Возврат излишне удержанного НДФЛ в 1С

Иногда при расчете зарплаты с сотрудника удерживают НДФЛ в большем размере, чем требовалось. В программе 1С такая ситуация отражается как излишне удержанный налог. Возврат излишне удержанного НДФЛ в 1С можно зарегистрировать как возврат этой суммы сотруднику или зачесть ее при последующих удержаниях НДФЛ. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия принцип работы практически одинаковый.

Как вернуть излишне удержанный НДФЛ

Согласно пункту 1 статьи 231 НК РФ, налоговый агент возвращает физическому лицу излишне удержанный налог на основании его письменного заявления. Для регистрации возврата в программе используется документ Возврат НДФЛ.

Если этот документ не создавать, излишне удержанная сумма может быть зачтена при последующих расчетах: она уменьшит НДФЛ, который нужно удержать с сотрудника в следующих периодах, и, соответственно, увеличит сумму, которую необходимо выплатить.

Как создать документ «Возврат НДФЛ»

Документ расположен в разных разделах в зависимости от используемой конфигурации:

• в 1С:ЗУП: Налоги и взносы — Возврат НДФЛ;
• в «1С:Бухгалтерия»: Зарплата и кадры — Все документы по НДФЛ — Возврат НДФЛ.

После создания документа заполните его основные реквизиты:

1. Укажите организацию и дату. В поле Организация выберите организацию, по которой регистрируется возврат. Укажите дату документа.
2. Выберите месяц возврата. В поле Месяц укажите месяц, в котором регистрируется возврат излишне удержанного налога. При этом важно учитывать именно дату удержания НДФЛ. Например, ошибка обнаружена в налоге, удержанном при выплате зарплаты за февраль, которая фактически состоялась в марте. В таком случае возврат регистрируется за март — месяц, в котором произошла выплата и был удержан налог.
3. Выберите сотрудника. В документе укажите работника, которому необходимо вернуть излишне удержанный НДФЛ. После выбора сотрудника сумма к возврату заполнится автоматически. Если необходимо обновить данные, воспользуйтесь кнопкой Обновить суммы к возврату.
4. Укажите способ выплаты. В поле Выплата выберите период, в который будет произведен возврат:

• «С зарплатой»;
• «С авансом»;
• «В межрасчетный период».

Документ Возврат НДФЛ не связан с конкретным документом начисления или выплаты. Он регистрирует операцию на уровне налогового периода.

Как выплатить возвращаемый НДФЛ

Возврат излишне удержанного налога производится в безналичной форме — путем перечисления денежных средств на банковский счет налогоплательщика, указанный в его заявлении. Это предусмотрено абзацем 4 пункта 1 статьи 231 НК РФ. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 17.02.2011 № 03-04-06/9-31.

Если возврат производится в межрасчетный период, а банковские реквизиты сотрудника совпадают с теми, которые используются для выплаты зарплаты, платежный документ можно создать непосредственно из формы Возврат НДФЛ с помощью кнопки Выплатить.

Если деньги перечисляются на другой банковский счет либо используется другой способ оформления выплаты, необходимо создать отдельную Ведомость в банк через меню Выплаты.

Как отражается возврат НДФЛ в учете

После проведения документа Возврат НДФЛ сумма учитывается при формировании зарплатных ведомостей. В расчетном листке сотрудника можно увидеть две связанные с этой операцией суммы:

• излишне удержанный налог — в графе НДФЛ к зачету в счет будущих платежей (Справочно);
• фактически возвращенная сумма — в графе Зачтено излишне удержанного НДФЛ.

Таким образом, в программе можно отдельно увидеть саму сумму излишне удержанного налога и факт ее возврата сотруднику.

Что будет, если не оформлять возврат отдельным документом

Создавать документ Возврат НДФЛ необязательно, если излишне удержанную сумму планируется зачесть при последующих выплатах. В этом случае при следующих расчетах сумма зачета уменьшит НДФЛ, который нужно удержать с сотрудника. В результате сотрудник получит больше денежных средств на руки. При таком варианте сумма зачета отображается с положительным значением в разделе Корректировка выплаты.

В месяце зачета возникает разница между исчисленным и удержанным НДФЛ: с сотрудника удерживается налог в меньшей сумме, поскольку часть обязательства уже покрыта за счет ранее излишне удержанного налога. Таким образом, в 1С можно выбрать один из двух вариантов работы с излишне удержанным НДФЛ: оформить его фактический возврат сотруднику либо зачесть сумму при последующих удержаниях.