Электронные перевозочные документы на перевозку зерна

С 1 сентября 2026 года при автомобильных перевозках транспортная накладная, заказ и заявка в общем случае оформляются в электронном виде и передаются в ГИС ЭПД. Для перевозок зерна это особенно важно: помимо транспортных документов, участникам необходимо учитывать требования ФГИС «Зерно» и оформлять документы, связанные с прослеживаемостью партий.

Сервис 1С-ЭПД позволяет организовать работу с электронными перевозочными документами непосредственно в 1С. При наличии соответствующей интеграции данные о перевозке можно связать с информацией из ФГИС «Зерно», а сотрудникам не приходится переносить одни и те же сведения между разными системами.

Чек-лист подготовки к переходу на ЭПД

Чтобы ничего не упустить при подготовке к переходу на ЭПД, скачайте наш бесплатный чек-лист и проверьте, готова ли ваша компания к работе с электронными перевозочными документами.

В чек-листе:

• общие действия для всех участников;
• план действий по конкретным ролям;
• что нельзя делать при работе с ЭПД.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

Переход к обязательному электронному документообороту при перевозках зерна начался с эксперимента. С 1 мая по 31 октября 2025 года в России проводился эксперимент по использованию ГИС ЭПД для оформления перевозок партий зерна и продуктов его переработки.

После завершения эксперимента электронный документооборот стал обязательным для более широкого круга перевозочных документов. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ закрепил переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года.

Сейчас при автомобильных перевозках в электронном виде оформляются транспортная накладная, заказ и заявка, а также предусмотренные законодательством экспедиторские документы. Бумажное оформление допускается только в установленных Минтрансом случаях.

Для зерна отдельного общего исключения из этого правила нет. Поэтому если перевозка осуществляется сторонним перевозчиком по договору перевозки, транспортная накладная должна оформляться в электронной форме, если ситуация не относится к предусмотренным исключениям.

Какие документы сопровождают перевозку зерна

При перевозке зерна одной транспортной накладной может быть недостаточно. В зависимости от ситуации используются электронные перевозочные документы на перевозку зерна, связанные с транспортировкой, передачей товара, прослеживаемостью зерна и подтверждением его соответствия установленным требованиям.

Набор документов зависит от конкретной перевозки: маршрута, вида зерна, участников сделки и назначения продукции.

При этом переход на электронный формат не означает, что все сопутствующие отраслевые документы автоматически становятся электронными в составе ЭТрН.

СДИЗ и ФГИС «Зерно»: как они связаны с ЭТрН

Для партий зерна используется ФГИС «Зерно», которая обеспечивает их прослеживаемость. В системе оформляются сопроводительные документы на зерно — СДИЗ.

При перевозке важно, чтобы сведения о партии в документах были согласованы между собой. Поэтому при оформлении ЭТрН необходимо учитывать информацию о зерне, отраженную в ФГИС «Зерно», в том числе сведения, связанные с СДИЗ.

В 1С при наличии соответствующей функциональности можно указать сведения о государственной информационной системе и передать необходимые данные вместе с электронным перевозочным документом. Это позволяет избежать повторного ручного ввода информации.

Для зерна, которое перевозится навалом, также важно правильно указывать сведения о количестве и массе груза. Здесь используются показатели массы брутто и нетто с учетом требований формата электронного документа.

Карантинный и фитосанитарный сертификаты: в чем разница

Эти документы часто объединяют под общим названием, хотя они нужны в разных ситуациях.

• Карантинный сертификат требуется при перемещении подкарантинной продукции из карантинной фитосанитарной зоны внутри России, если для такой продукции установлено соответствующее требование.
• Фитосанитарный сертификат используется при экспорте подкарантинной продукции за пределы ЕАЭС. Для реэкспорта применяется отдельный реэкспортный фитосанитарный сертификат.

Таким образом, выбирать документ нужно не по названию продукции, а с учетом маршрута и фитосанитарных требований к конкретной партии.

Если сертификат требуется, его реквизиты необходимо учитывать при оформлении перевозочных документов. Сам факт наличия ЭТрН не отменяет требований к отраслевым сертификатам.

Когда нужна ЭТрН, а когда достаточно путевого листа

Здесь ключевое значение имеет не сам факт перевозки зерна, а то, заключен ли договор перевозки с отдельным перевозчиком.

ЭТрН нужна

Если хозяйство передает зерно стороннему перевозчику по договору перевозки, оформляется электронная транспортная накладная — при условии, что перевозка не относится к установленным исключениям.

Количество ЭТрН зависит от конкретной схемы перевозки и мест погрузки и выгрузки. Например, Минтранс разъясняет, что одну ЭТрН можно оформить на несколько партий, если они перевозятся одним транспортным средством, от одного грузоотправителя одному грузополучателю, из одного места погрузки в одно место выгрузки.

ЭТрН может не требоваться

Если хозяйство перевозит собственное зерно собственным транспортом и договор перевозки груза не заключается, применяется установленное законодательством исключение. В такой ситуации ЭТрН не оформляется только по причине самой перевозки зерна.

При этом путевой лист продолжает оформляться в случаях, когда он требуется по правилам перевозки и эксплуатации транспорта.

Особенности перевозки зерна: масса и взвешивание

Для зерна особенно важны сведения о количестве и массе груза. Ошибка в весе может повлиять не только на электронные перевозочные документы на перевозку зерна, но и на данные о партии в информационных системах.

Поэтому при организации перевозки важно заранее определить:

• где происходит взвешивание;
• кто передает сведения о массе в учетную систему;
• кто отвечает за заполнение ЭТрН;
• как оформляются расхождения между данными при погрузке и выгрузке;
• как сведения о партии синхронизируются с данными ФГИС «Зерно».

Если фактическая масса при приемке отличается от указанной при отправке, расхождение необходимо оформить в установленном порядке, а не просто менять первоначальные сведения без фиксации причины.

Для насыпных грузов отдельное внимание стоит уделить правильному заполнению показателей массы и других реквизитов, предусмотренных форматом ЭТрН.

Кто подписывает электронные перевозочные документы на перевозку зерна

Для работы с ЭПД участникам перевозки необходимы электронные подписи. Конкретная схема зависит от роли сотрудника и вида операции.

Руководитель организации или индивидуальный предприниматель может подписывать электронные перевозочные документы на перевозку зерна своей электронной подписью без МЧД. Если документ подписывает сотрудник от имени организации, для него может потребоваться УКЭП и машиночитаемая доверенность.

Для водителя предусмотрен отдельный мобильный сценарий подписания документов. В зависимости от используемой схемы и сервиса применяются предусмотренные для водителя виды электронной подписи.

Поэтому до начала работы стоит заранее определить, кто будет подписывать каждый титул ЭПД, и проверить наличие необходимых сертификатов и полномочий.

Как организовать работу с ЭПД в 1С

Для компании, которая уже ведет учет в 1С, переход на электронные перевозочные документы на перевозку зерна не обязательно означает внедрение отдельной учетной системы.

Общий порядок выглядит так:

1. Проверить конфигурацию 1С. Уточнить, поддерживает ли используемая версия работу с необходимыми ЭПД.
2. Обновить программу при необходимости. Убедиться, что в ней реализован актуальный функционал.
3. Подключить сервис 1С-ЭПД и настроить обмен через оператора информационной системы ЭПД.
4. Подготовить электронные подписи сотрудников и оформить МЧД там, где она необходима.
5. Настроить взаимодействие с контрагентами. Проверить, готовы ли грузоотправители, перевозчики и грузополучатели к электронному обмену.
6. Подготовить мобильные устройства. Если водители, механики или другие сотрудники работают с ЭПД на маршруте, им понадобятся смартфоны или планшеты с настроенным доступом.
7. Проверить интеграции. Для зернового бизнеса особенно важно заранее оценить обмен с системами учета, ФГИС «Зерно», TMS и другими используемыми решениями.
8. Провести тестовую перевозку. Лучше проверить, как работают процессы на тестовой перевозке: от создания документа до его подписания всеми участниками и передачи сведений в ГИС ЭПД.

Что дает электронный документооборот при перевозке зерна

Переход на ЭПД позволяет отказаться от значительной части бумажного документооборота и перенести работу с перевозочными документами в единую цифровую цепочку.

Меньше ручной работы

Если данные о товаре, контрагенте, транспортном средстве и перевозке уже есть в 1С, их не приходится каждый раз вводить заново. Это особенно важно для компаний с большим количеством отгрузок.

Меньше ошибок

Электронные формы помогают контролировать заполнение обязательных реквизитов. Кроме того, все участники работают с данными одного электронного документа, а не с несколькими бумажными копиями.

Быстрее выполняется обмен документами

ЭТрН и другие ЭПД передаются между участниками электронно. Не нужно печатать документы, передавать оригиналы водителю и ждать их возврата после рейса.

Быстрее оформляются расчеты с контрагентами

Когда подтверждающие документы передаются в электронном виде, их можно получить и обработать быстрее, чем бумажные оригиналы. Это сокращает задержки при подтверждении выполненной перевозки.

Удобнее хранить и искать документы

Электронные перевозочные документы на перевозку зерна не занимают место в бумажном архиве. Их можно найти в информационной системе по нужной перевозке и использовать при внутренней проверке или взаимодействии с контролирующими органами.

Мобильная работа водителя

Водителю не обязательно постоянно обращаться к офисному компьютеру. В предусмотренных сервисом сценариях он получает электронные перевозочные документы на перевозку зерна на мобильное устройство, выполняет необходимые действия и может предъявить QR-код при проверке на дороге.

Что важно проверить бизнесу перед переходом на ЭПД

Для элеваторов, ХПП, сельхозтоваропроизводителей, зернотрейдеров, переработчиков, перевозчиков и экспедиторов набор задач будет различаться.

Перед запуском стоит проверить:

• какие роли компания выполняет в перевозке;
• какие ЭПД она должна оформлять и подписывать;
• как организована работа с ФГИС «Зерно»;
• кто отвечает за СДИЗ и сведения о партии;
• где и как фиксируется масса зерна;
• какие сотрудники подписывают документы;
• нужна ли им МЧД;
• как работает мобильный сценарий для водителей;
• как ЭПД будут взаимодействовать с 1С и другими учетными системами;
• как оформляются сопутствующие сертификаты и документы;
• как будет проходить обмен с контрагентами.

Особое внимание стоит уделить тестированию: для зернового бизнеса важно проверить не отдельный документ, а всю цепочку — партия зерна → ФГИС «Зерно» → СДИЗ → ЭТрН → перевозка → приемка.

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы на перевозку зерна стали частью обязательного документооборота при соответствующих автомобильных перевозках. Поэтому компаниям, которые работают с зерном, важно не только подключить сервис ЭПД, но и заранее согласовать работу транспортного, складского, бухгалтерского и логистического подразделений.