключиться к ГИС ЭПД через аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов.

Переход можно организовать в несколько этапов.

1. Выбрать оператора ЭПД и заключить договор

Оператор должен входить в официальный перечень операторов информационных систем электронных перевозочных документов, опубликованный Минтрансом. Перед подключением стоит сравнить условия работы, стоимость тарифа и доступные возможности сервиса. В частности, если водители будут работать с документами со смартфона или планшета, важно заранее проверить наличие мобильного приложения.

2. Назначить ответственных сотрудников

С ЭПЛ могут работать несколько сотрудников:

• диспетчер или другой ответственный за оформление путевого листа;
• медицинский работник;
• механик или специалист, отвечающий за технический контроль;
• водитель — в предусмотренных случаях;
• бухгалтер — для дальнейшего учета топлива, ГСМ и выплат водителю.

Для каждого сотрудника нужно настроить доступ к системе и объяснить порядок работы с его частью документа.

3. Подготовить электронные подписи и МЧД

Для подписания разных титулов используются разные виды электронной подписи.

Медицинский работник заверяет сведения о медосмотре КЭП. Механик может использовать КЭП или НЭП. В отдельных случаях электронная подпись и МЧД потребуются водителю, например, если на один автомобиль оформлено несколько путевых листов или необходимо подтвердить показания одометра при передаче транспорта другому водителю.

Перед переходом стоит заранее проверить, у всех ли сотрудников есть подходящие электронные подписи и необходимые доверенности.

4. Выбрать программное решение

Работать с ЭПЛ можно через разные программы:

• модуль или интеграцию с учетной системой, например, 1С:Бухгалтерия;
• отдельный сервис для оформления электронных путевых листов;
• решения оператора ЭДО.

При выборе учитывайте не только возможность сформировать ЭПЛ, но и работу водителей, обмен с ГИС ЭПД и интеграцию с другими учетными системами.

5. Подготовить сотрудников и водителей

Перед началом работы диспетчеры, механики, медработники и водители должны понимать, какие данные они вносят, в какой момент подписывают документ и что делать при возникновении ошибки или технического сбоя.

Например, водителю для работы с ЭПЛ понадобится смартфон или планшет с установленным мобильным приложением оператора.

Как организовать медосмотр и технический контроль

Предрейсовый медосмотр можно проводить очно или с использованием специальных сертифицированных медицинских комплексов. При очном осмотре медицинский работник проверяет состояние водителя, после чего вносит результаты в титул 2 и подписывает его КЭП.

При использовании медицинского комплекса измерения выполняются автоматически, а полученные данные передаются врачу. Медработник оценивает результаты, вносит заключение в ЭПЛ и заверяет его электронной подписью.

В электронном путевом листе фиксируются:

Технический контроль автомобиля проводят очно. Ответственный специалист проверяет тормозную систему, рулевое управление, световые приборы, уровень технических жидкостей, состояние шин и другие параметры.

По результатам проверки в системе фиксируют дату и время осмотра, данные ответственного сотрудника, проверенные параметры и итоговое заключение — выпуск разрешен или запрещен. Если обнаружены неисправности, можно добавить соответствующий комментарий. После этого специалист подписывает титул 3 электронной подписью.

При наличии телематической системы некоторые данные, например показания одометра, могут передаваться в программу автоматически. Ответственному сотруднику остается проверить информацию и подтвердить ее своей электронной подписью.

Что делать, если в ЭПЛ обнаружили ошибку

В уже подписанном электронном путевом листе исправить данные нельзя. Если обнаружена ошибка, необходимо аннулировать ошибочный документ и оформить новый с корректной информацией.

Порядок действий зависит от этапа, на котором обнаружена ошибка, и используемой учетной системы или сервиса оператора. В общем случае необходимо:

1. определить, на каком этапе находится рейс и какие титулы уже подписаны;
2. отменить ошибочный ЭПЛ в учетной системе или у оператора ГИС ЭПД;
3. создать новый документ с правильными данными;
4. повторно подписать соответствующие титулы электронными подписями ответственных сотрудников.

Документы и основания для их замены следует сохранять — они могут потребоваться при проверке.

Ответственность за нарушения при работе с путевыми листами

Для электронного путевого листа действуют те же основные требования к оформлению, что и для бумажного. Сам переход на ЭПЛ не освобождает компанию от ответственности за отсутствие документа или ошибки в нем.

При этом программные решения могут автоматически проверять заполнение обязательных полей и не позволять отправить документ с пропущенными данными. Но такая проверка не исключает риск ответственности, если в ЭПЛ внесена недостоверная информация или данные были изменены ненадлежащим образом.

Переход на ЭПД — это не только выбор электронного сервиса. Компании необходимо определить ответственных сотрудников, подготовить электронные подписи, настроить обмен с ГИС ЭПД и обучить участников процесса. Если организация уже использует электронный документооборот, переход на электронные путевые листы можно встроить в существующий процесс работы с перевозочными документами.