Начисление заработной платы в 1С:Бухгалтерия 8.3: порядок и пошаговая инструкция

В 1С:Бухгалтерия 8.3 можно не только вести бухгалтерский и налоговый учет, но и рассчитывать заработную плату сотрудникам. Программа позволяет начислять аванс и зарплату, рассчитывать НДФЛ и страховые взносы, учитывать удержания и формировать документы для выплаты денег через кассу или банк.

Чтобы расчеты проходили корректно, сначала нужно настроить учет зарплаты и проверить кадровые данные сотрудников. Затем можно переходить к начислению аванса, окончательному расчету за месяц и оформлению выплат.

1. Настройки выплаты зарплаты в 1С:Бухгалтерия 8.3

Перед первым расчетом зарплаты необходимо убедиться, что в программе включен кадровый учет и учет расчетов с персоналом. Для этого перейдите в раздел «Администрирование» → «Параметры учета». Должна быть установлена настройка «Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся в этой программе».

Далее откройте «Настройки зарплаты».

Здесь находятся справочники, которые влияют на расчет и отражение выплат в учете:

• Начисления — виды выплат сотрудникам: оклад, премии, отпускные, больничные и другие. Для каждого начисления нужно проверить код вида дохода, метод расчета, вид расхода для налогового учета и способ отражения в бухгалтерском учете. Если организация использует дополнительные выплаты, которых нет в стандартном списке, их можно добавить вручную.
• Удержания — виды сумм, которые удерживаются из зарплаты. Например, удержания по исполнительным листам, профсоюзные взносы и возмещение ущерба.
• Способы учета зарплаты — определяют, на каких счетах бухгалтерского учета отражаются расходы на оплату труда и связанные с ними обязательства.

После заполнения способов учета зарплаты свяжите их с соответствующими начислениями. Тогда при проведении документа начисления программа сможет автоматически сформировать бухгалтерские проводки.

Затем настройте общий порядок учета зарплаты. Для этого перейдите в «Администрирование» → «Параметры учета» → «Настройки зарплаты» и откройте ссылку «Порядок учета зарплаты».

Проверьте следующие параметры:

• Способ учета зарплаты. Выберите основной способ отражения расходов на оплату труда, который будет применяться по умолчанию, и укажите дату начала его действия.
• Сроки выплаты. Установите даты выплаты зарплаты в соответствии с правилами, принятыми в организации. Важно: выплачивать зарплату необходимо не реже двух раз в месяц, а дату выплаты устанавливать не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который она начислена.
• Способ расчета аванса. Если организация использует индивидуальный расчет для каждого сотрудника, соответствующий вариант нужно закрепить в кадровых документах при приеме на работу.
• Территориальные условия. Если организация работает в районах с особыми климатическими условиями, настройте районные коэффициенты и процентные надбавки. Они будут учитываться при расчете зарплаты и других выплат.

Отдельно проверьте настройки налогов и страховых взносов. Они доступны в разделе «Главное» → «Налоги и отчеты».

В подразделе НДФЛ нужно выбрать метод определения предельной суммы дохода для применения стандартных вычетов.

В подразделе «Страховые взносы» — установить тарифы страховых взносов и ставку взноса от несчастных случаев с учетом класса профессионального риска организации.

До первого начисления также проверьте кадровые документы: приемы на работу, переводы и изменения окладов, отпуска, больничные и другие периоды отсутствия. Убедитесь, что в карточках сотрудников указан налоговый статус и зарегистрированы положенные им вычеты по НДФЛ. Если сотруднику оформлен исполнительный лист, соответствующие сведения также должны быть внесены в программу.

Эти данные влияют на расчет фактически отработанного времени, начислений, удержаний и налогов.

2. Начисление аванса

В 1С:Бухгалтерия 8.3 для расчета аванса используется тот же документ, что и для начисления зарплаты по итогам месяца, — «Начисление зарплаты».

Порядок действий:

1. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления».
2. Нажмите «Создать».
3. В открывшемся документе установите переключатель в положение «Аванс».
4. Заполните шапку документа: укажите организацию, дату, месяц начисления и предполагаемую дату выплаты аванса.
5. Нажмите «Заполнить».

Программа автоматически добавит в табличную часть сотрудников, которым положен аванс, и рассчитает суммы.

При заполнении документа учитываются:

• количество рабочих дней и часов, фактически отработанных с 1-го по 15-е число месяца;
• неявки, зарегистрированные кадровыми документами;
• оклад сотрудника, его график работы и фактически отработанное время;
• удержания по исполнительным документам;
• НДФЛ с учетом налогового статуса и доступных вычетов сотрудника.

Например, если сотрудник оформил отпуск без сохранения зарплаты в первой половине месяца, программа учтет это при расчете фактически отработанных дней и суммы аванса.

Перед проведением документа проверьте рассчитанные показатели. Если обнаружились ошибки, убедитесь, что все кадровые документы и исполнительные листы оформлены правильно, а настройки НДФЛ заполнены корректно. После исправлений документ можно заполнить повторно.

При необходимости отдельные суммы разрешается скорректировать вручную. Для этого активируйте нужный показатель в табличной части. Если изменить сумму начисления, программа автоматически пересчитает НДФЛ.

Важно: документ «Начисление зарплаты» с видом операции «Аванс» формирует движения по регистрам учета зарплаты, начислений, удержаний и доходов физических лиц, но не создает проводки по бухгалтерскому и налоговому учету.

3. Выплата аванса

После начисления аванса нужно оформить выплату сотрудникам. В 1С:Бухгалтерия 8.3 доступны три способа:

• наличными через кассу;
• перечислением на банковский счет сотрудника вне зарплатного проекта;
• по зарплатному проекту.

Способ выплаты указывается в карточке сотрудника. В зависимости от выбранного варианта программа будет формировать соответствующие платежные документы.

Выплата наличными через кассу

1. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости в кассу».
2. Нажмите «Создать».
3. Укажите организацию, дату документа и месяц начисления.
4. В поле «Вид выплаты» выберите «Аванс».
5. Нажмите «Заполнить».

Ведомость автоматически заполнится сотрудниками, которым аванс выплачивается наличными и у которых есть невыплаченная сумма за выбранный период. Проверьте документ и проведите его.

После фактической выдачи денег через кассу по платежной ведомости и оформления отметок о депонировании невыданных сумм создайте расходный кассовый ордер (КО-2) на общую выданную сумму.

Перечисление на банковский счет вне зарплатного проекта

Если сотрудник получает деньги на обычную банковскую карту, в его карточке в 1С должны быть заполнены банковские реквизиты. Для этого откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Заполнить банковский счет».

Укажите банк и номер счета, при необходимости проверьте наименование получателя и назначение платежа, затем сохраните данные.

Для оформления выплаты:

1. Откройте «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк».
2. Нажмите «Ведомость» и выберите «На счета сотрудников».
3. Укажите организацию, дату документа и месяц начисления.
4. В поле «Вид выплаты» установите «Аванс».
5. Нажмите «Заполнить».

После заполнения проверьте и проведите ведомость. Затем нажмите «Создать на основании» и выберите «Платежные поручения». Программа формирует отдельное платежное поручение для каждого сотрудника. Пакет документов нужно выгрузить в формате, который поддерживает банк, и направить на исполнение.

Факт списания денег с расчетного счета и погашения задолженности перед сотрудниками подтверждается документом «Списание с расчетного счета». Он формируется после загрузки банковской выписки в 1С.

Перечисление по зарплатному проекту

Для этого способа сначала настройте сам зарплатный проект. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Зарплатные проекты» и нажмите «Создать». Укажите организацию, банк и название проекта. Если используется обмен электронными документами с банком, установите соответствующий флаг и заполните дополнительные поля.

Затем внесите лицевые счета сотрудников. Это можно сделать вручную в карточках или с помощью обработки «Ввод лицевых счетов сотрудников» в разделе «Зарплата и кадры». В обработке выберите организацию и зарплатный проект, нажмите «Заполнить» и внесите номера счетов сотрудников. После этого нажмите «Сохранить и закрыть».

Для выплаты аванса создайте ведомость:

1. Откройте «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк».
2. Нажмите «Ведомость» и выберите «По зарплатному проекту».
3. Укажите организацию, дату и месяц начисления.
4. Установите вид выплаты «Аванс».
5. Нажмите «Заполнить» и проверьте суммы и лицевые счета сотрудников.

После проведения ведомости нажмите «Выгрузить файл» и сохраните реестр для передачи в банк. Дополнительно сформируйте платежное поручение на общую сумму ведомости. Факт списания денег подтверждается документом «Списание с расчетного счета» после загрузки банковской выписки. Распределение выплат по сотрудникам подтверждается выпиской банка по зарплатному проекту.

4. Начисление зарплаты в 1С:Бухгалтерия

Окончательный расчет за месяц также выполняется с помощью документа «Начисление зарплаты».

Чтобы его создать:

1. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления».
2. Нажмите «Создать».
3. Установите переключатель в положение «Окончательный расчет».
4. Укажите организацию, дату, месяц начисления и предполагаемую дату выплаты зарплаты.
5. Нажмите «Заполнить».

Программа добавит сотрудников, которым нужно начислить зарплату, и рассчитает суммы с учетом окладов, отработанного времени, начислений и удержаний. Также будет рассчитан НДФЛ.

Обратите внимание: в документе окончательного расчета суммы начислений и удержаний указываются за весь месяц, без вычета ранее рассчитанного аванса. При этом в отличие от документа на аванс в табличной части появляется колонка «Взносы». В ней отображаются рассчитанные страховые взносы по каждому сотруднику.

Перед проведением документа проверьте начисления, удержания, НДФЛ и страховые взносы. Если нужно добавить разовую выплату, выберите соответствующий вид расчета в колонке «Начисление». При необходимости можно скорректировать суммы вручную.

После проверки проведите документ. Программа автоматически формирует проводки:

• Дебет счетов учета затрат (20, 26, 44 и других) — Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Так отражается начисленная зарплата и задолженность организации перед сотрудниками.
• Дебет счета 70 — Кредит счета 68.01 «НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента». Проводка отражает обязательства по НДФЛ.
• Дебет счетов учета затрат — Кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». Так отражаются начисленные страховые взносы.

Таким образом, после проведения документа начисленная зарплата, НДФЛ и страховые взносы будут отражены в бухгалтерском и налоговом учете.

5. Выплата зарплаты в 1С:Бухгалтерия

Документы для выплаты окончательной зарплаты оформляются по тем же принципам, что и для аванса. Можно использовать кассу, перечисление на банковские счета сотрудников или зарплатный проект.

Рассмотрим выплату по зарплатному проекту.

1. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк».
2. Нажмите «Ведомость» и выберите «По зарплатному проекту».
3. Укажите организацию, дату документа и месяц начисления.
4. В поле «Вид выплаты» выберите «Зарплата».
5. Нажмите «Заполнить».

При заполнении ведомости программа учитывает не только начисленную за месяц зарплату, но и ранее произведенные выплаты, а также задолженность или переплату перед сотрудником на начало периода. На основании этих данных рассчитывается итоговая сумма к перечислению.

Если в ведомости появилась гиперссылка с периодом, который не соответствует текущему расчетному месяцу, это может указывать на проблему во расчетах. Нажмите на ссылку, чтобы открыть «Расшифровку выплаты». В ней можно посмотреть, из каких операций сложилась задолженность или переплата.

Например, программа может учитывать долг перед сотрудником за предыдущий месяц, начисленную зарплату за текущий период и уже выплаченный аванс. В результате сумма к перечислению будет рассчитана с учетом всех этих операций.

Перед проведением ведомости внимательно проверьте расшифровку. Если долг или переплата подтверждаются документами, можно продолжить оформление выплаты. Если обнаружена ошибка, исправьте некорректные документы начисления или выплаты, при необходимости создайте корректировочные документы и заполните ведомость повторно.

После проверки сформируйте и выгрузите реестр для банка, а также платежное поручение на общую сумму ведомости. Факт списания средств подтвердите документом «Списание с расчетного счета» после загрузки банковской выписки.

6. Как проверить корректность начисления и выплаты зарплаты в 1С

После начисления и выплаты зарплаты важно убедиться, что суммы рассчитаны правильно, налоги и взносы учтены, а задолженность перед сотрудниками отражена корректно.

Для проверки в 1С:Бухгалтерия 8.3 предусмотрены специальные отчеты. Перейдите в раздел Зарплата — Отчеты.

Анализ зарплаты по сотрудникам — показывает начисления, удержания и выплаты в разрезе работников. С его помощью можно проверить, из каких сумм складывается зарплата каждого сотрудника.

Анализ взносов в фонды — позволяет проверить расчет страховых взносов, включая взносы на травматизм.

Анализ НДФЛ по датам получения доходов, документам-основаниям и месяцам — помогает проверить, в каком периоде начислен доход, когда наступает срок удержания налога и правильно ли рассчитаны суммы. Отчет также полезен при подготовке 6-НДФЛ.

Дополнительно используйте стандартные бухгалтерские отчеты: оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, анализ субконто и другие. Особое внимание уделите трем счетам:

• Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Кредитовый оборот отражает начисленную зарплату, дебетовый — выплаты и удержания. Сальдо на конец месяца показывает задолженность организации перед сотрудниками или переплату.
• Счет 68.01 «НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента». Кредитовый оборот должен соответствовать сумме исчисленного налога, дебетовый — сумме уплаченного НДФЛ.
• Счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». Кредитовые обороты отражают начисленные страховые взносы.

При проверке убедитесь, что начисления распределены по правильным счетам затрат, суммы НДФЛ и страховых взносов соответствуют расчетам, а в учете нет необъяснимых остатков. Для более детального контроля можно сформировать расчетные листки и выборочно проверить сотрудников, у которых были нестандартные операции: отпуск, больничный или премия.

Также проверьте, что все ведомости проведены и выплаты зарегистрированы. Если деньги перечислялись через банк, должны быть сформированы платежные документы и загружены соответствующие банковские выписки. При выплате наличными проверьте оформление кассовых документов.

Перед закрытием месяца и подготовкой отчетности можно сформировать предварительные версии 6-НДФЛ и расчета по страховым взносам, чтобы выявить возможные расхождения.

Регулярная проверка начислений, удержаний и выплат помогает вовремя обнаружить ошибки и поддерживать корректный учет расчетов с персоналом.